Microsoft Copilot: Kosten für 25 Mitarbeitende und was dazukommt

Was Microsoft verlangt

Microsoft benennt das Produkt gerade um: In der Dokumentation heißt Microsoft 365 Copilot inzwischen „Microsoft Copilot“, auf der Preisseite noch mit „365“. Gemeint ist dasselbe Produkt.

Rechnung für 25 Mitarbeitende

Lizenzen gibt es je Benutzer, nicht je Betrieb. Viele beginnen mit einer Gruppe, die viel schreibt, auswertet oder in Besprechungen sitzt, und erweitern nach drei Monaten. Wer zuerst alle 25 lizenziert, bezahlt auch die zehn, die Copilot einmal im Monat öffnen.

Brauchen Sie einen Dienstleister?

Für die Lizenz nicht, die kaufen Sie im Admin Center. Für den Start lohnt er sich, wenn Ihre Dateiablage gewachsen ist. Microsoft schreibt: Copilot zeigt nur Daten an, für die ein Benutzer mindestens Leserechte hat. Das heißt umgekehrt: Copilot findet alles, was jemand sehen darf — auch die Gehaltsliste, die seit 2019 für „Jeder“ freigegeben ist.

• Berechtigungen in SharePoint, OneDrive und Teams prüfen und aufräumen, vertrauliche Dateien kennzeichnen.
• Einstellungen festlegen: Websuche, Agenten, Modelle von Drittanbietern, Aufbewahrung der Chats.
• Pilotgruppe begleiten und Vorlagen für die eigenen Aufgaben bauen.
• Schulen und festhalten — das ist zugleich die Schulungspflicht nach Art. 4 AI Act.
• Mit dem Betriebsrat sprechen, falls es einen gibt: Copilot speichert Eingaben und Antworten als Verlauf.

Mit 1.100–1.800 € je Tag für ein Systemhaus und 900–2.000 € je Schulungstag (Spannen aus Kostenrahmen) und drei bis fünf Tagen IT plus ein bis zwei Tagen Schulung kostet die Einführung für 25 Leute ≈ 4.200–13.000 € netto, Schätzung. Weniger, wenn die Ablage schon ordentlich ist; mehr, wenn Fachsysteme angebunden werden sollen.

Was mit Ihren Daten passiert

Das sagt Microsoft in seiner Dokumentation (Stand 09.07.2026):

• Prompts, Antworten und Daten aus Microsoft Graph werden nicht zum Training der Basismodelle verwendet.
• Copilot gehört zu den Diensten der EU-Datengrenze: Datenverkehr von Benutzern in der EU bleibt in der EU.
• Ausnahme: Modelle von Anthropic, die Administratoren in Copilot zuschalten können, sind derzeit von der EU-Datengrenze ausgenommen.
• Bei der Websuche geht eine aus Ihrem Prompt erzeugte Suchanfrage an Bing; Administratoren können sie abschalten.
• Grundlage sind die Microsoft-Produktbedingungen und der Nachtrag zum Datenschutz, also der Vertrag zur Auftragsverarbeitung, den Sie mit Microsoft 365 schon haben.

Was in Prompts gehört und was nicht, unabhängig vom Werkzeug: DSGVO und Betriebsdaten.

Vom ersten Tag an nutzen

Eine Lizenz ohne gute Prompts ist ein teurer Suchschlitz. Die Prompt-Matrix baut Prompts für Ihre Aufgabe aus Rolle, Aufgabe und Format zusammen; die Skills sind fertige Arbeitsanweisungen zum Einsetzen. Beides kostet nichts und funktioniert in Copilot genauso wie in ChatGPT oder Claude. Wie die Tarife dort aussehen, steht unter ChatGPT und Claude im Unternehmen.

Wer Copilot einführt

Im Leistungsfeld IT-Dienstleistungen stehen 578 Betriebe, die laut eigener Website IT betreuen (Stand 23.10.2026): 411 in Deutschland, 54 in Österreich, 113 in der Schweiz.

Im Leistungsfeld Schulung & Enablement stehen 1.782 Betriebe, die laut eigener Website zu KI schulen (Stand 23.10.2026): 1.257 in Deutschland, 217 in Österreich, 308 in der Schweiz.

Ob ein Betrieb Copilot-Projekte macht, erfasst das Register noch nicht je Werkzeug; fragen Sie danach in der Anfrage.