KI in Arztpraxis und Pflege: Dokumentation und Telefon entlasten

In einer Praxis oder einem Pflegedienst mit 25 Mitarbeitern kann Software ≈ 750–2.390 Stunden Routinearbeit im Jahr übernehmen, das sind ≈ 0,4–1,4 Vollzeitstellen (Schätzung des KI Integration Registers, Modellstand 28.09.2026). Den größten Anteil hat „Dokumentation, Arztbriefe und Pflegeberichte“ mit ≈ 38 % der Stunden.

In Praxis und Pflege geht die Zeit für Dokumentation, Telefon und Dienstplan von der Zeit für Patientinnen und Patienten ab.

Rechnung für Ihre Betriebsgröße

Mitarbeiter

Gerechnet für 25 Mitarbeiter. Andere Größen: Tabelle unten.

ungefähr 31.400 – 100.500 €

Arbeitszeit im Jahr bei 25 Mitarbeitern: ≈750 – 2.390 h, ≈0,4 – 1,4 Vollzeitstellen. Die Einrichtung ist nach ≈ 4,5–15 Monaten bezahlt.

Dokumentation≈ 290 – 920 h
Patientenanfragen≈ 260 – 830 h
Planung≈ 120 – 370 h
Belege≈ 90 – 280 h

Schätzung Modell aus Branchenannahmen, nicht in Ihrem Betrieb gemessen. Rechenweg

Dienstleister anfragen

Branche und „Dokumentation, Arztbriefe und Pflegeberichte“ sind eingetragen. Sie sehen sofort bis zu 3 passende Dienstleister; weitergegeben wird erst nach Ihrer Bestätigung per Mail. Kostenlos, ohne Konto.

Förderung: Für „Dokumentation“ passen 6 Programme, darunter ERP-Förderkredit Digitalisierung; für alle vier Aufgaben 7 Programme von Bund und EU. Programme ansehen

Wo die Stunden liegen

Vier Aufgaben, die meisten Stunden zuerst. Stunden und Euro im Jahr für 25 Mitarbeiter, Schätzung

Aufgabe	Leistungsfeld	Annahme	Stunden im Jahr	Euro im Jahr	Einrichtung ab
Dokumentation, Arztbriefe und Pflegeberichte≈ 38 % der Stunden	Agenten & Chatbots	≈ 50 % der Belegschaft × 2 h je Woche	≈ 290–920	≈ 12.100–38.600 €	≈ 3.000 €
Patientenanfragen und Terminvergabe am Telefon≈ 35 % der Stunden	Agenten & Chatbots	≈ 30 % der Belegschaft × 3 h je Woche	≈ 260–830	≈ 10.900–34.800 €	≈ 15.000 €
Dienst- und Tourenplanung≈ 15 % der Stunden	Prozessautomatisierung	≈ 20 % der Belegschaft × 2 h je Woche	≈ 120–370	≈ 4.800–15.500 €	≈ 12.000 €
Rechnungen, Laborpost und Lieferscheine≈ 12 % der Stunden	Dokumentenverarbeitung	≈ 10 % der Belegschaft × 3 h je Woche	≈ 90–280	≈ 3.600–11.600 €	≈ 8.000 €

Was sich im Ablauf ändert

Dokumentation, Arztbriefe und Pflegeberichte
Arztbriefe, Befunde und Pflegeberichte aus Diktat oder Notiz entwerfen.
Heute
Befunde, Arztbriefe und Pflegeberichte werden nach dem Termin getippt oder diktiert und später abgeschrieben.
Danach
Aus Diktat oder Gesprächsnotiz entsteht ein Entwurf in der Praxis- oder Pflegesoftware. Ärztin oder Pflegekraft prüft und zeichnet.
Was eingerichtet wird
Ein datenschutzkonformes Werkzeug auswählen, Vorlagen und Tonfall hinterlegen, das Team schulen, Regeln für vertrauliche Inhalte festlegen.
≈ 290–920 h im Jahr bei 25 MitarbeiternDafür Dienstleister anfragen
Patientenanfragen und Terminvergabe am Telefon
Termine, Rezept- und Überweisungswünsche annehmen und der Praxis zur Freigabe vorlegen.
Heute
Das Telefon klingelt während der Sprechstunde: Termine, Rezepte, Überweisungen. Wer abnimmt, fehlt am Empfang.
Danach
Ein Telefon- und Chatassistent vergibt Termine, nimmt Rezept- und Überweisungswünsche auf und legt sie der Praxis zur Freigabe vor. Notfälle gehen sofort an einen Menschen.
Was eingerichtet wird
Eine Wissensbasis aus Ihren Unterlagen aufbauen, Postfach, Website oder Telefonanlage anbinden, festlegen, wann ein Mensch übernimmt, mit echten Anfragen testen.
≈ 260–830 h im Jahr bei 25 MitarbeiternDafür Dienstleister anfragen
Dienst- und Tourenplanung
Dienste und Pflegetouren aus Qualifikation, Wünschen und Einsatzorten vorschlagen.
Heute
Dienstpläne und Pflegetouren werden jede Woche neu verhandelt, und jede Krankmeldung heißt: telefonieren.
Danach
Das System schlägt Dienste und Touren aus Qualifikation, Wünschen und Einsatzorten vor und plant bei Ausfällen neu. Die Leitung entscheidet.
Was eingerichtet wird
Aufträge, Personal und Fahrzeuge als Daten erfassen, Planungsregeln festlegen, Kalender, Mitarbeiter-App oder Telematik anbinden.
≈ 120–370 h im Jahr bei 25 MitarbeiternDafür Dienstleister anfragen
Rechnungen, Laborpost und Lieferscheine
Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Post automatisch lesen, zuordnen und ablegen.
Heute
Rechnungen von Laboren und Lieferanten, Post und Lieferscheine werden abgetippt und abgelegt.
Danach
Das System liest die Post, ordnet sie zu und legt sie ab; Rechnungen gehen geprüft an die Buchhaltung.
Was eingerichtet wird
Postfächer und Scanner anbinden, die Erkennung auf Ihre Lieferanten einstellen, die Übergabe an Buchhaltung oder DATEV einrichten, Freigaberegeln festlegen.
≈ 90–280 h im Jahr bei 25 MitarbeiternDafür Dienstleister anfragen

Was in dieser Branche dazukommt

Gesundheitsdaten sind nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt, und Ärzte wie Pflegekräfte unterliegen der Schweigepflicht nach § 203 StGB. Ein Assistent, der Patientendaten sieht, braucht deshalb eine Auftragsverarbeitung, Server in der EU und klare Regeln, wer was sieht; manche Praxen lassen das Modell im eigenen Haus laufen. Ein Dienstleister sollte Ihre Praxis- oder Pflegesoftware kennen. Software, die Diagnosen stellt oder Behandlungen vorschlägt, ist ein Medizinprodukt; die Aufgaben auf dieser Seite sind Verwaltung und Dokumentation. Pflegedienste und Pflegeheime mit Versorgungsvertrag bekommen von der Pflegekasse bis 2030 einmalig einen Zuschuss von bis zu 40 % zu Software, Geräten und Schulungen für Dokumentation, Dienstplanung und Abrechnung, höchstens 12.000 € (§ 8 Abs. 8 SGB XI); Arztpraxen sind davon ausgeschlossen.

Fundstellen Art. 9 DSGVO § 203 StGB § 8 Abs. 8 SGB XI

Weitere Aufgaben

Nicht in der Summe oben: Diese Fälle überschneiden sich mit den vier Aufgaben und stehen deshalb je für sich, für 25 Mitarbeiter. Schätzung

Typisch für Praxis & Pflege

Wissensassistent mit lokalem ModellDerselbe Assistent auf eigener Hardware: Patientendaten bleiben in der Praxis, ohne Auftragsverarbeitung mit einem Cloud-Anbieter.Agenten & Chatbots Dafür anfragen
≈ 130–410 h
Abrechnung und Kodierung vorbereitenLeistungen aus Dokumentation und Terminen vorschlagen, fehlende Angaben vor der Abrechnung markieren.Dokumentenverarbeitung Dafür anfragen
≈ 90–280 h

Im Büro: 4 Aufgaben, die in vielen Branchen gleich anfallen

E-Mail-Posteingang sortieren, Spam abfangenMails nach Anliegen und Dringlichkeit sortieren, Spam und Phishing abfangen, Routinemails vorbeantworten.Prozessautomatisierung Dafür anfragen
≈ 120–370 h
Buchhaltung: Zahlungsabgleich und MahnwesenZahlungen zuordnen, offene Posten abgleichen, Mahnungen und Monatsabschluss vorbereiten.Prozessautomatisierung Dafür anfragen
≈ 70–220 h
Bewerbungen und RecruitingStellenanzeigen schreiben, Bewerbungen vorsortieren, Termine vereinbaren, jede Bewerbung zeitnah beantworten.Prozessautomatisierung Dafür anfragen
≈ 30–110 h
IT entlasten: Tickets, Zugänge, StandardfragenPasswort, Zugang, Drucker: Standardanfragen löst ein Assistent, die IT bekommt nur, was sie selbst lösen muss.IT-Dienstleistungen Dafür anfragen
≈ 20–70 h

Nach Betriebsgröße

Dieselbe Rechnung für jede Größenklasse des Potenzialchecks, Schätzung

Mitarbeiter	gerechnet mit	Stunden im Jahr	Vollzeitstellen	Euro im Jahr	bezahlt nach
1 bis 9	5	≈ 150–480	≈ 0,1–0,3	≈ 6.300–20.100 €	≈ 23 bis über 60 Monate
10 bis 49	25	≈ 750–2.390	≈ 0,4–1,4	≈ 31.400–100.500 €	≈ 4,5–15 Monate
50 bis 199	100	≈ 2.990–9.570	≈ 1,8–5,6	≈ 125.600–401.900 €	≈ 1,1–3,6 Monate
200 und mehr	300	≈ 8.970–28.700	≈ 5,3–16,9	≈ 376.700–1.205.600 €	höchstens ≈ 1,2 Monate

Mehr Umsatz

5 Fälle, Spanne am Jahresumsatz

Unsicherer als die Stunden: Ob aus gewonnener Zeit mehr Umsatz wird, entscheidet der Markt. Deshalb nur als Spanne am Jahresumsatz, Schätzung

Termine und Touren besser auslastenWeniger freie Termine und Leerfahrten bei gleichem Team.≈ 1–3 % vom Umsatz
Am Telefon erreichbarWeniger Patientinnen und Patienten, die aufgeben und eine andere Praxis anrufen.≈ 0,5–1,5 % vom Umsatz
Mehr Termine mit demselben TeamTermine und Einsätze, die heute an fehlender Zeit scheitern, werden vergeben.≈ 0,5–1,5 % vom Umsatz
Offene Stellen schneller besetzenStellen sind früher besetzt; Sprechstunden und Touren fallen seltener aus.≈ 0,5–2 % vom Umsatz
Gezielter um Patienten und Fachkräfte werbenMehr passende Anfragen aus demselben Werbebudget.≈ 0,5–1,5 % vom Umsatz

Wer das im Register umsetzt

Betriebe je Leistungsfeld, gezählt am 30.09.2026. Die Listen dahinter stehen nach belegten Angaben (Nachweiswert), nicht nach Bezahlung. Welche davon schon für Ihre Branche gearbeitet haben, erhebt das Register noch nicht; deshalb stehen hier keine Namen.

Agenten & Chatbots418 Betriebe
für Dokumentation, Arztbriefe und Pflegeberichte · Patientenanfragen und Terminvergabe am Telefon
Prozessautomatisierung996 Betriebe
für Dienst- und Tourenplanung
Dokumentenverarbeitung168 Betriebe
für Rechnungen, Laborpost und Lieferscheine

Betriebe in diesen Feldern nach StadtBerlin 62 München 58 Wien 46 Hamburg 35 Zürich 28 Köln 19

Förderung für die Einführung

Laufende Programme von Bund und EU für 25 Mitarbeiter, je mit den Aufgaben, für die sie zahlen. Forschungsprogramme stehen nicht hier: Wer eine fertige Lösung einrichten lässt, bekommt aus ihnen nichts. Landesprogramme mit oft höheren Quoten hängen am Standort. Bei den meisten Programmen geht der Antrag vor der Auftragsvergabe.

ERP-Förderkredit Digitalisierung (511/512)Bund · Kredit; Tilgungszuschuss 3 % (Stufe 2) oder 5 % (Stufe 3), höchstens 200.000 €für Dokumentation, Patientenanfragen, Planung, Belege
Digitalisierungszuschuss für Pflegeeinrichtungen (§ 8 Abs. 8 SGB XI)Bund · bis 40 % der Ausgaben (Eigenanteil mindestens 60 %)nur Pflegeeinrichtungen mit Versorgungsvertrag, keine Arztpraxen; für Dokumentation, Planung
INQA-CoachingBund · 80 % (Eigenanteil 20 %)für Dokumentation, Planung
Mittelstand-Digital Zentren und KI-TrainerBund · kostenfrei — Sachleistung statt Zuschussfür Dokumentation, Planung
Zukunftszentren (ESF Plus)Bund · kostenfrei — Sachleistung statt Zuschussfür Dokumentation, Planung
EDIH — Europäische Digitale InnovationszentrenEU · kostenfrei — Sachleistung statt Zuschussfür Dokumentation, Planung
Förderung von Unternehmensberatungen für KMU („Förderung unternehmerischen Know-hows“)Bund · 80 % (neue Länder inkl. Lüneburg und Trier), 50 % (alte Länder inkl. Berlin und Region Leipzig)für Planung

Alle Programme mit Landesförderung

Fragen und Antworten

Wie viele Stunden spart KI in einer Praxis oder einem Pflegedienst?

Bei 25 Mitarbeitern ≈ 750–2.390 Stunden im Jahr, bei 5 Mitarbeitern ≈ 150–480, bei 100 ≈ 2.990–9.570. Schätzung aus Branchenannahmen: Anteil der Belegschaft je Aufgabe × gesparte Stunden je Woche × 46 Wochen, davon kommen je nach Einführung 25 bis 80 % an.

Mit welcher Aufgabe fängt man an?

Mit der, die die meisten Stunden bindet: „Dokumentation, Arztbriefe und Pflegeberichte“ mit ≈ 38 % der gerechneten Stunden. Die Einrichtung kostet ab ≈ 3.000 € einmalig (Schätzung, Untergrenze).

Was kostet die Einführung, und wann hat sie sich bezahlt gemacht?

Alle vier Aufgaben zusammen ab ≈ 38.000 € einmalig, gerechnet aus Personentagen × Tagessatz plus Sachkosten je Art des Projekts. Bei 25 Mitarbeitern und 42 € Vollkosten je Stunde ist das nach ≈ 4,5–15 Monaten durch die gesparte Arbeitszeit bezahlt. Beides Schätzung.

Wer setzt das um?

Das Register führt am 30.09.2026 Dienstleister in den Leistungsfeldern dieser Aufgaben: Agenten & Chatbots (418), Prozessautomatisierung (996), Dokumentenverarbeitung (168). Ein Betrieb kann in mehreren Feldern stehen. In den Listen stehen verifizierte Einträge vorn, die übrigen wechseln täglich; Bezahlung ändert daran nichts.

Gibt es Förderung?

Von den laufenden Programmen, die das Register führt, fördern 7 von Bund oder EU die Einführung mindestens einer dieser Aufgaben bei 25 Mitarbeitern: ERP-Förderkredit Digitalisierung (511/512); Digitalisierungszuschuss für Pflegeeinrichtungen (§ 8 Abs. 8 SGB XI); INQA-Coaching; Mittelstand-Digital Zentren und KI-Trainer; Zukunftszentren (ESF Plus); EDIH — Europäische Digitale Innovationszentren; Förderung von Unternehmensberatungen für KMU („Förderung unternehmerischen Know-hows“). Landesprogramme hängen am Standort; der Antrag geht immer vor der Auftragsvergabe.

Mit Ihren Zahlen rechnen

Geben Sie Ihre Website ein: Der Check liest Größe und Standort aus dem Impressum und zeigt die Förderung für Ihr Bundesland. Die Branche bleibt Praxis & Pflege.

Für Dienstleister

Betriebe, die Praxis & Pflege bei KI-Vorhaben begleiten, finden hier Anfragen mit Anlass. Eintrag beanspruchen, kostenlos.

So ist die Zahl entstanden

Stunden im Jahr = Mitarbeiter × Anteil der Belegschaft, der die Aufgabe trägt × gesparte Stunden je Person und Woche × 46 Wochen, je Aufgabe. Davon kommt je nach Einführung 25 bis 80 % an; das ist die Spanne. Euro = Stunden × 42 € Vollkosten je Stunde.

Annahmen und Grenzen des Modells

Anteile und Stunden sind Erfahrungswerte je Branche, keine Messung in einem Betrieb. Die Einrichtung ist eine Untergrenze aus Personentagen × Tagessatz plus Sachkosten je Art des Projekts, gerechnet für einen Standort. Die Dienstleisterzahlen sind gezählt, nicht geschätzt.

Zwei Grenzen des Modells: Der Stundensatz von 42 € gilt für alle Branchen; in Kanzleien und Systemhäusern liegt er höher, die Euro-Zahl ist dort eher zu niedrig. Die Einrichtung wächst in großen Betrieben mit, das Modell hält sie fest; die Amortisation ist dort zu kurz gerechnet. Die Seite zeigt deshalb keine Bruchteile eines Monats („unter 1 Monat“, „höchstens …“) und über fünf Jahren nur „über 60“.

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Zitieren KI Integration Register: KI in Arztpraxis und Pflege: Dokumentation und Telefon entlasten. Schätzung, Modellstand 28.09.2026. https://kiintegration.com/potenzial/gesundheit/