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KI im Maschinenbau: Angebotskonfiguration, Service und Doku automatisieren

In einem Maschinen- oder Anlagenbaubetrieb mit 25 Mitarbeitern kann Software ≈ 450–1.440 Stunden Routinearbeit im Jahr übernehmen, das sind ≈ 0,3–0,8 Vollzeitstellen (Schätzung des KI Integration Registers, Modellstand 28.09.2026). Den größten Anteil hat „Angebot und Variantenkonfiguration (CPQ)“ mit ≈ 31 % der Stunden.

Wer Maschinen in Varianten baut, verbringt die Stunden in Angebot, Konstruktion, Stückliste, Dokumentation und Ersatzteilanfragen, nicht an einer Serienlinie.

Rechnung für Ihre Betriebsgröße

Mitarbeiter

Gerechnet für 25 Mitarbeiter. Andere Größen: Tabelle unten.

ungefähr 18.800 – 60.300 €

Arbeitszeit im Jahr bei 25 Mitarbeitern: ≈450 – 1.440 h, ≈0,3 – 0,8 Vollzeitstellen. Die Einrichtung ist nach ≈ 10–32 Monaten bezahlt.

  • Konfiguration≈ 140 – 440 h
  • Belege≈ 120 – 370 h
  • Service≈ 100 – 330 h
  • Dokumentation≈ 90 – 290 h

Schätzung Modell aus Branchenannahmen, nicht in Ihrem Betrieb gemessen. Rechenweg

Dienstleister anfragen

Branche und „Angebot und Variantenkonfiguration (CPQ)“ sind eingetragen. Sie sehen sofort bis zu 3 passende Dienstleister; weitergegeben wird erst nach Ihrer Bestätigung per Mail. Kostenlos, ohne Konto.

Förderung: Für „Konfiguration“ passen 6 Programme, darunter ERP-Förderkredit Digitalisierung; für alle vier Aufgaben 6 Programme von Bund und EU. Programme ansehen

Wo die Stunden liegen

Vier Aufgaben, die meisten Stunden zuerst. Stunden und Euro im Jahr für 25 Mitarbeiter, Schätzung

AufgabeLeistungsfeldAnnahmeStunden im JahrEuro im JahrEinrichtung ab
Angebot und Variantenkonfiguration (CPQ)≈ 31 % der StundenProzessautomatisierung≈ 12 % der Belegschaft × 4 h je Woche≈ 140–440≈ 5.800–18.500 €≈ 12.000 €
Rechnungen und Lieferscheine für Zukaufteile≈ 26 % der StundenDokumentenverarbeitung≈ 10 % der Belegschaft × 4 h je Woche≈ 120–370≈ 4.800–15.500 €≈ 8.000 €
Service, Ersatzteile und Fehlerdiagnose≈ 23 % der StundenAgenten & Chatbots≈ 12 % der Belegschaft × 3 h je Woche≈ 100–330≈ 4.300–13.900 €≈ 15.000 €
Technische Dokumentation und Betriebsanleitungen≈ 21 % der StundenAgenten & Chatbots≈ 8 % der Belegschaft × 4 h je Woche≈ 90–290≈ 3.900–12.400 €≈ 15.000 €

Was sich im Ablauf ändert

  1. Angebot und Variantenkonfiguration (CPQ)

    Aus Kundenanforderung und Baukasten eine gültige Variante mit Preis, Stückliste und Angebotstext zusammenstellen.

    Heute
    Der Vertrieb nimmt die Anforderung auf, die Konstruktion prüft, ob die Variante geht, und liefert Stückliste und Kosten. Bis das Angebot steht, vergehen Tage, und jede Rückfrage beginnt die Runde neu.
    Danach
    Der Konfigurator lässt nur gültige Varianten zu und rechnet Preis und Lieferzeit mit. Aus der Kundenanfrage entsteht ein Angebotsentwurf; die Konstruktion sieht nur Sonderwünsche.
    Was eingerichtet wird

    Baukasten, Regeln und Abhängigkeiten der Varianten erfassen, ERP und Stücklisten anbinden, Preislogik und Angebotsvorlage hinterlegen, Vertrieb und Konstruktion schulen.

    ≈ 140–440 h im Jahr bei 25 MitarbeiternDafür Dienstleister anfragen

  2. Rechnungen und Lieferscheine für Zukaufteile

    Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Post automatisch lesen, zuordnen und ablegen.

    Heute
    Rechnungen und Lieferscheine für Zukaufteile werden abgetippt und gegen Bestellung und Projekt geprüft.
    Danach
    Das System liest Rechnung und Lieferschein, gleicht sie mit Bestellung und Projekt ab und legt sie ab. Der Einkauf klärt nur Abweichungen.
    Was eingerichtet wird

    Postfächer und Scanner anbinden, die Erkennung auf Ihre Lieferanten einstellen, die Übergabe an Buchhaltung oder DATEV einrichten, Freigaberegeln festlegen.

    ≈ 120–370 h im Jahr bei 25 MitarbeiternDafür Dienstleister anfragen

  3. Service, Ersatzteile und Fehlerdiagnose

    Ersatzteile aus Stückliste und Seriennummer finden, Störungen aus Handbuch und Servicehistorie eingrenzen, Einsätze vorbereiten.

    Heute
    Kunden schicken ein Foto oder eine Teilebeschreibung. Der Innendienst sucht in Zeichnungen und Stücklisten nach der Nummer, der Techniker telefoniert die Störung mit dem Konstrukteur durch.
    Danach
    Aus Seriennummer, Foto und Beschreibung schlägt das System das Ersatzteil vor. Bei Störungen liegen passende Handbuchstellen und frühere Fälle bereit, bevor der Techniker losfährt.
    Was eingerichtet wird

    Stücklisten je Seriennummer, Handbücher und Servicehistorie anbinden, Teileerkennung einrichten, Ticketsystem oder Shop für Ersatzteile anschließen.

    ≈ 100–330 h im Jahr bei 25 MitarbeiternDafür Dienstleister anfragen

  4. Technische Dokumentation und Betriebsanleitungen

    Betriebsanleitungen, Wartungspläne und Übersetzungen je Variante aus Konstruktionsdaten und Vorgängerdokumenten entwerfen.

    Heute
    Für jede Variante wird die Betriebsanleitung aus der Vorgängermaschine kopiert und von Hand angepasst. Übersetzungen und Wartungspläne hängen hinterher.
    Danach
    Aus Konstruktionsdaten und freigegebenen Textbausteinen entsteht ein Entwurf je Variante, samt Übersetzung. Die Redaktion prüft Sicherheitshinweise und gibt frei.
    Was eingerichtet wird

    Vorhandene Anleitungen und Bausteine aufbereiten, Stücklisten und Konstruktionsdaten anbinden, Terminologie und Freigabe festlegen, die Redaktion schulen.

    ≈ 90–290 h im Jahr bei 25 MitarbeiternDafür Dienstleister anfragen

Was in dieser Branche dazukommt

Ab dem 20. Januar 2027 gilt die EU-Maschinenverordnung 2023/1230; sie lässt die Betriebsanleitung in digitaler Form zu und verlangt sie für jede Variante vollständig. Angebotskonfiguration und Variantenkonstruktion hängen an ERP, PDM und CAD: Ein Dienstleister sollte Ihre Systeme anbinden und die Regeln Ihres Baukastens mit Ihnen erfassen. Konstruktionsdaten sind Betriebsgeheimnis; wer sie einem Cloud-Modell gibt, braucht klare Verträge, sonst läuft das Modell im eigenen Haus.

Fundstellen Maschinenverordnung (EU) 2023/1230

Weitere Aufgaben

Nicht in der Summe oben: Diese Fälle überschneiden sich mit den vier Aufgaben und stehen deshalb je für sich, für 25 Mitarbeiter. Schätzung

Konstruktion und Simulation

Sehr individuell: Wie viele Stunden ein Entwurf, ein Bild oder ein Text für den Kunden kostet, hängt an Projekt und Kunde. Die Spanne reicht deshalb weiter nach unten. Der Nutzen liegt oft darin, dass Ihr Kunde früher etwas sieht und schneller entscheidet.

Typisch für Maschinen- & Anlagenbau

Im Büro: 7 Aufgaben, die in vielen Branchen gleich anfallen
  • Innendienst: Aufträge, Rückfragen, StammdatenBestellungen aus Mail und PDF ins ERP übernehmen, Liefertermine beantworten, Stammdaten pflegen.ProzessautomatisierungDafür anfragen
    ≈ 90–280 h
  • Onboarding und Wissen aus eigenen UnterlagenAnleitungen, Verträge und Erfahrungswissen per Frage finden statt per Suche und Nachfragen — neue Leute arbeiten schneller selbstständig.Agenten & ChatbotsDafür anfragen
    ≈ 90–280 h
  • Wissensassistent mit lokalem ModellDerselbe Assistent auf eigener Hardware, für Konstruktionsdaten und Servicehistorie, die das Haus nicht verlassen sollen.Agenten & ChatbotsDafür anfragen
    ≈ 90–280 h
  • E-Mail-Posteingang sortieren, Spam abfangenMails nach Anliegen und Dringlichkeit sortieren, Spam und Phishing abfangen, Routinemails vorbeantworten.ProzessautomatisierungDafür anfragen
    ≈ 70–230 h
  • Buchhaltung: Zahlungsabgleich und MahnwesenZahlungen zuordnen, offene Posten abgleichen, Mahnungen und Monatsabschluss vorbereiten.ProzessautomatisierungDafür anfragen
    ≈ 50–170 h
  • IT entlasten: Tickets, Zugänge, StandardfragenPasswort, Zugang, Drucker: Standardanfragen löst ein Assistent, die IT bekommt nur, was sie selbst lösen muss.IT-DienstleistungenDafür anfragen
    ≈ 30–90 h
  • Bewerbungen und RecruitingStellenanzeigen schreiben, Bewerbungen vorsortieren, Termine vereinbaren, jede Bewerbung zeitnah beantworten.ProzessautomatisierungDafür anfragen
    ≈ 20–60 h

Nach Betriebsgröße

Dieselbe Rechnung für jede Größenklasse des Potenzialchecks, Schätzung

Mitarbeitergerechnet mitStunden im JahrVollzeitstellenEuro im Jahrbezahlt nach
1 bis 95≈ 90–290≈ 0,1–0,2≈ 3.800–12.100 €≈ 50 bis über 60 Monate
10 bis 4925≈ 450–1.440≈ 0,3–0,8≈ 18.800–60.300 €≈ 10–32 Monate
50 bis 199100≈ 1.790–5.740≈ 1,1–3,4≈ 75.300–241.100 €≈ 2,5–8,0 Monate
200 und mehr300≈ 5.380–17.220≈ 3,2–10,1≈ 226.000–723.300 €höchstens ≈ 2,7 Monate

Mehr Umsatz

5 Fälle, Spanne am Jahresumsatz

Unsicherer als die Stunden: Ob aus gewonnener Zeit mehr Umsatz wird, entscheidet der Markt. Deshalb nur als Spanne am Jahresumsatz, Schätzung

  • Mehr Angebote je WocheMehr abgegebene Angebote bei gleicher Trefferquote.≈ 0,5–2 % vom Umsatz
  • Schneller antworten als der WettbewerbWeniger Anfragen, die unbeantwortet an den nächsten Anbieter gehen.≈ 0,5–1,5 % vom Umsatz
  • Bestandskunden gezielt ansprechenMehr Umsatz je Kunde ohne zusätzliche Werbekosten.≈ 0,5–2 % vom Umsatz
  • Mehr Aufträge mit demselben TeamAufträge, die heute an fehlender Zeit scheitern, werden angenommen.≈ 0,5–1,5 % vom Umsatz
  • Schneller zur Entscheidung des KundenWeniger Abstimmungsschleifen, Projekte kommen früher in die nächste Phase und zur Abrechnung.≈ 0,5–1,5 % vom Umsatz

Wer das im Register umsetzt

Betriebe je Leistungsfeld, gezählt am 30.09.2026. Die Listen dahinter stehen nach belegten Angaben (Nachweiswert), nicht nach Bezahlung. Welche davon schon für Ihre Branche gearbeitet haben, erhebt das Register noch nicht; deshalb stehen hier keine Namen.

Betriebe in diesen Feldern nach StadtBerlin 64München 59Wien 50Hamburg 38Zürich 28Bremen 21

Förderung für die Einführung

Laufende Programme von Bund und EU für 25 Mitarbeiter, je mit den Aufgaben, für die sie zahlen. Forschungsprogramme stehen nicht hier: Wer eine fertige Lösung einrichten lässt, bekommt aus ihnen nichts. Landesprogramme mit oft höheren Quoten hängen am Standort. Bei den meisten Programmen geht der Antrag vor der Auftragsvergabe.

Alle Programme mit Landesförderung

Fragen und Antworten

Wie viele Stunden spart KI in einem Maschinen- oder Anlagenbaubetrieb?

Bei 25 Mitarbeitern ≈ 450–1.440 Stunden im Jahr, bei 5 Mitarbeitern ≈ 90–290, bei 100 ≈ 1.790–5.740. Schätzung aus Branchenannahmen: Anteil der Belegschaft je Aufgabe × gesparte Stunden je Woche × 46 Wochen, davon kommen je nach Einführung 25 bis 80 % an.

Mit welcher Aufgabe fängt man an?

Mit der, die die meisten Stunden bindet: „Angebot und Variantenkonfiguration (CPQ)“ mit ≈ 31 % der gerechneten Stunden. Die Einrichtung kostet ab ≈ 12.000 € einmalig (Schätzung, Untergrenze).

Was kostet die Einführung, und wann hat sie sich bezahlt gemacht?

Alle vier Aufgaben zusammen ab ≈ 50.000 € einmalig, gerechnet aus Personentagen × Tagessatz plus Sachkosten je Art des Projekts. Bei 25 Mitarbeitern und 42 € Vollkosten je Stunde ist das nach ≈ 10–32 Monaten durch die gesparte Arbeitszeit bezahlt. Beides Schätzung.

Wer setzt das um?

Das Register führt am 30.09.2026 Dienstleister in den Leistungsfeldern dieser Aufgaben: Prozessautomatisierung (996), Dokumentenverarbeitung (168), Agenten & Chatbots (418). Ein Betrieb kann in mehreren Feldern stehen. In den Listen stehen verifizierte Einträge vorn, die übrigen wechseln täglich; Bezahlung ändert daran nichts.

Gibt es Förderung?

Von den laufenden Programmen, die das Register führt, fördern 6 von Bund oder EU die Einführung mindestens einer dieser Aufgaben bei 25 Mitarbeitern: Förderung von Unternehmensberatungen für KMU („Förderung unternehmerischen Know-hows“); INQA-Coaching; Mittelstand-Digital Zentren und KI-Trainer; Zukunftszentren (ESF Plus); EDIH — Europäische Digitale Innovationszentren; ERP-Förderkredit Digitalisierung (511/512). Landesprogramme hängen am Standort; der Antrag geht immer vor der Auftragsvergabe.

Mit Ihren Zahlen rechnen

Geben Sie Ihre Website ein: Der Check liest Größe und Standort aus dem Impressum und zeigt die Förderung für Ihr Bundesland. Die Branche bleibt Maschinen- & Anlagenbau.

Für Dienstleister

Betriebe, die Maschinen- & Anlagenbau bei KI-Vorhaben begleiten, finden hier Anfragen mit Anlass. Eintrag beanspruchen, kostenlos.

So ist die Zahl entstanden

Stunden im Jahr = Mitarbeiter × Anteil der Belegschaft, der die Aufgabe trägt × gesparte Stunden je Person und Woche × 46 Wochen, je Aufgabe. Davon kommt je nach Einführung 25 bis 80 % an; das ist die Spanne. Euro = Stunden × 42 € Vollkosten je Stunde.

Annahmen und Grenzen des Modells

Anteile und Stunden sind Erfahrungswerte je Branche, keine Messung in einem Betrieb. Die Einrichtung ist eine Untergrenze aus Personentagen × Tagessatz plus Sachkosten je Art des Projekts, gerechnet für einen Standort. Die Dienstleisterzahlen sind gezählt, nicht geschätzt.

Zwei Grenzen des Modells: Der Stundensatz von 42 € gilt für alle Branchen; in Kanzleien und Systemhäusern liegt er höher, die Euro-Zahl ist dort eher zu niedrig. Die Einrichtung wächst in großen Betrieben mit, das Modell hält sie fest; die Amortisation ist dort zu kurz gerechnet. Die Seite zeigt deshalb keine Bruchteile eines Monats („unter 1 Monat“, „höchstens …“) und über fünf Jahren nur „über 60“.

Alle AnnahmenAlle Anwendungsfälle je BrancheDiese Seite als Markdown

Zitieren KI Integration Register: KI im Maschinenbau: Angebotskonfiguration, Service und Doku automatisieren. Schätzung, Modellstand 28.09.2026. https://kiintegration.com/potenzial/maschinenbau/