Als Berater beim BAFA registrieren: was die Beratungsförderung von Ihnen verlangt

Wer sich registrieren kann

Ihr Kunde wählt seinen Berater frei, sofern dieser beim BAFA registriert ist (Nr. 4.2.1 der Richtlinie). Registrieren können sich selbständige Beraterinnen und Berater, deren überwiegender Geschäftszweck die entgeltliche Unternehmensberatung ist: mehr als 50 % des Gesamtumsatzes. In begründeten Fällen kann das BAFA eine Ausnahme erteilen, befristet auf die Laufzeit der Richtlinie.

Dazu verlangt dieselbe Nummer:

• die erforderlichen Fähigkeiten und die notwendige Zuverlässigkeit,
• ein geeignetes Instrument zur Qualitätssicherung,
• eine ordnungsgemäße Geschäftsführung, die eine Beratung nach der Richtlinie gewährleistet,
• dass Sie im Programm nicht selbst schon als Antragsteller aufgetreten sind.

Für KI-Agenturen ist die 50-%-Grenze die eigentliche Hürde. Kommt mehr als die Hälfte Ihres Umsatzes aus Softwareentwicklung, Lizenzen oder Betrieb, ist sie nicht erreicht. Wie das BAFA einzelne Umsatzarten zuordnet, sagt die Richtlinie nicht; das erfragen Sie beim BAFA.

Welche Unterlagen das BAFA sehen will

Nach Nr. 4.2.2 legen Sie vor:

• eine Aufschlüsselung Ihres Umsatzes, dazu die Beteiligungsverhältnisse an Ihrem und an anderen Unternehmen,
• einen aktuellen Lebenslauf aller Inhaber und Geschäftsführer und aller angestellten Beraterinnen und Berater,
• eine aktuelle Bestätigung von Finanzamt oder Gewerbeamt oder einen aktuellen Handelsregisterauszug, gegebenenfalls den Gesellschaftsvertrag,
• einen Nachweis der Qualitätssicherung: ein anerkanntes Zertifikat oder ein selbst dokumentiertes Handbuch, das Planung, Durchführung, Überprüfung und Umsetzung Ihrer Abläufe beschreibt.

Die Voraussetzungen muss jede Person erfüllen, die an einer Beratung mitarbeitet (Nr. 4.2.4). Ändert sich etwas, etwa weil sich Ihr Umsatz verlagert, zeigen Sie das dem BAFA unverzüglich an; sonst kann es die Freischaltung aufheben.

Wann eine Beratung nicht gefördert wird

• Die Beratung zielt auf den Kauf von Waren oder Dienstleistungen, die Sie selbst vertreiben (Nr. 2.2, Neutralität). Für KI-Anbieter heißt das: Die geförderte Beratung darf nicht der Verkauf Ihrer eigenen Software oder Umsetzung sein.
• Die Beratung hat überwiegend Fördermittel zum Thema (Nr. 2.2).
• Die Beratung ist ein Seminar, ein Workshop oder eine Gruppenveranstaltung. Gefördert wird nur Einzelberatung (Nr. 4.1.1).
• Sie sind Inhaber, Gesellschafter oder Mitarbeiter des beratenen Betriebs oder eines mit ihm verbundenen Unternehmens, oder Angehöriger im Sinne des Strafgesetzbuchs (Nr. 4.2.3).
• Über Ihr Vermögen ist ein Insolvenzverfahren beantragt oder eröffnet, oder Sie sind zur Vermögensauskunft verpflichtet (Nr. 4.2.3).

Umfang, Bericht und Zahlung

• Förderfähig sind Beratungskosten bis 3.500 € ohne Umsatzsteuer, Honorar, Auslagen und Reisekosten eingeschlossen. Der Zuschuss beträgt 80 % (neue Länder inkl. Lüneburg und Trier), 50 % (alte Länder inkl. Berlin und Region Leipzig), also höchstens 2.800 € beziehungsweise 1.750 € (Nr. 5.2).
• Eine Beratung dauert höchstens fünf Tage, die nicht aufeinander folgen müssen; Bericht und Reisezeit zählen nicht mit (Nr. 2.1 in der Fassung vom 12.12.2024).
• Die Beratung ist konzeptionell: Analyse der Lage, benannte Schwachstellen, konkrete Handlungsempfehlungen mit Anleitung zur Umsetzung (Nr. 4.1.1).
• Sie schreiben einen Beratungsbericht. Sie und Ihr Kunde unterschreiben ihn; Ihr Kunde bekommt ihn direkt nach der Beratung (Nr. 4.1.2).
• Ihr Kunde bezahlt Ihre Rechnung vollständig, mit Umsatzsteuer, und belegt das mit dem Kontoauszug. Bei Barzahlung oder Verrechnung gibt es keinen Zuschuss, und das Honorar darf weder von Ihnen noch von Dritten, die mit Ihnen verbunden sind oder ein geschäftliches Interesse an der Beratung haben, bezahlt, vorfinanziert, übernommen oder verrechnet werden (Nr. 5.2).
• Je Kunde fördert das BAFA höchstens zwei Beratungen im Jahr und fünf während der Laufzeit der Richtlinie (Nr. 5.2).

Ablauf für Ihren Kunden

• Berater auswählen, aber keinen Beratungsvertrag schließen
• Antrag online über die BAFA-Antragsplattform bei einer frei wählbaren Leitstelle stellen
• Informationsschreiben abwarten — erst danach den Vertrag schließen
• Verwendungsnachweis mit Beratungsbericht binnen sechs Monaten einreichen

Unterschreiben Sie keinen Beratungsvertrag, bevor Ihr Kunde das Informationsschreiben hat. Schon der Vertragsschluss gilt als Beginn der Beratung, und eine vorher begonnene Beratung fördert das BAFA nicht (Nr. 7.2.2). Die Programmkarte mit allen Zahlen steht unter Förderung.

Wie lange die Förderung läuft

Die Richtlinie gilt für Anträge, die bis 31.12.2026 gestellt werden (Nr. 8). Eine Nachfolgeregelung nennt die Programmseite des BAFA am 17.10.2026 nicht.

Registriert wird beim BAFA; Merkblätter und Ansprechpartner stehen auf der Programmseite des BAFA.