KI in der Hausverwaltung: Belege und Mieteranfragen automatisieren

In einer Hausverwaltung mit 25 Mitarbeitern kann Software ≈ 1.060–3.400 Stunden Routinearbeit im Jahr übernehmen, das sind ≈ 0,6–2,0 Vollzeitstellen (Schätzung des KI Integration Registers, Modellstand 28.09.2026). Den größten Anteil hat „Handwerkerrechnungen, Nebenkosten und Post“ mit ≈ 43 % der Stunden.

In der Verwaltung stapeln sich Handwerkerrechnungen, Mieteranfragen und Protokolle von Eigentümerversammlungen, und in der Vermarktung warten Exposés, Grundrisse und Fotos.

Rechnung für Ihre Betriebsgröße

Mitarbeiter

Gerechnet für 25 Mitarbeiter. Andere Größen: Tabelle unten.

ungefähr 44.700 – 143.000 €

Arbeitszeit im Jahr bei 25 Mitarbeitern: ≈1.060 – 3.400 h, ≈0,6 – 2,0 Vollzeitstellen. Die Einrichtung ist nach ≈ 2,9–9,1 Monaten bezahlt.

Belege≈ 460 – 1.470 h
Mieteranfragen≈ 350 – 1.100 h
Protokolle≈ 170 – 550 h
Auswertungen≈ 90 – 280 h

Schätzung Modell aus Branchenannahmen, nicht in Ihrem Betrieb gemessen. Rechenweg

Dienstleister anfragen

Branche und „Handwerkerrechnungen, Nebenkosten und Post“ sind eingetragen. Sie sehen sofort bis zu 3 passende Dienstleister; weitergegeben wird erst nach Ihrer Bestätigung per Mail. Kostenlos, ohne Konto.

Förderung: Für „Belege“ passt ERP-Förderkredit Digitalisierung; für alle vier Aufgaben 6 Programme von Bund und EU. Programme ansehen

Wo die Stunden liegen

Vier Aufgaben, die meisten Stunden zuerst. Stunden und Euro im Jahr für 25 Mitarbeiter, Schätzung

Aufgabe	Leistungsfeld	Annahme	Stunden im Jahr	Euro im Jahr	Einrichtung ab
Handwerkerrechnungen, Nebenkosten und Post≈ 43 % der Stunden	Dokumentenverarbeitung	≈ 40 % der Belegschaft × 4 h je Woche	≈ 460–1.470	≈ 19.300–61.800 €	≈ 8.000 €
Mieter- und Eigentümeranfragen≈ 32 % der Stunden	Agenten & Chatbots	≈ 40 % der Belegschaft × 3 h je Woche	≈ 350–1.100	≈ 14.500–46.400 €	≈ 15.000 €
Versammlungsprotokolle und Rundschreiben≈ 16 % der Stunden	Agenten & Chatbots	≈ 30 % der Belegschaft × 2 h je Woche	≈ 170–550	≈ 7.200–23.200 €	≈ 3.000 €
Objekt- und Eigentümerberichte≈ 8 % der Stunden	Data & ML	≈ 15 % der Belegschaft × 2 h je Woche	≈ 90–280	≈ 3.600–11.600 €	≈ 8.000 €

Was sich im Ablauf ändert

Handwerkerrechnungen, Nebenkosten und Post
Rechnungen und Bescheide lesen, Objekt und Kostenart zuordnen, für die Nebenkostenabrechnung vorbereiten.
Heute
Rechnungen von Handwerkern und Versorgern, Bescheide und Mieterpost werden abgetippt, dem Objekt zugeordnet und für die Nebenkostenabrechnung gesammelt.
Danach
Das System liest die Belege, ordnet sie Objekt, Einheit und Kostenart zu und bereitet sie für Buchung und Nebenkostenabrechnung vor. Die Verwaltung prüft Abweichungen.
Was eingerichtet wird
Postfächer und Scanner anbinden, die Erkennung auf Ihre Lieferanten einstellen, die Übergabe an Buchhaltung oder DATEV einrichten, Freigaberegeln festlegen.
≈ 460–1.470 h im Jahr bei 25 MitarbeiternDafür Dienstleister anfragen
Mieter- und Eigentümeranfragen
Schadensmeldungen und Standardfragen annehmen, Aufträge an Handwerker vorbereiten.
Heute
Schadensmeldungen, Fragen zur Abrechnung und Schlüsselwünsche kommen per Telefon und Mail bei Verwaltern an, die gerade eine Versammlung vorbereiten.
Danach
Ein Assistent nimmt Meldungen mit Fotos auf, beantwortet Standardfragen und legt Schäden als Auftrag für den Handwerker an. Der Verwalter entscheidet über Kosten.
Was eingerichtet wird
Eine Wissensbasis aus Ihren Unterlagen aufbauen, Postfach, Website oder Telefonanlage anbinden, festlegen, wann ein Mensch übernimmt, mit echten Anfragen testen.
≈ 350–1.100 h im Jahr bei 25 MitarbeiternDafür Dienstleister anfragen
Versammlungsprotokolle und Rundschreiben
Protokolle mit Beschlüssen und Rundschreiben aus Aufnahme und Notizen entwerfen.
Heute
Protokolle von Eigentümerversammlungen, Beschlusssammlung und Rundschreiben entstehen von Hand nach dem Termin.
Danach
Aus Aufnahme und Notizen entsteht der Protokollentwurf mit Beschlüssen im Wortlaut, die Beschlusssammlung wird nachgeführt. Der Verwalter prüft und versendet.
Was eingerichtet wird
Ein datenschutzkonformes Werkzeug auswählen, Vorlagen und Tonfall hinterlegen, das Team schulen, Regeln für vertrauliche Inhalte festlegen.
≈ 170–550 h im Jahr bei 25 MitarbeiternDafür Dienstleister anfragen
Objekt- und Eigentümerberichte
Leerstand, Rückstände und Instandhaltung je Objekt ohne Excel-Handarbeit zusammenführen.
Heute
Leerstand, Mietrückstände und Instandhaltungskosten je Objekt werden aus der Verwaltungssoftware exportiert und zusammengeführt.
Danach
Die Kennzahlen je Objekt laufen in einer Übersicht zusammen und liegen für Eigentümer als Bericht bereit.
Was eingerichtet wird
Datenquellen anbinden, die Kennzahlen mit Ihnen gemeinsam festlegen, die Übersicht bauen, Zugriffsrechte vergeben.
≈ 90–280 h im Jahr bei 25 MitarbeiternDafür Dienstleister anfragen

Was in dieser Branche dazukommt

In der WEG-Verwaltung verlangt das Wohnungseigentumsgesetz eine Beschlusssammlung (§ 24 Abs. 7 WEG), und Eigentümer erwarten das Protokoll bald nach der Versammlung; dort spart ein Entwurf die meiste Zeit. Belege und Anfragen hängen an der Verwaltungssoftware, ein Dienstleister sollte sie anbinden können. Mieterdaten, Kontoverbindungen und Schadensfotos aus Wohnungen brauchen eine Auftragsverarbeitung mit jedem Anbieter. Digital eingerichtete Fotos müssen im Exposé als Visualisierung erkennbar sein.

Fundstellen § 24 WEG

Weitere Aufgaben

Nicht in der Summe oben: Diese Fälle überschneiden sich mit den vier Aufgaben und stehen deshalb je für sich, für 25 Mitarbeiter. Schätzung

Vermarktung: Exposé, Grundriss und Bilder

Sehr individuell: Wie viele Stunden ein Entwurf, ein Bild oder ein Text für den Kunden kostet, hängt an Projekt und Kunde. Die Spanne reicht deshalb weiter nach unten. Der Nutzen liegt oft darin, dass Ihr Kunde früher etwas sieht und schneller entscheidet.

Exposé-Texte und -BilderExposé und Anzeigentext aus den Objektdaten entwerfen, Bilder auswählen und aufbereiten; der Makler prüft und gibt frei.Marketing & Content Dafür anfragen
≈ 50–280 h
Digitales Home StagingLeere oder bewohnte Räume auf Fotos einrichten und aufräumen, mit Kennzeichnung als Visualisierung im Exposé.3D, Aufmaß & Visualisierung Dafür anfragen
≈ 30–180 h
Grundrisse und 3D-RundgängeAus alten Plänen, Fotos oder einem Scan saubere Grundrisse und einen Rundgang für die Vermarktung erzeugen.3D, Aufmaß & Visualisierung Dafür anfragen
≈ 30–150 h

Im Büro: 5 Aufgaben, die in vielen Branchen gleich anfallen

E-Mail-Posteingang sortieren, Spam abfangenMails nach Anliegen und Dringlichkeit sortieren, Spam und Phishing abfangen, Routinemails vorbeantworten.Prozessautomatisierung Dafür anfragen
≈ 200–640 h
Buchhaltung: Zahlungsabgleich und MahnwesenZahlungen zuordnen, offene Posten abgleichen, Mahnungen und Monatsabschluss vorbereiten.Prozessautomatisierung Dafür anfragen
≈ 170–550 h
Onboarding und Wissen aus eigenen UnterlagenAnleitungen, Verträge und Erfahrungswissen per Frage finden statt per Suche und Nachfragen — neue Leute arbeiten schneller selbstständig.Agenten & Chatbots Dafür anfragen
≈ 170–550 h
Marketing-Produktion: Anzeigen, Print, KampagnenAnzeigen, Flyer, Beiträge und Kampagnenvarianten im eigenen Stil in Stunden statt Tagen.Marketing & Content Dafür anfragen
≈ 60–180 h
IT entlasten: Tickets, Zugänge, StandardfragenPasswort, Zugang, Drucker: Standardanfragen löst ein Assistent, die IT bekommt nur, was sie selbst lösen muss.IT-Dienstleistungen Dafür anfragen
≈ 30–110 h

Nach Betriebsgröße

Dieselbe Rechnung für jede Größenklasse des Potenzialchecks, Schätzung

Mitarbeiter	gerechnet mit	Stunden im Jahr	Vollzeitstellen	Euro im Jahr	bezahlt nach
1 bis 9	5	≈ 210–680	≈ 0,1–0,4	≈ 8.900–28.600 €	≈ 14–46 Monate
10 bis 49	25	≈ 1.060–3.400	≈ 0,6–2,0	≈ 44.700–143.000 €	≈ 2,9–9,1 Monate
50 bis 199	100	≈ 4.260–13.620	≈ 2,5–8,0	≈ 178.700–571.900 €	höchstens ≈ 2,3 Monate
200 und mehr	300	≈ 12.770–40.850	≈ 7,5–24,0	≈ 536.100–1.715.600 €	unter 1 Monat

Mehr Umsatz

3 Fälle, Spanne am Jahresumsatz

Unsicherer als die Stunden: Ob aus gewonnener Zeit mehr Umsatz wird, entscheidet der Markt. Deshalb nur als Spanne am Jahresumsatz, Schätzung

Schneller antworten als der WettbewerbWeniger Interessenten und Eigentümer, die sich an eine andere Verwaltung oder einen anderen Makler wenden.≈ 0,5–2 % vom Umsatz
Performance-Marketing: weniger StreuverlustMehr passende Anfragen aus demselben Werbebudget.≈ 0,5–1,5 % vom Umsatz
Schneller vermietet oder verkauftExposé, Grundriss und Bilder liegen früher vor; Objekte stehen kürzer leer.≈ 0,5–1,5 % vom Umsatz

Wer das im Register umsetzt

Betriebe je Leistungsfeld, gezählt am 30.09.2026. Die Listen dahinter stehen nach belegten Angaben (Nachweiswert), nicht nach Bezahlung. Welche davon schon für Ihre Branche gearbeitet haben, erhebt das Register noch nicht; deshalb stehen hier keine Namen.

Dokumentenverarbeitung168 Betriebe
für Handwerkerrechnungen, Nebenkosten und Post
Agenten & Chatbots418 Betriebe
für Mieter- und Eigentümeranfragen · Versammlungsprotokolle und Rundschreiben
Data & ML247 Betriebe
für Objekt- und Eigentümerberichte
Marketing & Content135 Betriebe
für Exposé-Texte und -Bilder
3D, Aufmaß & Visualisierung103 Betriebe
für Digitales Home Staging · Grundrisse und 3D-Rundgänge

Betriebe in diesen Feldern nach StadtBerlin 58 München 52 Wien 45 Hamburg 37 Zürich 26 Köln 22

Förderung für die Einführung

Laufende Programme von Bund und EU für 25 Mitarbeiter, je mit den Aufgaben, für die sie zahlen. Forschungsprogramme stehen nicht hier: Wer eine fertige Lösung einrichten lässt, bekommt aus ihnen nichts. Landesprogramme mit oft höheren Quoten hängen am Standort. Bei den meisten Programmen geht der Antrag vor der Auftragsvergabe.

ERP-Förderkredit Digitalisierung (511/512)Bund · Kredit; Tilgungszuschuss 3 % (Stufe 2) oder 5 % (Stufe 3), höchstens 200.000 €für Belege, Mieteranfragen, Protokolle, Auswertungen
INQA-CoachingBund · 80 % (Eigenanteil 20 %)für Protokolle, Auswertungen
Mittelstand-Digital Zentren und KI-TrainerBund · kostenfrei — Sachleistung statt Zuschussfür Protokolle, Auswertungen
Zukunftszentren (ESF Plus)Bund · kostenfrei — Sachleistung statt Zuschussfür Protokolle, Auswertungen
EDIH — Europäische Digitale InnovationszentrenEU · kostenfrei — Sachleistung statt Zuschussfür Protokolle, Auswertungen
Förderung von Unternehmensberatungen für KMU („Förderung unternehmerischen Know-hows“)Bund · 80 % (neue Länder inkl. Lüneburg und Trier), 50 % (alte Länder inkl. Berlin und Region Leipzig)für Auswertungen

Alle Programme mit Landesförderung

Fragen und Antworten

Wie viele Stunden spart KI in einer Hausverwaltung?

Bei 25 Mitarbeitern ≈ 1.060–3.400 Stunden im Jahr, bei 5 Mitarbeitern ≈ 210–680, bei 100 ≈ 4.260–13.620. Schätzung aus Branchenannahmen: Anteil der Belegschaft je Aufgabe × gesparte Stunden je Woche × 46 Wochen, davon kommen je nach Einführung 25 bis 80 % an.

Mit welcher Aufgabe fängt man an?

Mit der, die die meisten Stunden bindet: „Handwerkerrechnungen, Nebenkosten und Post“ mit ≈ 43 % der gerechneten Stunden. Die Einrichtung kostet ab ≈ 8.000 € einmalig (Schätzung, Untergrenze).

Was kostet die Einführung, und wann hat sie sich bezahlt gemacht?

Alle vier Aufgaben zusammen ab ≈ 34.000 € einmalig, gerechnet aus Personentagen × Tagessatz plus Sachkosten je Art des Projekts. Bei 25 Mitarbeitern und 42 € Vollkosten je Stunde ist das nach ≈ 2,9–9,1 Monaten durch die gesparte Arbeitszeit bezahlt. Beides Schätzung.

Wer setzt das um?

Das Register führt am 30.09.2026 Dienstleister in den Leistungsfeldern dieser Aufgaben: Dokumentenverarbeitung (168), Agenten & Chatbots (418), Data & ML (247). Ein Betrieb kann in mehreren Feldern stehen. In den Listen stehen verifizierte Einträge vorn, die übrigen wechseln täglich; Bezahlung ändert daran nichts.

Gibt es Förderung?

Von den laufenden Programmen, die das Register führt, fördern 6 von Bund oder EU die Einführung mindestens einer dieser Aufgaben bei 25 Mitarbeitern: ERP-Förderkredit Digitalisierung (511/512); INQA-Coaching; Mittelstand-Digital Zentren und KI-Trainer; Zukunftszentren (ESF Plus); EDIH — Europäische Digitale Innovationszentren; Förderung von Unternehmensberatungen für KMU („Förderung unternehmerischen Know-hows“). Landesprogramme hängen am Standort; der Antrag geht immer vor der Auftragsvergabe.

Mit Ihren Zahlen rechnen

Geben Sie Ihre Website ein: Der Check liest Größe und Standort aus dem Impressum und zeigt die Förderung für Ihr Bundesland. Die Branche bleibt Immobilien & Verwaltung.

Für Dienstleister

Betriebe, die Immobilien & Verwaltung bei KI-Vorhaben begleiten, finden hier Anfragen mit Anlass. Eintrag beanspruchen, kostenlos.

So ist die Zahl entstanden

Stunden im Jahr = Mitarbeiter × Anteil der Belegschaft, der die Aufgabe trägt × gesparte Stunden je Person und Woche × 46 Wochen, je Aufgabe. Davon kommt je nach Einführung 25 bis 80 % an; das ist die Spanne. Euro = Stunden × 42 € Vollkosten je Stunde.

Annahmen und Grenzen des Modells

Anteile und Stunden sind Erfahrungswerte je Branche, keine Messung in einem Betrieb. Die Einrichtung ist eine Untergrenze aus Personentagen × Tagessatz plus Sachkosten je Art des Projekts, gerechnet für einen Standort. Die Dienstleisterzahlen sind gezählt, nicht geschätzt.

Zwei Grenzen des Modells: Der Stundensatz von 42 € gilt für alle Branchen; in Kanzleien und Systemhäusern liegt er höher, die Euro-Zahl ist dort eher zu niedrig. Die Einrichtung wächst in großen Betrieben mit, das Modell hält sie fest; die Amortisation ist dort zu kurz gerechnet. Die Seite zeigt deshalb keine Bruchteile eines Monats („unter 1 Monat“, „höchstens …“) und über fünf Jahren nur „über 60“.

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Zitieren KI Integration Register: KI in der Hausverwaltung: Belege und Mieteranfragen automatisieren. Schätzung, Modellstand 28.09.2026. https://kiintegration.com/potenzial/immobilien/