Ein Ablauf, ein Team
5.000 – 20.000 €
- laufend
- 50 – 400 € im Monat
- Dauer
- 4 – 8 Wochen
Eingangsrechnungen lesen und vorkontieren; Standardanfragen beantworten.
Rechnet sich meist im ersten Jahr. Der häufigste sinnvolle Einstieg.
Für Unternehmen · Kostenrahmen
Was ein KI-Projekt kostet, bevor jemand ein Angebot schreibt.
Damit Sie das erste Angebot einordnen können: was die einzelnen Posten kosten, was Anbietertypen je Tag aufrufen und was ein Angebot nach oben treibt — in Größenordnungen.
Drei Zuschnitte
Fast jedes Vorhaben fällt in einen davon. Die Summe enthält Konzept, Umsetzung und Schulung, nicht den laufenden Betrieb.
Mehrere Abläufe, Anbindung ans System
20.000 – 80.000 €
- laufend
- 300 – 1.500 € im Monat
- Dauer
- 3 – 6 Monate
Angebote aus Anfrage und Preisliste; Disposition aus Auftragslage.
Braucht eine Person im Betrieb, die entscheidet. Ohne sie wird es teurer, nicht besser.
Produktion, Maschine, Hardware
ab 60.000 €
- laufend
- 500 – 2.500 € im Monat
- Dauer
- 6 – 18 Monate
Sichtprüfung in der Linie; Wartung aus Maschinendaten vorhersagen.
Hier liegt der größte Hebel und das größte Risiko. Ohne Pilot an echten Teilen nicht beauftragen.
Die Posten einzeln
Ein Angebot, das diese Posten nicht getrennt ausweist, lässt sich nicht mit einem zweiten vergleichen.
Potenzial-Workshop
1.200 – 2.500 € je TagEin Tag im Betrieb: Abläufe aufnehmen, Kandidaten sammeln, zwei bis drei bewerten.
Treiber Anzahl der Abteilungen und ob eine schriftliche Auswertung dabei ist.
Konzept und Anforderungen
3.000 – 12.000 € einmaligSchriftlich festhalten, was gebaut wird, mit welchen Daten, an welchen Systemen.
Treiber Zahl der beteiligten Systeme. Ein ERP mit Schnittstelle ist ein Vielfaches einer Excel-Datei.
Prototyp
4.000 – 15.000 € einmaligEine lauffähige Fassung für einen Ablauf, an echten Daten, ohne Anbindung an den Betrieb.
Treiber Wie sauber die Daten vorliegen. Unstrukturierte Altbestände sind der teuerste Teil.
Einführung eines Anwendungsfalls
8.000 – 45.000 € einmaligVom Prototyp in den Alltag: Anbindung, Rechte, Schulung, Übergabe.
Treiber Schnittstellen und Abnahme. Jedes zusätzliche Zielsystem verlängert Test und Abnahme.
Kamera, Sensorik, Rechner
5.000 – 60.000 € einmaligNur bei Sichtprüfung, Wartungsvorhersage und allem, was an einer Maschine hängt.
Treiber Taktzeit und Umgebung. Prüfung in der Linie kostet ein Mehrfaches einer Prüfung daneben.
Modell- und Softwarekosten
50 – 1.500 € je MonatWas der laufende Betrieb an Nutzung kostet: Sprachmodell, Plattform, Speicher.
Treiber Menge und Modellwahl. Ein kleineres Modell für dieselbe Aufgabe kostet oft ein Zehntel.
Betrieb und Pflege
250 – 2.500 € je MonatÜberwachung, Fehlerbehebung, Anpassung, wenn sich Formulare oder Abläufe ändern.
Treiber Wie oft sich die Umgebung ändert. Faustregel: 15 bis 20 % der Einführung pro Jahr.
Schulung der Belegschaft
900 – 2.000 € je TagHalbtag bis zwei Tage, je nachdem, wie viele Personen damit arbeiten.
Treiber Gruppengröße und ob am eigenen Fall geübt wird oder an Beispielen.
Einrichtung je Anwendungsfall
Dieselben Untergrenzen, mit denen der KI-Potenzialcheck und dieAnwendungsfälle die Amortisation rechnen: Personentage × Tagessatz plus Hardware und Lizenzen, je Art des Projekts. Herleitung
Baustellendokumentation und Regieberichte
ab 3.000 €Fotos und Sprachnotizen von der Baustelle zu Bautagebuch, Regiebericht und Mängelliste zusammenfassen.
Texte, Protokolle und Dokumentation
ab 3.000 €Besprechungen, Berichte und Standardschreiben in Minuten statt Stunden.
Konzeptentwürfe und Präsentationen
ab 3.000 €Aus Briefing und Notizen eine erste Gliederung, Folien und Textentwürfe; das Team arbeitet am Inhalt statt an der Form.
Skripte, Code und Testfälle
ab 3.000 €Skripte für Rollouts und Automatisierung, kleine Anpassungen und Testfälle mit Assistenz schreiben; geprüft wird vor dem Einsatz beim Kunden.
E-Mail-Posteingang sortieren, Spam abfangen
ab 5.000 €Mails nach Anliegen und Dringlichkeit sortieren, Spam und Phishing abfangen, Routinemails vorbeantworten.
Buchhaltung: Zahlungsabgleich und Mahnwesen
ab 5.000 €Zahlungen zuordnen, offene Posten abgleichen, Mahnungen und Monatsabschluss vorbereiten.
Marketing-Produktion: Anzeigen, Print, Kampagnen
ab 5.000 €Anzeigen, Flyer, Beiträge und Kampagnenvarianten im eigenen Stil in Stunden statt Tagen.
Bewerbungen und Recruiting
ab 5.000 €Stellenanzeigen schreiben, Bewerbungen vorsortieren, Termine vereinbaren, jede Bewerbung zeitnah beantworten.
Entwurfsvarianten und Studien
ab 5.000 €Aus Grundstück, Raumprogramm und Vorgaben mehrere Varianten als Skizze oder Massenmodell erzeugen, bevor jemand eine davon ausarbeitet. Sehr individuell; der Nutzen liegt vor allem in früheren Entscheidungen des Bauherrn.
Visualisierungen und Renderings
ab 5.000 €Aus Modell oder Skizze in Stunden statt Tagen ein Bild für Bauherr, Wettbewerb oder Vermarktung. Sehr individuell; der Nutzen liegt vor allem in schnelleren Abstimmungen.
Artikeldaten und Produkttexte pflegen
ab 5.000 €Lieferantendaten vereinheitlichen, Merkmale ergänzen, Produkttexte für Shop und Marktplätze entwerfen.
Produktbilder freistellen und variieren
ab 5.000 €Hintergründe entfernen, Formate für Shop und Marktplatz erzeugen, Anwendungsbilder aus einem Produktfoto.
Digitales Home Staging
ab 5.000 €Leere oder bewohnte Räume auf Fotos einrichten und aufräumen, mit Kennzeichnung als Visualisierung im Exposé.
Grundrisse und 3D-Rundgänge
ab 5.000 €Aus alten Plänen, Fotos oder einem Scan saubere Grundrisse und einen Rundgang für die Vermarktung erzeugen.
Exposé-Texte und -Bilder
ab 5.000 €Exposé und Anzeigentext aus den Objektdaten entwerfen, Bilder auswählen und aufbereiten; der Makler prüft und gibt frei.
Moodboards, Layout- und Designvarianten
ab 5.000 €Stilrichtungen, Layouts und Varianten in Stunden statt Tagen, damit der Kunde früh zwischen Richtungen wählt. Sehr individuell; der Nutzen liegt vor allem in weniger Schleifen.
Abstimmungsschleifen mit Kunden
ab 5.000 €Rückmeldungen aus Mail, Kommentaren und Terminen zu einer Änderungsliste zusammenführen, Versionen und Freigaben nachhalten.
Speisekarten, Aushänge und Antworten auf Bewertungen
ab 5.000 €Karte und Aushänge in mehreren Sprachen, Antworten auf Bewertungen im eigenen Ton als Entwurf.
Posteingang, Belege und Rechnungen
ab 8.000 €Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Post automatisch lesen, zuordnen und ablegen.
Auswertungen und Dashboards (ohne eigenes Modell)
ab 8.000 €Kennzahlen aus ERP, Kasse oder Buchhaltung ohne Excel-Handarbeit zusammenführen.
Mandantenpost, Fristen und Belegvorbereitung
ab 8.000 €Eingehende Unterlagen erkennen, Fristen ziehen, Buchungsvorschläge vorbereiten.
Verträge und Schriftsätze prüfen
ab 8.000 €Klauseln gegen Ihre Muster abgleichen, Abweichungen und Fristen markieren, eine erste Zusammenfassung für die Akte.
Abrechnung und Kodierung vorbereiten
ab 8.000 €Leistungen aus Dokumentation und Terminen vorschlagen, fehlende Angaben vor der Abrechnung markieren.
Angebote und Auftragsbestätigungen
ab 12.000 €Angebote aus Anfrage und Preisliste vorbereiten, Bestätigungen und Nachfassen automatisch.
Termin- und Einsatzplanung
ab 12.000 €Touren, Schichten und Termine aus Auftragslage und Verfügbarkeit vorschlagen.
Aufmaß per Foto oder Scan
ab 12.000 €Räume und Flächen mit Tablet oder Scanner erfassen, Maße und Mengen direkt ins Angebot übernehmen statt vom Zollstock abzuschreiben.
Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (AVA)
ab 12.000 €Leistungsverzeichnisse aus Plan und Textbausteinen vorbereiten, Bieterangebote in den Preisspiegel lesen, Rechnungen gegen LV und Aufmaß prüfen.
IT entlasten: Tickets, Zugänge, Standardfragen
ab 12.000 €Passwort, Zugang, Drucker: Standardanfragen löst ein Assistent, die IT bekommt nur, was sie selbst lösen muss.
BIM-Modell pflegen und Kollisionen prüfen
ab 12.000 €Fachmodelle zusammenführen, Kollisionen zwischen Tragwerk, Technik und Architektur finden und als Aufgabenliste an die Planer geben.
CAD-Detailzeichnungen aus Modell und Vorlagen
ab 12.000 €Details, Schnitte und Beschriftung aus dem Modell und Ihren Standarddetails ableiten; die Planerin prüft und ergänzt.
Innendienst: Aufträge, Rückfragen, Stammdaten
ab 12.000 €Bestellungen aus Mail und PDF ins ERP übernehmen, Liefertermine beantworten, Stammdaten pflegen.
Angebotskalkulation aus Zeichnung
ab 12.000 €Aus Zeichnung und Anfrage Material, Arbeitsgänge und Zeiten vorschlagen und mit ähnlichen früheren Aufträgen abgleichen.
Angebot und Variantenkonfiguration (CPQ)
ab 12.000 €Aus Kundenanforderung und Baukasten eine gültige Variante mit Preis, Stückliste und Angebotstext zusammenstellen.
Variantenkonstruktion aus dem Baukasten
ab 12.000 €Aus der bestellten Variante Modell, Zeichnungen und Stückliste regelbasiert ableiten; die Konstruktion bearbeitet nur echte Sonderwünsche.
Angebots- und Lizenzkalkulation
ab 12.000 €Hardware, Lizenzen und Dienstleistung aus Distributorpreisen und Vorlagen zu einem Angebot rechnen, Verlängerungen rechtzeitig anstoßen.
Monitoring und Alarme auswerten
ab 12.000 €Alarme bündeln, Fehlalarme aussortieren, Ursachen vorschlagen und den Monatsbericht für den Kunden vorbereiten.
Kundenanfragen per Mail und Telefon
ab 15.000 €Wiederkehrende Fragen sofort beantworten, den Rest vorsortiert an die richtige Person.
Onboarding und Wissen aus eigenen Unterlagen
ab 15.000 €Anleitungen, Verträge und Erfahrungswissen per Frage finden statt per Suche und Nachfragen — neue Leute arbeiten schneller selbstständig.
Normen, Bauordnung und Vorgaben nachschlagen
ab 15.000 €Fragen zu Landesbauordnung, Bebauungsplan und Normen mit Fundstelle beantworten, für Entwurf und Bauantrag.
Kundenservice und Reklamationen
ab 15.000 €Tickets und Reklamationen vorsortieren, Antworten aus Handbuch und Historie vorschlagen, Status automatisch melden.
Service, Ersatzteile und Fehlerdiagnose
ab 15.000 €Ersatzteile aus Stückliste und Seriennummer finden, Störungen aus Handbuch und Servicehistorie eingrenzen, Einsätze vorbereiten.
Technische Dokumentation und Betriebsanleitungen
ab 15.000 €Betriebsanleitungen, Wartungspläne und Übersetzungen je Variante aus Konstruktionsdaten und Vorgängerdokumenten entwerfen.
Tickets vorqualifizieren und Antworten entwerfen
ab 15.000 €Tickets nach Kunde, System und Dringlichkeit einordnen, fehlende Angaben nachfragen, Antwort aus Doku und früheren Fällen vorschlagen.
Dokumentation und Wissensbasis aus Tickets
ab 15.000 €Aus gelösten Tickets und Einsatznotizen Anleitungen und Kundendokumentation entwerfen, damit dieselbe Frage nicht zweimal gelöst wird.
Wissensassistent mit lokalem Modell
ab 24.000 €Derselbe Assistent auf eigener Hardware, für Daten, die das Haus nicht verlassen dürfen.
CAD-Konstruktion und generatives Design
ab 30.000 €Bauteile aus Lastfall, Bauraum und Fertigungsverfahren vorschlagen lassen, Normteile und Wiederholteile automatisch finden.
Simulation und Auslegung beschleunigen
ab 30.000 €Ersatzmodelle aus früheren Berechnungen liefern in Sekunden eine erste Auslegung; die volle Simulation läuft nur noch für die engere Wahl.
Lagerplätze und Kommissionierung planen
ab 30.000 €Artikel nach Umschlag auf Plätze verteilen und Pickwege bündeln, statt nach Gewohnheit einzulagern.
Sichtprüfung und Qualitätskontrolle
ab 45.000 €Kamera statt Auge: Teile prüfen, Ausschuss früh erkennen, Prüfprotokolle automatisch.
Wartung vorausschauend planen
ab 50.000 €Maschinendaten auswerten, Stillstände vermeiden, Ersatzteile rechtzeitig bestellen.
Schätzung aus einem Modell mit offenen Annahmen, keine Erhebung. Rechenweg ↗
Tagessätze nach Anbietertyp
Der Satz allein sagt wenig — die Zahl der Tage entscheidet. Wer teurer ist und halb so lange braucht, ist günstiger.
Einzelperson, freiberuflich
700 – 1.200 € je TagSchnell verfügbar, ein Kopf. Kein Ersatz bei Ausfall.
Agentur oder Softwarehaus
1.000 – 1.600 € je TagTeam mit Vertretung, feste Abläufe, Abnahme und Gewährleistung.
Systemhaus mit Betrieb
1.100 – 1.800 € je TagBetreibt danach selbst weiter. Teurer im Projekt, oft günstiger über fünf Jahre.
Beratung, mittelstandsnah
1.400 – 2.200 € je TagKonzept und Auswahl, meist ohne eigene Umsetzung.
Große Beratungshäuser
ab 2.000 € je TagFür den Mittelstand selten die richtige Größe.
Fünf Fragen, die den Preis machen
- Wie liegen die Daten vor? Der größte einzelne Faktor. Saubere Tabellen aus einem System sind Tage, gescannte Papierbelege aus zehn Jahren sind Wochen.
- Wie viele Systeme müssen angebunden werden? Jede Schnittstelle kostet Aufwand im Bau und noch einmal im Test. Zwei Systeme kosten mehr als doppelt so viel wie eines.
- Wer entscheidet im Betrieb? Vorhaben ohne benannte Ansprechperson laufen länger. Die Verzögerung zahlt der Betrieb, nicht der Dienstleister.
- Muss es rechtssicher dokumentiert sein? Hochrisiko-Anwendungen nach EU-KI-Verordnung brauchen Dokumentation, Protokollierung und menschliche Aufsicht. Das ist eigener Aufwand, kein Zuschlag.
- Wo laufen die Daten? Betrieb im eigenen Haus oder bei einem EU-Anbieter kostet in der Einrichtung mehr und im Betrieb oft weniger als ein Zukauf je Anfrage.
Einrichtung und Nutzen je Branche
Je Branche die vier größten Aufgaben mit Einrichtungskosten ab, Stunden im Jahr und Amortisation, als Schätzung.
- KI im Handwerk: Belege und Angebote automatisieren
- KI im Planungsbüro: Protokolle und LV automatisieren
- KI in der Produktion: Sichtprüfung und Wartung
- KI im Maschinenbau: Konfiguration und Service
- KI für Steuerberater: Mandantenpost und Fristen
- KI in der Logistik: Disposition und Frachtbelege
- KI im Handel: Kundenanfragen und Produkttexte
- KI in der Arztpraxis: Dokumentation und Telefon
- KI in der Hausverwaltung: Belege und Mieteranfragen
- KI in Beratung und Agentur: Protokolle und Reports
- KI im Systemhaus: Tickets und Dokumentation
- KI in Gastro und Hotel: Reservierung und Dienstplan
Die Gegenrechnung: was es einbringt
Kosten allein entscheiden nichts. Der Potenzialcheck rechnet aus Ihrer Domain, wie viele Stunden und Euro pro Jahr auf der anderen Seite stehen — und wann sich das trägt.
Häufige Fragen
Warum nennt kaum ein Anbieter Preise?
Weil der Aufwand am Zuschnitt hängt und derselbe Satz „Rechnungen automatisch verarbeiten" 5.000 oder 50.000 Euro bedeuten kann. Das ist ein echter Grund, aber kein Grund, ohne jede Größenordnung in ein Gespräch zu gehen. Die Spannen hier sind genau dafür da.
Was ist ein fairer Tagessatz?
Der, der zum Anbietertyp passt. Eine Einzelperson unter 700 Euro ist entweder unerfahren oder rechnet die Nacharbeit später dazu; ein Systemhaus über 1.800 Euro muss erklären, was dafür zusätzlich drin ist. Entscheidend ist ohnehin die Zahl der Tage.
Was kostet der laufende Betrieb?
Faustregel: 15 bis 20 Prozent der Einführungskosten pro Jahr, plus die Nutzungskosten des Modells. Wer nur die Einführung rechnet, hat das Vorhaben um ein Drittel zu günstig kalkuliert.
Kann Förderung das tragen?
Einen Teil. Die meisten Landesprogramme fördern 30 bis 50 Prozent der externen Kosten, Beratung häufiger als Umsetzung, Hardware seltener als Software. Der Antrag muss vor dem Auftrag gestellt sein — ausnahmslos.
Was, wenn das Angebot deutlich unter der Spanne liegt?
Dann fehlt meist etwas: Test und Abnahme, Schulung, der laufende Betrieb oder die Anbindung an das zweite System. Fragen Sie, was ausdrücklich nicht enthalten ist — die Antwort erklärt die Differenz fast immer.