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KI in der Gebäudereinigung: Stundenerfassung, Einsatzplanung und Objektprotokolle automatisieren

In einem Reinigungs- oder Facility-Betrieb mit 25 Mitarbeitern kann Software ≈ 110–350 Stunden Routinearbeit im Jahr übernehmen, das sind ≈ 0,1–0,2 Vollzeitstellen (Schätzung des KI Integration Registers, Modellstand 12.10.2026). Den größten Anteil hat „Stundenerfassung, Lohn und Objektrechnungen“ mit ≈ 32 % der Stunden.

In der Gebäudereinigung arbeiten die meisten früh morgens und abends in vielen Objekten, und im Büro kommen ihre Stunden als Zettel an: abtippen, gegen das Soll je Objekt prüfen, Vertretungen nach Krankmeldungen finden, Begehungsprotokolle nachschreiben.

Rechnung für Ihre Betriebsgröße

Mitarbeiter

Gerechnet für 25 Mitarbeiter. Andere Größen: Tabelle unten.

ungefähr 4.600 – 14.700 €

Arbeitszeit im Jahr bei 25 Mitarbeitern: ≈110 – 350 h, ≈0,1 – 0,2 Vollzeitstellen. Die Einrichtung ist nach ≈ 29 bis über 60 Monaten bezahlt.

  • Arbeitszeiten≈ 30 – 110 h
  • Einsatzplanung≈ 30 – 90 h
  • Protokolle≈ 20 – 70 h
  • Angebote≈ 20 – 70 h

Schätzung Modell aus Branchenannahmen, nicht in Ihrem Betrieb gemessen. Rechenweg

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Branche und „Stundenerfassung, Lohn und Objektrechnungen“ sind eingetragen. Sie sehen sofort bis zu 3 passende Dienstleister; weitergegeben wird erst nach Ihrer Bestätigung per Mail. Kostenlos, ohne Konto.

Förderung: Für „Arbeitszeiten“ passt ERP-Förderkredit Digitalisierung; für alle vier Aufgaben 6 Programme von Bund und EU. Programme ansehen

Wo die Stunden liegen

Vier Aufgaben, die meisten Stunden zuerst. Stunden und Euro im Jahr für 25 Mitarbeiter, Schätzung

AufgabeLeistungsfeldAnnahmeStunden im JahrEuro im JahrEinrichtung ab
Stundenerfassung, Lohn und Objektrechnungen≈ 32 % der StundenDokumentenverarbeitung≈ 3 % der Belegschaft × 4 h je Woche≈ 30–110≈ 1.400–4.600 €≈ 8.000 €
Touren-, Revier- und Vertretungsplanung≈ 27 % der StundenProzessautomatisierung≈ 4 % der Belegschaft × 2,5 h je Woche≈ 30–90≈ 1.200–3.900 €≈ 12.000 €
Objektprotokolle und Qualitätskontrollen≈ 20 % der StundenAgenten & Chatbots≈ 4 % der Belegschaft × 2 h je Woche≈ 20–70≈ 1.000–3.100 €≈ 3.000 €
Angebote nach Fläche und Leistungsverzeichnis≈ 20 % der StundenProzessautomatisierung≈ 2 % der Belegschaft × 4 h je Woche≈ 20–70≈ 1.000–3.100 €≈ 12.000 €

Was sich im Ablauf ändert

  1. Stundenerfassung, Lohn und Objektrechnungen

    Arbeitszeiten je Objekt aus App oder Zettel übernehmen, gegen das Soll prüfen, Lohn und Monatsrechnung je Objekt vorbereiten.

    Heute, von Hand

    1. Stundenzettel aus vielen Objekten einsammeln
    2. Stunden abtippen und gegen das Soll je Objekt prüfen
    3. Lohn und Monatsrechnung je Objekt von Hand zusammenstellen

    Mit Software

    1. Arbeitszeiten aus App oder Zettel übernehmen
    2. Gegen Soll und Revier prüfen, Abweichungen markieren
    3. Lohn und Objektrechnung vorbereiten
    4. Mensch: Objektleitung klärt Abweichungen und gibt frei
    Was eingerichtet wird

    Zeiterfassung, Branchensoftware und Lohnabrechnung anbinden, Zuschlags- und Pausenregeln hinterlegen, Freigabeschritt vor Lohn und Rechnung einbauen.

    ≈ 30–110 h im Jahr bei 25 Mitarbeitern SchätzungDafür Dienstleister anfragen

  2. Touren-, Revier- und Vertretungsplanung

    Reviere, Touren und Vertretungen aus Objekten, Zeiten und Verfügbarkeit vorschlagen, Änderungen aufs Telefon der Reinigungskräfte schicken.

    Heute, von Hand

    1. Reviere und Touren in der Tabelle planen
    2. Bei Krankmeldung früh morgens Vertretung anrufen
    3. Änderungen einzeln durchgeben

    Mit Software

    1. Vertretung aus Objekt, Zeit und Verfügbarkeit vorschlagen
    2. Mensch: Objektleitung entscheidet
    3. Änderung aufs Telefon der Reinigungskraft schicken
    Was eingerichtet wird

    Aufträge, Personal und Fahrzeuge als Daten erfassen, Planungsregeln festlegen, Kalender, Mitarbeiter-App oder Telematik anbinden.

    ≈ 30–90 h im Jahr bei 25 Mitarbeitern SchätzungDafür Dienstleister anfragen

  3. Objektprotokolle und Qualitätskontrollen

    Aus Fotos und Sprachnotizen der Begehung ein Prüfprotokoll entwerfen, Mängel dem Revier zuordnen, Reklamationen nachhalten.

    Heute, von Hand

    1. Bei der Begehung Mängel auf Papier notieren
    2. Protokoll im Büro nachschreiben
    3. Reklamationen per Mail verfolgen

    Mit Software

    1. Fotos und Sprachnotiz übernehmen
    2. Protokoll mit Prüfpunkten, Mängeln und Revier entwerfen
    3. Offene Punkte nachhalten
    4. Mensch: Objektleitung prüft und schickt an den Kunden
    Was eingerichtet wird

    Prüfpunkte je Objekt aus Leistungsverzeichnis und Qualitätssystem erfassen, App für Fotos und Sprachnotizen einrichten, Ablage und Kundenbericht anbinden.

    ≈ 20–70 h im Jahr bei 25 Mitarbeitern SchätzungDafür Dienstleister anfragen

  4. Angebote nach Fläche und Leistungsverzeichnis

    Flächen, Intervalle und Leistungswerte aus Raumbuch oder Leistungsverzeichnis übernehmen und ein Angebot vorkalkulieren; die Kalkulation prüft und gibt frei.

    Heute, von Hand

    1. Flächen aus Plan oder Begehung zusammenzählen
    2. Leistungswerte und Intervalle von Hand ansetzen
    3. Leistungsverzeichnis Position für Position übertragen

    Mit Software

    1. Flächen und Intervalle aus Raumbuch oder LV übernehmen
    2. Angebot mit Leistungswerten vorkalkulieren
    3. Mensch: Kalkulation prüft und gibt frei
    4. Beim Kunden nachfassen
    Was eingerichtet wird

    Preisliste und Leistungskatalog anbinden, Vorlagen hinterlegen, die Übergabe an ERP oder Branchensoftware bauen, Regeln fürs Nachfassen festlegen.

    ≈ 20–70 h im Jahr bei 25 Mitarbeitern SchätzungDafür Dienstleister anfragen

Was in dieser Branche dazukommt

Gezählt sind alle Beschäftigten, auch die Reinigungskräfte im Objekt; die Büroarbeit tragen Objektleitung und Verwaltung. Die Gebäudereinigung steht im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (§ 2a), deshalb sind Beginn, Ende und Dauer jeder Arbeitszeit spätestens nach sieben Tagen aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren (§ 17 MiLoG). Eine digitale Zeiterfassung erfüllt das und liefert dieselben Stunden für Lohn und Objektrechnung. Erfasst eine App Zeiten oder Standorte, ist sie eine technische Einrichtung, die Verhalten und Leistung überwachen kann; ein Betriebsrat bestimmt mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Für Qualitätskontrollen gibt es mit der DIN EN 13549 eine Norm für Messsysteme; ein Protokoll aus Fotos und Sprachnotiz kann ihre Prüfpunkte übernehmen. Ein Dienstleister sollte Ihre Branchensoftware und die Lohnabrechnung anbinden.

Fundstellen § 17 MiLoG§ 2a SchwarzArbG§ 87 BetrVG

Weitere Aufgaben

Nicht in der Summe oben: Diese Fälle überschneiden sich mit den vier Aufgaben und stehen deshalb je für sich, für 25 Mitarbeiter. Schätzung

Typisch für Facility Services & Gebäudereinigung

Im Büro: 4 Aufgaben, die in vielen Branchen gleich anfallen
  • Objektmappe und Anleitungen in mehreren SprachenFragen zu Objekt, Reinigungsplan und Mitteln aus der Objektmappe beantworten, in der Sprache der Reinigungskraft.Agenten & ChatbotsDafür anfragen
    ≈ 40–140 h
  • Buchhaltung: Zahlungsabgleich und MahnwesenZahlungen zuordnen, offene Posten abgleichen, Mahnungen und Monatsabschluss vorbereiten.ProzessautomatisierungDafür anfragen
    ≈ 20–60 h
  • Bewerbungen und RecruitingStellenanzeigen schreiben, Bewerbungen vorsortieren, Termine vereinbaren, jede Bewerbung zeitnah beantworten.ProzessautomatisierungDafür anfragen
    ≈ 20–60 h
  • E-Mail-Posteingang sortieren, Spam abfangenMails nach Anliegen und Dringlichkeit sortieren, Spam und Phishing abfangen, Routinemails vorbeantworten.ProzessautomatisierungDafür anfragen
    ≈ 10–50 h

Nach Betriebsgröße

Dieselbe Rechnung für jede Größenklasse des Potenzialchecks, Schätzung

Mitarbeitergerechnet mitStunden im JahrVollzeitstellenEuro im Jahrbezahlt nach
1 bis 95≈ 20–70≈ 0,0–0,0≈ 900–2.900 €über 60 Monate
10 bis 4925≈ 110–350≈ 0,1–0,2≈ 4.600–14.700 €≈ 29 bis über 60 Monate
50 bis 199100≈ 440–1.400≈ 0,3–0,8≈ 18.400–58.700 €≈ 7,2–23 Monate
200 und mehr300≈ 1.310–4.200≈ 0,8–2,5≈ 55.100–176.200 €≈ 2,4–7,6 Monate

Mehr Umsatz

4 Fälle, Spanne am Jahresumsatz

Unsicherer als die Stunden: Ob aus gewonnener Zeit mehr Umsatz wird, entscheidet der Markt. Deshalb nur als Spanne am Jahresumsatz, Schätzung

  • Mehr Angebote je WocheMehr Angebote und Ausschreibungen bei gleicher Trefferquote, weil die Kalkulation schneller steht.≈ 0,5–2 % vom Umsatz
  • Schneller antworten als der WettbewerbWeniger Anfragen nach Sonderreinigungen, die beim nächsten Anbieter landen.≈ 0,5–1,5 % vom Umsatz
  • Offene Stellen schneller besetzenStellen sind früher besetzt; Objekte müssen seltener mit Vertretung und Überstunden gehalten werden.≈ 0,5–2 % vom Umsatz
  • Zusatzleistungen bei BestandskundenGlas-, Grund- und Sonderreinigung zur richtigen Zeit anbieten, ohne zusätzliche Werbekosten.≈ 0,5–1,5 % vom Umsatz

Wer das im Register umsetzt

Betriebe je Leistungsfeld, gezählt am 23.10.2026. Die Listen dahinter stehen nach belegten Angaben (Nachweiswert), nicht nach Bezahlung. Welche davon schon für Ihre Branche gearbeitet haben, erhebt das Register noch nicht; deshalb stehen hier keine Namen.

Betriebe in diesen Feldern nach StadtBerlin 161München 138Hamburg 120Wien 106Zürich 89Köln 82

Förderung für die Einführung

Laufende Programme von Bund und EU für 25 Mitarbeiter, je mit den Aufgaben, für die sie zahlen. Forschungsprogramme stehen nicht hier: Wer eine fertige Lösung einrichten lässt, bekommt aus ihnen nichts. Landesprogramme mit oft höheren Quoten hängen am Standort. Bei den meisten Programmen geht der Antrag vor der Auftragsvergabe.

Zuschuss mit Landesförderung im Förderrechner berechnen

Fragen und Antworten

Wie viele Stunden spart KI in einem Reinigungs- oder Facility-Betrieb?

Bei 25 Mitarbeitern ≈ 110–350 Stunden im Jahr, bei 5 Mitarbeitern ≈ 20–70, bei 100 ≈ 440–1.400. Schätzung aus Branchenannahmen: Anteil der Belegschaft je Aufgabe × gesparte Stunden je Woche × 46 Wochen, davon kommen je nach Einführung 25 bis 80 % an.

Mit welcher Aufgabe fängt man an?

Mit der, die die meisten Stunden bindet: „Stundenerfassung, Lohn und Objektrechnungen“ mit ≈ 32 % der gerechneten Stunden. Die Einrichtung kostet ab ≈ 8.000 € einmalig (Schätzung, Untergrenze).

Was kostet die Einführung, und wann hat sie sich bezahlt gemacht?

Alle vier Aufgaben zusammen ab ≈ 35.000 € einmalig, gerechnet aus Personentagen × Tagessatz plus Sachkosten je Art des Projekts. Bei 25 Mitarbeitern und 42 € Vollkosten je Stunde ist das nach ≈ 29 bis über 60 Monaten durch die gesparte Arbeitszeit bezahlt. Beides Schätzung.

Wer setzt das um?

Das Register führt am 23.10.2026 Dienstleister in den Leistungsfeldern dieser Aufgaben: Dokumentenverarbeitung (466), Prozessautomatisierung (2.758), Agenten & Chatbots (1.306). Ein Betrieb kann in mehreren Feldern stehen. In den Listen stehen verifizierte Einträge vorn, die übrigen wechseln täglich; Bezahlung ändert daran nichts.

Gibt es Förderung?

Von den laufenden Programmen, die das Register führt, fördern 6 von Bund oder EU die Einführung mindestens einer dieser Aufgaben bei 25 Mitarbeitern: ERP-Förderkredit Digitalisierung (511/512); INQA-Coaching; Förderung von Unternehmensberatungen für KMU („Förderung unternehmerischen Know-hows“); Mittelstand-Digital Zentren und KI-Trainer; Zukunftszentren (ESF Plus); EDIH — Europäische Digitale Innovationszentren. Landesprogramme hängen am Standort; der Antrag geht immer vor der Auftragsvergabe.

Mit Ihren Zahlen rechnen

Geben Sie Ihre Website ein: Der Check liest Größe und Standort aus dem Impressum und zeigt die Förderung für Ihr Bundesland. Die Branche bleibt Facility Services & Gebäudereinigung.

Für Dienstleister

Betriebe, die Facility Services & Gebäudereinigung bei KI-Vorhaben begleiten, finden hier Anfragen mit Anlass. Eintrag beanspruchen, kostenlos.

So ist die Zahl entstanden

Stunden im Jahr = Mitarbeiter × Anteil der Belegschaft, der die Aufgabe trägt × gesparte Stunden je Person und Woche × 46 Wochen, je Aufgabe. Davon kommt je nach Einführung 25 bis 80 % an; das ist die Spanne. Euro = Stunden × 42 € Vollkosten je Stunde.

Annahmen und Grenzen des Modells

Anteile und Stunden sind Erfahrungswerte je Branche, keine Messung in einem Betrieb. Die Einrichtung ist eine Untergrenze aus Personentagen × Tagessatz plus Sachkosten je Art des Projekts, gerechnet für einen Standort. Die Dienstleisterzahlen sind gezählt, nicht geschätzt.

Zwei Grenzen des Modells: Der Stundensatz von 42 € gilt für alle Branchen; in Kanzleien und Systemhäusern liegt er höher, die Euro-Zahl ist dort eher zu niedrig. Die Einrichtung wächst in großen Betrieben mit, das Modell hält sie fest; die Amortisation ist dort zu kurz gerechnet. Die Seite zeigt deshalb keine Bruchteile eines Monats („unter 1 Monat“, „höchstens …“) und über fünf Jahren nur „über 60“.

Alle AnnahmenAlle Anwendungsfälle je BrancheDiese Seite als Markdown

Zitieren KI Integration Register: KI in der Gebäudereinigung: Stundenerfassung, Einsatzplanung und Objektprotokolle automatisieren. Schätzung, Modellstand 12.10.2026. https://kiintegration.com/potenzial/facility/