KI für Lehrer und Schulen: Unterrichtsmaterial, Rückmeldungen und Sekretariat entlasten
In einer Schule oder Hochschule mit 25 Mitarbeitern kann Software ≈ 520–1.670 Stunden Routinearbeit im Jahr übernehmen, das sind ≈ 0,3–1,0 Vollzeitstellen (Schätzung des KI Integration Registers, Modellstand 12.10.2026). Den größten Anteil hat „Unterrichtsvorbereitung und Material“ mit ≈ 50 % der Stunden.
In Schule und Hochschule geht die Zeit außerhalb des Unterrichts in Material für jede Lerngruppe, Rückmeldungen zu Stapeln von Arbeiten, Vertretungspläne am frühen Morgen und ein Sekretariat, bei dem jeder anruft.
Rechnung für Ihre Betriebsgröße
Gerechnet für 25 Mitarbeiter. Andere Größen: Tabelle unten.
ungefähr 22.000 – 70.300 €
Arbeitszeit im Jahr bei 25 Mitarbeitern: ≈520 – 1.670 h, ≈0,3 – 1,0 Vollzeitstellen. Die Einrichtung ist nach ≈ 7,7–25 Monaten bezahlt.
- Material≈ 260 – 830 h
- Rückmeldungen≈ 120 – 370 h
- Sekretariat≈ 90 – 290 h
- Vertretungsplan≈ 60 – 180 h
Schätzung Modell aus Branchenannahmen, nicht in Ihrem Betrieb gemessen. Rechenweg
Branche und „Unterrichtsvorbereitung und Material“ sind eingetragen. Sie sehen sofort bis zu 3 passende Dienstleister; weitergegeben wird erst nach Ihrer Bestätigung per Mail. Kostenlos, ohne Konto.
Förderung: Für „Material“ passt EDIH — Europäische Digitale Innovationszentren; für alle vier Aufgaben 1 Programm von Bund und EU. Programm ansehen
Wo die Stunden liegen
Vier Aufgaben, die meisten Stunden zuerst. Stunden und Euro im Jahr für 25 Mitarbeiter, Schätzung
| Aufgabe | Leistungsfeld | Annahme | Stunden im Jahr | Euro im Jahr | Einrichtung ab |
|---|---|---|---|---|---|
| Unterrichtsvorbereitung und Material≈ 50 % der Stunden | Agenten & Chatbots | ≈ 60 % der Belegschaft × 1,5 h je Woche | ≈ 260–830 | ≈ 10.900–34.800 € | ≈ 3.000 € |
| Rückmeldungen zu Arbeiten vorbereiten≈ 22 % der Stunden | Agenten & Chatbots | ≈ 40 % der Belegschaft × 1 h je Woche | ≈ 120–370 | ≈ 4.800–15.500 € | ≈ 15.000 € |
| Sekretariat: Krankmeldungen und Elternanfragen≈ 18 % der Stunden | Agenten & Chatbots | ≈ 8 % der Belegschaft × 4 h je Woche | ≈ 90–290 | ≈ 3.900–12.400 € | ≈ 15.000 € |
| Vertretungs- und Stundenplanung≈ 11 % der Stunden | Prozessautomatisierung | ≈ 5 % der Belegschaft × 4 h je Woche | ≈ 60–180 | ≈ 2.400–7.700 € | ≈ 12.000 € |
Was sich im Ablauf ändert
Unterrichtsvorbereitung und Material
Arbeitsblätter, Übungen in mehreren Niveaustufen und Tafelbilder entwerfen; die Lehrkraft prüft und passt an.
Heute, von Hand
- Arbeitsblatt am Abend selbst erstellen
- Für jede Niveaustufe eine eigene Fassung schreiben
- Material aus alten Ordnern zusammensuchen
Mit Software
- Mensch: Lehrkraft nennt Thema, Lerngruppe und Ziel
- Arbeitsblätter und Übungen in mehreren Niveaustufen entwerfen
- Mensch: Lehrkraft prüft fachlich und passt an
Was eingerichtet wird
Ein datenschutzgeprüftes Werkzeug auswählen oder das des Schulträgers nutzen, Vorlagen und Fachbegriffe hinterlegen, das Kollegium schulen.
≈ 260–830 h im Jahr bei 25 Mitarbeitern SchätzungDafür Dienstleister anfragen
Rückmeldungen zu Arbeiten vorbereiten
Rückmeldungen zu Aufsätzen und Übungen am eigenen Bewertungsraster vorformulieren; Note und Urteil setzt die Lehrkraft.
Heute, von Hand
- Jede Arbeit lesen
- Rückmeldung für jede Arbeit von Hand formulieren
- Dieselben Hinweise immer wieder schreiben
Mit Software
- Arbeit ohne Namen am Bewertungsraster lesen
- Rückmeldung als Entwurf vorformulieren
- Mensch: Lehrkraft liest jede Arbeit, setzt Note und Urteil
Was eingerichtet wird
Bewertungsraster erfassen, ein Werkzeug ohne Speicherung von Schülerdaten außerhalb der Schule einrichten, Regeln für Pseudonyme festlegen, Lehrkräfte schulen.
≈ 120–370 h im Jahr bei 25 Mitarbeitern SchätzungDafür Dienstleister anfragen
Sekretariat: Krankmeldungen und Elternanfragen
Krankmeldungen annehmen, Fragen zu Terminen und Formularen beantworten, Persönliches an das Sekretariat geben.
Heute, von Hand
- Krankmeldungen und Elternfragen am Telefon annehmen
- Bescheinigungen und Formulare heraussuchen
- Rückfragen an Lehrkräfte weiterleiten
Mit Software
- Krankmeldungen annehmen und an die Klassenleitung geben
- Standardfragen zu Terminen und Formularen beantworten
- Mensch: Sekretariat bearbeitet alles Persönliche
Was eingerichtet wird
Eine Wissensbasis aus Ihren Unterlagen aufbauen, Postfach, Website oder Telefonanlage anbinden, festlegen, wann ein Mensch übernimmt, mit echten Anfragen testen.
≈ 90–290 h im Jahr bei 25 Mitarbeitern SchätzungDafür Dienstleister anfragen
Vertretungs- und Stundenplanung
Vertretungen aus Stundenplan, Fach und Verfügbarkeit vorschlagen; die Schulleitung entscheidet.
Heute, von Hand
- Morgens Ausfälle sammeln
- Vertretungen von Hand suchen
- Plan aushängen und Lehrkräfte anrufen
Mit Software
- Vertretung aus Stundenplan, Fach und Verfügbarkeit vorschlagen
- Plan an Lehrkräfte und Klassen geben
- Mensch: Schulleitung entscheidet die Vertretung
Was eingerichtet wird
Aufträge, Personal und Fahrzeuge als Daten erfassen, Planungsregeln festlegen, Kalender, Mitarbeiter-App oder Telematik anbinden.
≈ 60–180 h im Jahr bei 25 Mitarbeitern SchätzungDafür Dienstleister anfragen
Was in dieser Branche dazukommt
Schülerdaten regeln DSGVO und die Schulgesetze der Länder; Namen, Noten und Förderbedarfe gehören nicht in einen frei verfügbaren Chatbot. Viele Länder und Schulträger stellen Lehrkräften geprüfte Werkzeuge bereit, fragen Sie dort, bevor Sie selbst einkaufen. Die KI-Verordnung zählt Systeme, die Lernergebnisse bewerten, über Zulassung entscheiden oder Prüfungen beaufsichtigen, zu den Hochrisiko-Systemen (Anhang III Nr. 3). Software darf deshalb Rückmeldungen entwerfen, die Note setzt die Lehrkraft. An Hochschulen regeln die Prüfungsordnungen, was Studierende nutzen dürfen. Seit Februar 2025 müssen Schulen und Hochschulen, die KI einsetzen, ihr Personal dafür schulen (Art. 4).
Fundstellen KI-Verordnung (EU) 2024/1689, Anhang III Nr. 3DSGVO
Weitere Aufgaben
Nicht in der Summe oben: Diese Fälle überschneiden sich mit den vier Aufgaben und stehen deshalb je für sich, für 25 Mitarbeiter. Schätzung
Typisch für Schulen & Hochschulen
- Wissensassistent mit lokalem ModellDerselbe Assistent auf eigener Hardware: Schülerdaten und Konferenzunterlagen bleiben in der Schule.Agenten & ChatbotsDafür anfragen≈ 60–180 h
Im Büro: 3 Aufgaben, die in vielen Branchen gleich anfallen
- E-Mail-Posteingang sortieren, Spam abfangenMails nach Anliegen und Dringlichkeit sortieren, Spam und Phishing abfangen, Routinemails vorbeantworten.ProzessautomatisierungDafür anfragen≈ 90–280 h
- Schul-IT: Zugänge, Tablets und StandardfragenPasswort, Zugang, Drucker: Standardanfragen löst ein Assistent, die IT bekommt nur, was sie selbst lösen muss.IT-DienstleistungenDafür anfragen≈ 30–110 h
- Bewerbungen und RecruitingStellenanzeigen schreiben, Bewerbungen vorsortieren, Termine vereinbaren, jede Bewerbung zeitnah beantworten.ProzessautomatisierungDafür anfragen≈ 10–40 h
Nach Betriebsgröße
Dieselbe Rechnung für jede Größenklasse des Potenzialchecks, Schätzung
| Mitarbeiter | gerechnet mit | Stunden im Jahr | Vollzeitstellen | Euro im Jahr | bezahlt nach |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 bis 9 | 5 | ≈ 100–330 | ≈ 0,1–0,2 | ≈ 4.400–14.100 € | ≈ 38 bis über 60 Monate |
| 10 bis 49 | 25 | ≈ 520–1.670 | ≈ 0,3–1,0 | ≈ 22.000–70.300 € | ≈ 7,7–25 Monate |
| 50 bis 199 | 100 | ≈ 2.090–6.700 | ≈ 1,2–3,9 | ≈ 87.900–281.300 € | ≈ 1,9–6,1 Monate |
| 200 und mehr | 300 | ≈ 6.280–20.090 | ≈ 3,7–11,8 | ≈ 263.700–843.900 € | höchstens ≈ 2,0 Monate |
Wer das im Register umsetzt
Betriebe je Leistungsfeld, gezählt am 23.10.2026. Die Listen dahinter stehen nach belegten Angaben (Nachweiswert), nicht nach Bezahlung. Welche davon schon für Ihre Branche gearbeitet haben, erhebt das Register noch nicht; deshalb stehen hier keine Namen.
Agenten & Chatbots1.306 Betriebe
für Unterrichtsvorbereitung und Material · Rückmeldungen zu Arbeiten vorbereiten · Sekretariat: Krankmeldungen und Elternanfragen
Prozessautomatisierung2.758 Betriebe
für Vertretungs- und Stundenplanung
Betriebe in diesen Feldern nach StadtBerlin 156München 135Hamburg 117Wien 103Zürich 85Köln 80
Förderung
Die Förderprogramme im Register richten sich an Unternehmen und greifen hier nicht. Öffentliche Schulen gehen über ihren Schulträger und die Programme ihres Landes, Kommunen über die Kommunalförderung von Land und Bund; Vereine, private Schulen und gemeinnützige GmbHs prüfen die jeweilige Richtlinie.
- EDIH — Europäische Digitale InnovationszentrenEU · kostenfrei — Sachleistung statt Zuschussfür Material, Rückmeldungen, Vertretungsplan
Fragen und Antworten
Wie viele Stunden spart KI in einer Schule oder Hochschule?
Bei 25 Mitarbeitern ≈ 520–1.670 Stunden im Jahr, bei 5 Mitarbeitern ≈ 100–330, bei 100 ≈ 2.090–6.700. Schätzung aus Branchenannahmen: Anteil der Belegschaft je Aufgabe × gesparte Stunden je Woche × 46 Wochen, davon kommen je nach Einführung 25 bis 80 % an.
Mit welcher Aufgabe fängt man an?
Mit der, die die meisten Stunden bindet: „Unterrichtsvorbereitung und Material“ mit ≈ 50 % der gerechneten Stunden. Die Einrichtung kostet ab ≈ 3.000 € einmalig (Schätzung, Untergrenze).
Was kostet die Einführung, und wann hat sie sich bezahlt gemacht?
Alle vier Aufgaben zusammen ab ≈ 45.000 € einmalig, gerechnet aus Personentagen × Tagessatz plus Sachkosten je Art des Projekts. Bei 25 Mitarbeitern und 42 € Vollkosten je Stunde ist das nach ≈ 7,7–25 Monaten durch die gesparte Arbeitszeit bezahlt. Beides Schätzung.
Wer setzt das um?
Das Register führt am 23.10.2026 Dienstleister in den Leistungsfeldern dieser Aufgaben: Agenten & Chatbots (1.306), Prozessautomatisierung (2.758). Ein Betrieb kann in mehreren Feldern stehen. In den Listen stehen verifizierte Einträge vorn, die übrigen wechseln täglich; Bezahlung ändert daran nichts.
Gibt es Förderung?
Die Förderprogramme im Register richten sich an Unternehmen und greifen hier nicht. Öffentliche Schulen gehen über ihren Schulträger und die Programme ihres Landes, Kommunen über die Kommunalförderung von Land und Bund; Vereine, private Schulen und gemeinnützige GmbHs prüfen die jeweilige Richtlinie. Beraten lassen können Sie sich bei: EDIH — Europäische Digitale Innovationszentren.
Mit Ihren Zahlen rechnen
Geben Sie Ihre Website ein: Der Check liest Größe und Standort aus dem Impressum und zeigt die Förderung für Ihr Bundesland. Die Branche bleibt Schulen & Hochschulen.
Für Dienstleister
Betriebe, die Schulen & Hochschulen bei KI-Vorhaben begleiten, finden hier Anfragen mit Anlass. Eintrag beanspruchen, kostenlos.
So ist die Zahl entstanden
Stunden im Jahr = Mitarbeiter × Anteil der Belegschaft, der die Aufgabe trägt × gesparte Stunden je Person und Woche × 46 Wochen, je Aufgabe. Davon kommt je nach Einführung 25 bis 80 % an; das ist die Spanne. Euro = Stunden × 42 € Vollkosten je Stunde.
Annahmen und Grenzen des Modells
Anteile und Stunden sind Erfahrungswerte je Branche, keine Messung in einem Betrieb. Die Einrichtung ist eine Untergrenze aus Personentagen × Tagessatz plus Sachkosten je Art des Projekts, gerechnet für einen Standort. Die Dienstleisterzahlen sind gezählt, nicht geschätzt.
Zwei Grenzen des Modells: Der Stundensatz von 42 € gilt für alle Branchen; in Kanzleien und Systemhäusern liegt er höher, die Euro-Zahl ist dort eher zu niedrig. Die Einrichtung wächst in großen Betrieben mit, das Modell hält sie fest; die Amortisation ist dort zu kurz gerechnet. Die Seite zeigt deshalb keine Bruchteile eines Monats („unter 1 Monat“, „höchstens …“) und über fünf Jahren nur „über 60“.
Alle AnnahmenAlle Anwendungsfälle je BrancheDiese Seite als Markdown
Zitieren KI Integration Register: KI für Lehrer und Schulen: Unterrichtsmaterial, Rückmeldungen und Sekretariat entlasten. Schätzung, Modellstand 12.10.2026. https://kiintegration.com/potenzial/schulen/