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KI für Personaldienstleister und Zeitarbeit: Bewerberprofile, Stundenzettel und Einsatzplanung automatisieren

In einem Personaldienstleister mit 25 Mitarbeitern kann Software ≈ 80–260 Stunden Routinearbeit im Jahr übernehmen, das sind ≈ 0,0–0,2 Vollzeitstellen (Schätzung des KI Integration Registers, Modellstand 12.10.2026). Den größten Anteil hat „Bewerberprofile und Unterlagen aufbereiten“ mit ≈ 36 % der Stunden.

In der Zeitarbeit hängt das Büro an den Leuten im Einsatz: Lebensläufe für jede Kundenanfrage neu aufbereiten, jede Woche Stundenzettel abtippen und gegen Zuschläge prüfen, Einsätze nach jeder Krankmeldung umplanen.

Rechnung für Ihre Betriebsgröße

Mitarbeiter

Gerechnet für 25 Mitarbeiter. Andere Größen: Tabelle unten.

ungefähr 3.400 – 11.000 €

Arbeitszeit im Jahr bei 25 Mitarbeitern: ≈80 – 260 h, ≈0,0 – 0,2 Vollzeitstellen. Die Einrichtung ist nach ≈ 47 bis über 60 Monaten bezahlt.

  • Profile≈ 30 – 100 h
  • Stundenzettel≈ 20 – 70 h
  • Einsatzplanung≈ 20 – 60 h
  • Kundenanfragen≈ 10 – 40 h

Schätzung Modell aus Branchenannahmen, nicht in Ihrem Betrieb gemessen. Rechenweg

Dienstleister anfragen

Branche und „Bewerberprofile und Unterlagen aufbereiten“ sind eingetragen. Sie sehen sofort bis zu 3 passende Dienstleister; weitergegeben wird erst nach Ihrer Bestätigung per Mail. Kostenlos, ohne Konto.

Förderung: Für „Profile“ passt ERP-Förderkredit Digitalisierung; für alle vier Aufgaben 6 Programme von Bund und EU. Programme ansehen

Wo die Stunden liegen

Vier Aufgaben, die meisten Stunden zuerst. Stunden und Euro im Jahr für 25 Mitarbeiter, Schätzung

AufgabeLeistungsfeldAnnahmeStunden im JahrEuro im JahrEinrichtung ab
Bewerberprofile und Unterlagen aufbereiten≈ 36 % der StundenDokumentenverarbeitung≈ 3 % der Belegschaft × 3,5 h je Woche≈ 30–100≈ 1.300–4.100 €≈ 8.000 €
Stundenzettel, Lohn- und Kundenabrechnung≈ 27 % der StundenDokumentenverarbeitung≈ 2 % der Belegschaft × 4 h je Woche≈ 20–70≈ 1.000–3.100 €≈ 8.000 €
Einsatzplanung und Überlassungsfristen≈ 21 % der StundenProzessautomatisierung≈ 3 % der Belegschaft × 2 h je Woche≈ 20–60≈ 700–2.300 €≈ 12.000 €
Personalanforderungen und Kundenanfragen≈ 15 % der StundenAgenten & Chatbots≈ 2 % der Belegschaft × 2 h je Woche≈ 10–40≈ 500–1.500 €≈ 15.000 €

Was sich im Ablauf ändert

  1. Bewerberprofile und Unterlagen aufbereiten

    Lebensläufe und Nachweise lesen, ein Kandidatenprofil im Format des Kunden entwerfen, fehlende Unterlagen markieren; wen er vorschlägt, entscheidet der Disponent.

    Heute, von Hand

    1. Lebensläufe aus Mail, Portal und Foto sammeln
    2. Für jede Anforderung ein Profil neu schreiben
    3. Fehlende Nachweise einzeln nachfragen

    Mit Software

    1. Lebenslauf und Nachweise lesen
    2. Profil im Format des Kunden entwerfen
    3. Fehlende Unterlagen markieren und nachfordern
    4. Mensch: Disponent entscheidet, wen er vorschlägt
    Was eingerichtet wird

    Bewerbereingang und Zeitarbeitssoftware anbinden, Profilvorlagen je Kunde hinterlegen, Regeln für Anonymisierung und Löschfristen festlegen.

    ≈ 30–100 h im Jahr bei 25 Mitarbeitern SchätzungDafür Dienstleister anfragen

  2. Stundenzettel, Lohn- und Kundenabrechnung

    Stundenzettel aus Foto oder App lesen, gegen Einsatz und Zuschläge prüfen, Lohn und Kundenrechnung daraus vorbereiten.

    Heute, von Hand

    1. Stundenzettel als Foto, Papier und Tabelle einsammeln
    2. Stunden, Pausen und Zuschläge abtippen
    3. In Lohn und Kundenrechnung übertragen

    Mit Software

    1. Stunden aus App oder Foto übernehmen
    2. Gegen Einsatz, Zuschläge und Equal Pay prüfen
    3. Lohn und Rechnung vorbereiten
    4. Mensch: Lohnbüro klärt Abweichungen und gibt frei
    Was eingerichtet wird

    Zeiterfassung, Branchensoftware und Lohnabrechnung anbinden, Zuschlags- und Pausenregeln hinterlegen, Freigabeschritt vor Lohn und Rechnung einbauen.

    ≈ 20–70 h im Jahr bei 25 Mitarbeitern SchätzungDafür Dienstleister anfragen

  3. Einsatzplanung und Überlassungsfristen

    Einsätze aus Anforderung, Verfügbarkeit und Qualifikation vorschlagen, Fristen nach dem AÜG nachhalten; zugeteilt wird vom Disponenten.

    Heute, von Hand

    1. Einsätze in Tabelle oder Software pflegen
    2. Bei Krankmeldung Ersatz anrufen
    3. Überlassungsdauer von Hand nachhalten

    Mit Software

    1. Ersatz aus Verfügbarkeit und Qualifikation vorschlagen
    2. Fristen für Equal Pay und Höchstdauer melden
    3. Mensch: Disponent teilt zu und informiert den Kunden
    Was eingerichtet wird

    Aufträge, Personal und Fahrzeuge als Daten erfassen, Planungsregeln festlegen, Kalender, Mitarbeiter-App oder Telematik anbinden.

    ≈ 20–60 h im Jahr bei 25 Mitarbeitern SchätzungDafür Dienstleister anfragen

  4. Personalanforderungen und Kundenanfragen

    Anforderungen aus Mail und Telefon mit Profil, Zeitraum und Einsatzort aufnehmen, Rückfragen zu Stunden und Rechnung beantworten.

    Heute, von Hand

    1. Anforderungen per Telefon und Mail annehmen
    2. Profil, Zeitraum und Einsatzort nachfragen
    3. Rückfragen zu Stunden und Rechnung beantworten

    Mit Software

    1. Anforderung mit Profil, Zeitraum und Ort aufnehmen
    2. Standardfragen zu Stunden und Rechnung beantworten
    3. Mensch: Disponent übernimmt Angebot und Besetzung
    Was eingerichtet wird

    Eine Wissensbasis aus Ihren Unterlagen aufbauen, Postfach, Website oder Telefonanlage anbinden, festlegen, wann ein Mensch übernimmt, mit echten Anfragen testen.

    ≈ 10–40 h im Jahr bei 25 Mitarbeitern SchätzungDafür Dienstleister anfragen

Was in dieser Branche dazukommt

Gezählt sind hier alle Beschäftigten, auch die Zeitarbeitnehmer im Kundeneinsatz; die Büroarbeit tragen die wenigen Internen. Das AÜG verlangt einen Vertrag in Textform, der die Überlassung als solche bezeichnet, und vor jedem Einsatz die konkrete Person (§ 1 Abs. 1, § 12). Eine tarifliche Abweichung vom Equal Pay gilt in der Regel nur die ersten neun Monate (§ 8 Abs. 4), und nach 18 Monaten endet die Überlassung an denselben Kunden (§ 1 Abs. 1b); diese Fristen kann Software nachhalten. Systeme, die Bewerbungen filtern, Bewerber bewerten oder Einsätze nach persönlichen Merkmalen zuteilen, zählen nach der KI-Verordnung zu den Hochrisiko-Systemen (Anhang III Nr. 4) und bringen eigene Pflichten mit. Die Aufgaben auf dieser Seite bereiten auf, entschieden wird im Team. Lebensläufe und Stundenzettel sind personenbezogen und brauchen eine Auftragsverarbeitung mit jedem Anbieter. Ein Dienstleister sollte Ihre Zeitarbeitssoftware und die Lohnabrechnung anbinden.

Fundstellen ArbeitnehmerüberlassungsgesetzKI-Verordnung (EU) 2024/1689, Anhang III Nr. 4Art. 28 DSGVO

Weitere Aufgaben

Nicht in der Summe oben: Diese Fälle überschneiden sich mit den vier Aufgaben und stehen deshalb je für sich, für 25 Mitarbeiter. Schätzung

Typisch für Personaldienstleister & Zeitarbeit

Im Büro: 5 Aufgaben, die in vielen Branchen gleich anfallen
  • E-Mail-Posteingang sortieren, Spam abfangenMails nach Anliegen und Dringlichkeit sortieren, Spam und Phishing abfangen, Routinemails vorbeantworten.ProzessautomatisierungDafür anfragen
    ≈ 20–60 h
  • Buchhaltung: Zahlungsabgleich und MahnwesenZahlungen zuordnen, offene Posten abgleichen, Mahnungen und Monatsabschluss vorbereiten.ProzessautomatisierungDafür anfragen
    ≈ 20–60 h
  • Onboarding und Wissen aus eigenen UnterlagenFragen zu Tarif, Zuschlägen und Einsatzregeln aus Ihren Unterlagen beantworten, für Interne und Zeitarbeitnehmer.Agenten & ChatbotsDafür anfragen
    ≈ 20–60 h
  • Stellenanzeigen und BewerbereingangStellenanzeigen schreiben, jede Bewerbung zeitnah bestätigen, Vorstellungstermine vereinbaren; ausgewählt wird im Team.ProzessautomatisierungDafür anfragen
    ≈ 10–40 h
  • Marketing-Produktion: Anzeigen, Print, KampagnenAnzeigen, Flyer, Beiträge und Kampagnenvarianten im eigenen Stil in Stunden statt Tagen.Marketing & ContentDafür anfragen
    ≈ 10–30 h

Nach Betriebsgröße

Dieselbe Rechnung für jede Größenklasse des Potenzialchecks, Schätzung

Mitarbeitergerechnet mitStunden im JahrVollzeitstellenEuro im Jahrbezahlt nach
1 bis 95≈ 20–50≈ 0,0–0,0≈ 700–2.200 €über 60 Monate
10 bis 4925≈ 80–260≈ 0,0–0,2≈ 3.400–11.000 €≈ 47 bis über 60 Monate
50 bis 199100≈ 330–1.050≈ 0,2–0,6≈ 13.800–44.000 €≈ 12–38 Monate
200 und mehr300≈ 980–3.150≈ 0,6–1,9≈ 41.300–132.100 €≈ 3,9–13 Monate

Mehr Umsatz

3 Fälle, Spanne am Jahresumsatz

Unsicherer als die Stunden: Ob aus gewonnener Zeit mehr Umsatz wird, entscheidet der Markt. Deshalb nur als Spanne am Jahresumsatz, Schätzung

  • Schneller auf Personalanforderungen antwortenWeniger Anforderungen, die ein anderer Personaldienstleister zuerst besetzt.≈ 0,5–2 % vom Umsatz
  • Anforderungen schneller besetzenPassende Kandidaten liegen früher beim Kunden; weniger Einsätze bleiben unbesetzt.≈ 0,5–2 % vom Umsatz
  • Bestandskunden gezielt ansprechenMehr Umsatz je Kunde ohne zusätzliche Werbekosten.≈ 0,5–1,5 % vom Umsatz

Wer das im Register umsetzt

Betriebe je Leistungsfeld, gezählt am 23.10.2026. Die Listen dahinter stehen nach belegten Angaben (Nachweiswert), nicht nach Bezahlung. Welche davon schon für Ihre Branche gearbeitet haben, erhebt das Register noch nicht; deshalb stehen hier keine Namen.

Betriebe in diesen Feldern nach StadtBerlin 161München 138Hamburg 120Wien 106Zürich 89Köln 82

Förderung für die Einführung

Laufende Programme von Bund und EU für 25 Mitarbeiter, je mit den Aufgaben, für die sie zahlen. Forschungsprogramme stehen nicht hier: Wer eine fertige Lösung einrichten lässt, bekommt aus ihnen nichts. Landesprogramme mit oft höheren Quoten hängen am Standort. Bei den meisten Programmen geht der Antrag vor der Auftragsvergabe.

Zuschuss mit Landesförderung im Förderrechner berechnen

Fragen und Antworten

Wie viele Stunden spart KI in einem Personaldienstleister?

Bei 25 Mitarbeitern ≈ 80–260 Stunden im Jahr, bei 5 Mitarbeitern ≈ 20–50, bei 100 ≈ 330–1.050. Schätzung aus Branchenannahmen: Anteil der Belegschaft je Aufgabe × gesparte Stunden je Woche × 46 Wochen, davon kommen je nach Einführung 25 bis 80 % an.

Mit welcher Aufgabe fängt man an?

Mit der, die die meisten Stunden bindet: „Bewerberprofile und Unterlagen aufbereiten“ mit ≈ 36 % der gerechneten Stunden. Die Einrichtung kostet ab ≈ 8.000 € einmalig (Schätzung, Untergrenze).

Was kostet die Einführung, und wann hat sie sich bezahlt gemacht?

Alle vier Aufgaben zusammen ab ≈ 43.000 € einmalig, gerechnet aus Personentagen × Tagessatz plus Sachkosten je Art des Projekts. Bei 25 Mitarbeitern und 42 € Vollkosten je Stunde ist das nach ≈ 47 bis über 60 Monaten durch die gesparte Arbeitszeit bezahlt. Beides Schätzung.

Wer setzt das um?

Das Register führt am 23.10.2026 Dienstleister in den Leistungsfeldern dieser Aufgaben: Dokumentenverarbeitung (466), Prozessautomatisierung (2.758), Agenten & Chatbots (1.306). Ein Betrieb kann in mehreren Feldern stehen. In den Listen stehen verifizierte Einträge vorn, die übrigen wechseln täglich; Bezahlung ändert daran nichts.

Gibt es Förderung?

Von den laufenden Programmen, die das Register führt, fördern 6 von Bund oder EU die Einführung mindestens einer dieser Aufgaben bei 25 Mitarbeitern: ERP-Förderkredit Digitalisierung (511/512); INQA-Coaching; Förderung von Unternehmensberatungen für KMU („Förderung unternehmerischen Know-hows“); Mittelstand-Digital Zentren und KI-Trainer; Zukunftszentren (ESF Plus); EDIH — Europäische Digitale Innovationszentren. Landesprogramme hängen am Standort; der Antrag geht immer vor der Auftragsvergabe.

Mit Ihren Zahlen rechnen

Geben Sie Ihre Website ein: Der Check liest Größe und Standort aus dem Impressum und zeigt die Förderung für Ihr Bundesland. Die Branche bleibt Personaldienstleister & Zeitarbeit.

Für Dienstleister

Betriebe, die Personaldienstleister & Zeitarbeit bei KI-Vorhaben begleiten, finden hier Anfragen mit Anlass. Eintrag beanspruchen, kostenlos.

So ist die Zahl entstanden

Stunden im Jahr = Mitarbeiter × Anteil der Belegschaft, der die Aufgabe trägt × gesparte Stunden je Person und Woche × 46 Wochen, je Aufgabe. Davon kommt je nach Einführung 25 bis 80 % an; das ist die Spanne. Euro = Stunden × 42 € Vollkosten je Stunde.

Annahmen und Grenzen des Modells

Anteile und Stunden sind Erfahrungswerte je Branche, keine Messung in einem Betrieb. Die Einrichtung ist eine Untergrenze aus Personentagen × Tagessatz plus Sachkosten je Art des Projekts, gerechnet für einen Standort. Die Dienstleisterzahlen sind gezählt, nicht geschätzt.

Zwei Grenzen des Modells: Der Stundensatz von 42 € gilt für alle Branchen; in Kanzleien und Systemhäusern liegt er höher, die Euro-Zahl ist dort eher zu niedrig. Die Einrichtung wächst in großen Betrieben mit, das Modell hält sie fest; die Amortisation ist dort zu kurz gerechnet. Die Seite zeigt deshalb keine Bruchteile eines Monats („unter 1 Monat“, „höchstens …“) und über fünf Jahren nur „über 60“.

Alle AnnahmenAlle Anwendungsfälle je BrancheDiese Seite als Markdown

Zitieren KI Integration Register: KI für Personaldienstleister und Zeitarbeit: Bewerberprofile, Stundenzettel und Einsatzplanung automatisieren. Schätzung, Modellstand 12.10.2026. https://kiintegration.com/potenzial/personal/