Ein KI-Angebot liegt vor. Diese 18 Fragen muss es beantworten.
Am teuersten wird das Kapitel, das fehlt: Stehen Test, Schulung oder Betrieb nicht im Angebot, tauchen sie im Nachtrag wieder auf.
Umfang
Was gebaut wird und woran gemessen wird, dass es fertig ist.
„KI-Einführung" ist kein Leistungsgegenstand. Ohne benannten Ablauf ist später jede Rechnung berechtigt.
Gut Ein Satz mit Objekt: „Eingangsrechnungen aus Lieferantenmails lesen, Positionen ziehen, in DATEV vorkontieren."
Warnsignal Substantive ohne Verb: Optimierung, Digitalisierung, Enablement, Readiness.
Ohne Abnahmekriterium gibt es keinen Punkt, an dem der Dienstleister fertig ist — und keinen, an dem Sie nicht zahlen müssen.
Gut Eine Zahl und eine Menge: „90 % der Rechnungen aus einem Testlauf über 200 Belege korrekt zugeordnet."
Warnsignal „Abnahme nach Vorführung" oder gar kein Abschnitt dazu.
Der Abschnitt, der die Preisdifferenz zwischen zwei Angeboten fast immer erklärt.
Gut Eine eigene Liste: Datenbereinigung, Altbestand, Schnittstelle zum zweiten System, Schulung, Betrieb.
Warnsignal Fehlt. Dann steht alles Fehlende im Nachtrag.
Jede Schnittstelle kostet doppelt: im Bau und im Test. Fehlende Zugänge sind der häufigste Verzugsgrund.
Gut Namentlich genannt, mit Schnittstelle und Verantwortlichem je System.
Warnsignal „Anbindung an bestehende Systeme" ohne Nennung.
Ihre Stunden sind der unsichtbare Teil des Preises — und sie sind in keinem Förderprogramm förderfähig.
Gut Konkret: Ansprechperson mit Stundenzahl je Woche, Testdaten bis Datum, Freigabe innerhalb von x Tagen.
Warnsignal „Übliche Mitwirkung des Auftraggebers."
Geld
Was es kostet, wann es fällig ist und was nicht enthalten ist.
Eine Gesamtsumme lässt sich mit keinem zweiten Angebot vergleichen. Getrennte Posten schon.
Gut Positionen mit Tagen und Satz, Betriebskosten je Monat separat.
Warnsignal Eine Zahl, „Festpreis", keine Aufschlüsselung.
Beides ist in Ordnung. Gefährlich ist die Mischung ohne Deckel: Festpreis für den sichtbaren Teil, Aufwand für den Rest.
Gut Festpreis mit benanntem Umfang, oder Aufwand mit Obergrenze und Meldepflicht bei 80 %.
Warnsignal Aufwand ohne Deckel, oder ein Festpreis für einen Zuschnitt, der noch gar nicht feststeht.
Wer nur die Einführung rechnet, kalkuliert um etwa ein Drittel zu günstig.
Gut Monatsbetrag für Pflege plus geschätzte Modell- und Lizenzkosten, mit Mengenannahme.
Warnsignal „Nach Aufwand" oder gar nicht erwähnt.
Änderungen kommen sicher. Ungeregelt sind sie der teuerste Teil des Projekts.
Gut Änderungsverfahren mit Satz, Schätzung vor Beauftragung, schriftliche Freigabe.
Warnsignal Kein Abschnitt dazu.
Daten und Recht
Wo Ihre Daten liegen, wem das Ergebnis gehört, wer haftet.
Betriebsdaten in einem Modell außerhalb der EU sind eine Entscheidung, keine Nebensache — und eine, die Ihr Datenschutzbeauftragter kennen muss.
Gut Anbieter, Region und Modell benannt, Auftragsverarbeitung beigefügt, Aussage zum Training mit Ihren Daten.
Warnsignal „DSGVO-konform" ohne Nennung des Anbieters.
Bei Geschäftskonten der großen Anbieter in der Regel nicht — aber das muss dastehen, nicht vermutet werden.
Gut Ausdrücklicher Ausschluss, mit Verweis auf die Bedingungen des Modellanbieters.
Warnsignal Schweigen.
Ohne Nutzungsrechte am Ergebnis können Sie den Dienstleister nicht wechseln, ohne von vorn anzufangen.
Gut Einfaches, übertragbares Nutzungsrecht für den eigenen Betrieb, Herausgabe bei Vertragsende.
Warnsignal Nutzungsrecht nur solange der Wartungsvertrag läuft.
Bei Personalauswahl, Kreditwürdigkeit, Zutritt oder Sicherheitsbauteilen entstehen Dokumentations-, Protokollierungs- und Aufsichtspflichten. Sie treffen den Betreiber, also Sie.
Gut Einordnung im Angebot, mit dem, was der Dienstleister an Dokumentation liefert.
Warnsignal Nicht erwähnt, obwohl der Anwendungsfall offensichtlich einschlägig ist.
Ein Sprachmodell irrt gelegentlich. Entscheidend ist, ob eine Person dazwischensteht, bevor der Fehler beim Kunden landet.
Gut Benannte Freigabestufe für kritische Ausgaben, plus Haftungsregel und Versicherungsnachweis.
Warnsignal Haftung vollständig ausgeschlossen, Freigabe nicht geregelt.
Nach der Abnahme
Wer betreibt, wer ändert, was passiert, wenn Sie wechseln.
Eine Lösung ohne benannten Betreiber läuft, bis sich etwas ändert — und dann niemand zuständig ist.
Gut Vertrag mit Reaktionszeiten, oder Übergabe an Ihre IT mit Dokumentation und Einweisung.
Warnsignal „Support nach Aufwand" ohne Reaktionszeit.
Ohne Dokumentation ist der Wechsel des Dienstleisters teurer als der Neubau.
Gut Betriebshandbuch, Zugänge, Architekturübersicht, Prompts und Konfiguration im Klartext.
Warnsignal Keine Angabe.
Der Punkt, den niemand fragt und jeder später braucht.
Gut Kündigungsfrist, Datenexport in einem lesbaren Format, Unterstützung beim Übergang.
Warnsignal Laufzeit über 24 Monate ohne Ausstieg, Daten nur im eigenen Format des Anbieters.
Der beste einzelne Prüfschritt. Ein Anruf bei einem Betrieb ähnlicher Größe ersetzt drei Seiten Angebot.
Gut Name, Branche, Größenordnung, Ansprechperson — mit Einverständnis.
Warnsignal Logos ohne Projektbeschreibung, oder „auf Wunsch".
Acht Zeichen, bei denen Sie nachfragen sollten
- Der Preis hängt an Ihrer Unternehmensgröße statt am Aufwand.
- Das Angebot nennt Werkzeuge, aber keinen Ablauf.
- Die Laufzeit ist länger als 24 Monate und der Ausstieg nicht geregelt.
- Die Einführung ist auffällig günstig, der Betrieb auffällig teuer.
- Ein Rabatt gilt nur bei Unterschrift in dieser Woche.
- Zur Datenverarbeitung steht nur „DSGVO-konform".
- Referenzen sind Logos ohne Projekt und ohne Ansprechpartner.
- Auf die Frage nach den Kosten in Jahr zwei kommt keine Zahl.
Noch kein Angebot, oder nur eines?
Zwei bis drei sind der Normalfall, und viele Förderprogramme verlangen sie ohnehin als Anlage. Anbieter nach Leistungsfeld, Typ und Region stehen im Register.