KI in Beratung und Agentur: Protokolle und Kundenreports automatisieren

In einer Beratung oder Agentur mit 25 Mitarbeitern kann Software ≈ 990–3.170 Stunden Routinearbeit im Jahr übernehmen, das sind ≈ 0,6–1,9 Vollzeitstellen (Schätzung des KI Integration Registers, Modellstand 28.09.2026). Den größten Anteil hat „Protokolle, Berichte und Angebote“ mit ≈ 52 % der Stunden.

In Beratung und Agentur entstehen Protokolle, Konzepte und Angebote oft abends nach dem Kundentermin, jede Layoutrunde beginnt neu, und Kennzahlen werden für jeden Report neu zusammenkopiert.

Rechnung für Ihre Betriebsgröße

Mitarbeiter

Gerechnet für 25 Mitarbeiter. Andere Größen: Tabelle unten.

ungefähr 41.700 – 133.300 €

Arbeitszeit im Jahr bei 25 Mitarbeitern: ≈990 – 3.170 h, ≈0,6 – 1,9 Vollzeitstellen. Die Einrichtung ist nach ≈ 3,1–9,8 Monaten bezahlt.

Protokolle≈ 520 – 1.660 h
Neue Anfragen≈ 170 – 550 h
Auswertungen≈ 170 – 550 h
Belege≈ 130 – 410 h

Schätzung Modell aus Branchenannahmen, nicht in Ihrem Betrieb gemessen. Rechenweg

Dienstleister anfragen

Branche und „Protokolle, Berichte und Angebote“ sind eingetragen. Sie sehen sofort bis zu 3 passende Dienstleister; weitergegeben wird erst nach Ihrer Bestätigung per Mail. Kostenlos, ohne Konto.

Förderung: Für „Protokolle“ passen 5 Programme, darunter ERP-Förderkredit Digitalisierung; für alle vier Aufgaben 5 Programme von Bund und EU. Programme ansehen

Wo die Stunden liegen

Vier Aufgaben, die meisten Stunden zuerst. Stunden und Euro im Jahr für 25 Mitarbeiter, Schätzung

Aufgabe	Leistungsfeld	Annahme	Stunden im Jahr	Euro im Jahr	Einrichtung ab
Protokolle, Berichte und Angebote≈ 52 % der Stunden	Agenten & Chatbots	≈ 60 % der Belegschaft × 3 h je Woche	≈ 520–1.660	≈ 21.700–69.600 €	≈ 3.000 €
Neue Anfragen und Erstgespräche≈ 17 % der Stunden	Agenten & Chatbots	≈ 30 % der Belegschaft × 2 h je Woche	≈ 170–550	≈ 7.200–23.200 €	≈ 15.000 €
Projekt- und Kundenreports≈ 17 % der Stunden	Data & ML	≈ 20 % der Belegschaft × 3 h je Woche	≈ 170–550	≈ 7.200–23.200 €	≈ 8.000 €
Belege, Reisekosten und Eingangsrechnungen≈ 13 % der Stunden	Dokumentenverarbeitung	≈ 15 % der Belegschaft × 3 h je Woche	≈ 130–410	≈ 5.400–17.400 €	≈ 8.000 €

Was sich im Ablauf ändert

Protokolle, Berichte und Angebote
Protokoll, Aufgabenliste und Angebotsentwurf aus Aufnahme und Notizen.
Heute
Nach jedem Kundentermin entstehen Protokoll, Bericht und oft ein Angebot, meist abends.
Danach
Aus Aufnahme und Notizen liegen Protokoll, Aufgabenliste und Angebotsentwurf in Ihrer Vorlage bereit. Sie lesen gegen und verschicken.
Was eingerichtet wird
Ein datenschutzkonformes Werkzeug auswählen, Vorlagen und Tonfall hinterlegen, das Team schulen, Regeln für vertrauliche Inhalte festlegen.
≈ 520–1.660 h im Jahr bei 25 MitarbeiternDafür Dienstleister anfragen
Neue Anfragen und Erstgespräche
Anlass, Umfang und Zeitrahmen abfragen und passende Anfragen zusammengefasst vorlegen.
Heute
Neue Anfragen kommen über Website, Mail und Empfehlung, und jede braucht Rückfragen, bevor klar ist, ob sie passt.
Danach
Ein Assistent fragt Anlass, Umfang und Zeitrahmen ab, beantwortet Standardfragen und legt passende Anfragen mit Zusammenfassung zum Erstgespräch vor.
Was eingerichtet wird
Eine Wissensbasis aus Ihren Unterlagen aufbauen, Postfach, Website oder Telefonanlage anbinden, festlegen, wann ein Mensch übernimmt, mit echten Anfragen testen.
≈ 170–550 h im Jahr bei 25 MitarbeiternDafür Dienstleister anfragen
Projekt- und Kundenreports
Stunden und Kennzahlen je Kunde zu einem Berichtsentwurf zusammenführen.
Heute
Für jeden Monatsbericht werden Stunden, Kennzahlen aus Kampagnen und Werkzeugen und Ergebnisse von Hand zusammengestellt.
Danach
Die Zahlen je Kunde laufen automatisch zusammen, der Bericht liegt als Entwurf mit Kommentar bereit.
Was eingerichtet wird
Datenquellen anbinden, die Kennzahlen mit Ihnen gemeinsam festlegen, die Übersicht bauen, Zugriffsrechte vergeben.
≈ 170–550 h im Jahr bei 25 MitarbeiternDafür Dienstleister anfragen
Belege, Reisekosten und Eingangsrechnungen
Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Post automatisch lesen, zuordnen und ablegen.
Heute
Reisekosten, Abos für Werkzeuge und Eingangsrechnungen werden gesammelt, abgetippt und Projekten zugeordnet.
Danach
Das System liest Belege, ordnet sie Projekt und Kunde zu und übergibt sie an die Buchhaltung; weiterberechenbare Kosten sind markiert.
Was eingerichtet wird
Postfächer und Scanner anbinden, die Erkennung auf Ihre Lieferanten einstellen, die Übergabe an Buchhaltung oder DATEV einrichten, Freigaberegeln festlegen.
≈ 130–410 h im Jahr bei 25 MitarbeiternDafür Dienstleister anfragen

Was in dieser Branche dazukommt

In Beratung und Agentur gehört die Arbeit dem Kunden: Briefings, Entwürfe und Daten sind vertraulich, und viele Kunden regeln im Vertrag, ob KI-Werkzeuge verwendet werden dürfen. Klären Sie das vor der Einführung. Bei Bildern und Texten, die ein Modell erzeugt, sind Nutzungsrechte zu prüfen; seit August 2026 verlangt die KI-Verordnung, künstlich erzeugte Inhalte in bestimmten Fällen erkennbar zu machen (Art. 50). Ein Dienstleister sollte Ihre Projekt- und Zeiterfassung anbinden können.

Fundstellen KI-Verordnung (EU) 2024/1689

Weitere Aufgaben

Nicht in der Summe oben: Diese Fälle überschneiden sich mit den vier Aufgaben und stehen deshalb je für sich, für 25 Mitarbeiter. Schätzung

Konzepte, Entwürfe und Abstimmung mit Kunden

Sehr individuell: Wie viele Stunden ein Entwurf, ein Bild oder ein Text für den Kunden kostet, hängt an Projekt und Kunde. Die Spanne reicht deshalb weiter nach unten. Der Nutzen liegt oft darin, dass Ihr Kunde früher etwas sieht und schneller entscheidet.

Konzeptentwürfe und PräsentationenAus Briefing und Notizen eine erste Gliederung, Folien und Textentwürfe; das Team arbeitet am Inhalt statt an der Form.Marketing & Content Dafür anfragen
≈ 120–740 h
Moodboards, Layout- und DesignvariantenStilrichtungen, Layouts und Varianten in Stunden statt Tagen, damit der Kunde früh zwischen Richtungen wählt. Sehr individuell; der Nutzen liegt vor allem in weniger Schleifen.UX/UI & Produkt Dafür anfragen
≈ 70–410 h
Abstimmungsschleifen mit KundenRückmeldungen aus Mail, Kommentaren und Terminen zu einer Änderungsliste zusammenführen, Versionen und Freigaben nachhalten.Prozessautomatisierung Dafür anfragen
≈ 70–410 h

Im Büro: 6 Aufgaben, die in vielen Branchen gleich anfallen

E-Mail-Posteingang sortieren, Spam abfangenMails nach Anliegen und Dringlichkeit sortieren, Spam und Phishing abfangen, Routinemails vorbeantworten.Prozessautomatisierung Dafür anfragen
≈ 230–740 h
Onboarding und Wissen aus eigenen UnterlagenAnleitungen, Verträge und Erfahrungswissen per Frage finden statt per Suche und Nachfragen — neue Leute arbeiten schneller selbstständig.Agenten & Chatbots Dafür anfragen
≈ 220–690 h
Marketing-Produktion: Anzeigen, Print, KampagnenAnzeigen, Flyer, Beiträge und Kampagnenvarianten im eigenen Stil in Stunden statt Tagen.Marketing & Content Dafür anfragen
≈ 120–370 h
Buchhaltung: Zahlungsabgleich und MahnwesenZahlungen zuordnen, offene Posten abgleichen, Mahnungen und Monatsabschluss vorbereiten.Prozessautomatisierung Dafür anfragen
≈ 90–280 h
IT entlasten: Tickets, Zugänge, StandardfragenPasswort, Zugang, Drucker: Standardanfragen löst ein Assistent, die IT bekommt nur, was sie selbst lösen muss.IT-Dienstleistungen Dafür anfragen
≈ 30–110 h
Bewerbungen und RecruitingStellenanzeigen schreiben, Bewerbungen vorsortieren, Termine vereinbaren, jede Bewerbung zeitnah beantworten.Prozessautomatisierung Dafür anfragen
≈ 30–80 h

Nach Betriebsgröße

Dieselbe Rechnung für jede Größenklasse des Potenzialchecks, Schätzung

Mitarbeiter	gerechnet mit	Stunden im Jahr	Vollzeitstellen	Euro im Jahr	bezahlt nach
1 bis 9	5	≈ 200–630	≈ 0,1–0,4	≈ 8.300–26.700 €	≈ 15–49 Monate
10 bis 49	25	≈ 990–3.170	≈ 0,6–1,9	≈ 41.700–133.300 €	≈ 3,1–9,8 Monate
50 bis 199	100	≈ 3.970–12.700	≈ 2,3–7,5	≈ 166.600–533.200 €	höchstens ≈ 2,4 Monate
200 und mehr	300	≈ 11.900–38.090	≈ 7,0–22,4	≈ 499.900–1.599.700 €	unter 1 Monat

Mehr Umsatz

4 Fälle, Spanne am Jahresumsatz

Unsicherer als die Stunden: Ob aus gewonnener Zeit mehr Umsatz wird, entscheidet der Markt. Deshalb nur als Spanne am Jahresumsatz, Schätzung

Mehr Angebote je WocheMehr abgegebene Angebote nach dem Erstgespräch bei gleicher Trefferquote.≈ 1–4 % vom Umsatz
Performance-Marketing: weniger StreuverlustMehr passende Anfragen aus demselben Werbebudget.≈ 0,5–2 % vom Umsatz
Bestandskunden gezielt ansprechenMehr Umsatz je Kunde ohne zusätzliche Werbekosten.≈ 0,5–2 % vom Umsatz
Schneller zur Entscheidung des KundenWeniger Abstimmungsschleifen, Projekte kommen früher in die nächste Phase und zur Abrechnung.≈ 0,5–2 % vom Umsatz

Wer das im Register umsetzt

Betriebe je Leistungsfeld, gezählt am 30.09.2026. Die Listen dahinter stehen nach belegten Angaben (Nachweiswert), nicht nach Bezahlung. Welche davon schon für Ihre Branche gearbeitet haben, erhebt das Register noch nicht; deshalb stehen hier keine Namen.

Agenten & Chatbots418 Betriebe
für Protokolle, Berichte und Angebote · Neue Anfragen und Erstgespräche
Data & ML247 Betriebe
für Projekt- und Kundenreports
Dokumentenverarbeitung168 Betriebe
für Belege, Reisekosten und Eingangsrechnungen
Marketing & Content135 Betriebe
für Konzeptentwürfe und Präsentationen
UX/UI & Produkt222 Betriebe
für Moodboards, Layout- und Designvarianten
Prozessautomatisierung996 Betriebe
für Abstimmungsschleifen mit Kunden

Betriebe in diesen Feldern nach StadtBerlin 85 München 77 Wien 72 Hamburg 48 Zürich 38 Köln 26

Förderung für die Einführung

Laufende Programme von Bund und EU für 25 Mitarbeiter, je mit den Aufgaben, für die sie zahlen. Forschungsprogramme stehen nicht hier: Wer eine fertige Lösung einrichten lässt, bekommt aus ihnen nichts. Landesprogramme mit oft höheren Quoten hängen am Standort. Bei den meisten Programmen geht der Antrag vor der Auftragsvergabe.

ERP-Förderkredit Digitalisierung (511/512)Bund · Kredit; Tilgungszuschuss 3 % (Stufe 2) oder 5 % (Stufe 3), höchstens 200.000 €für Protokolle, Neue Anfragen, Auswertungen, Belege
INQA-CoachingBund · 80 % (Eigenanteil 20 %)für Protokolle, Auswertungen
Mittelstand-Digital Zentren und KI-TrainerBund · kostenfrei — Sachleistung statt Zuschussfür Protokolle, Auswertungen
Zukunftszentren (ESF Plus)Bund · kostenfrei — Sachleistung statt Zuschussfür Protokolle, Auswertungen
EDIH — Europäische Digitale InnovationszentrenEU · kostenfrei — Sachleistung statt Zuschussfür Protokolle, Auswertungen

Alle Programme mit Landesförderung

Fragen und Antworten

Wie viele Stunden spart KI in einer Beratung oder Agentur?

Bei 25 Mitarbeitern ≈ 990–3.170 Stunden im Jahr, bei 5 Mitarbeitern ≈ 200–630, bei 100 ≈ 3.970–12.700. Schätzung aus Branchenannahmen: Anteil der Belegschaft je Aufgabe × gesparte Stunden je Woche × 46 Wochen, davon kommen je nach Einführung 25 bis 80 % an.

Mit welcher Aufgabe fängt man an?

Mit der, die die meisten Stunden bindet: „Protokolle, Berichte und Angebote“ mit ≈ 52 % der gerechneten Stunden. Die Einrichtung kostet ab ≈ 3.000 € einmalig (Schätzung, Untergrenze).

Was kostet die Einführung, und wann hat sie sich bezahlt gemacht?

Alle vier Aufgaben zusammen ab ≈ 34.000 € einmalig, gerechnet aus Personentagen × Tagessatz plus Sachkosten je Art des Projekts. Bei 25 Mitarbeitern und 42 € Vollkosten je Stunde ist das nach ≈ 3,1–9,8 Monaten durch die gesparte Arbeitszeit bezahlt. Beides Schätzung.

Wer setzt das um?

Das Register führt am 30.09.2026 Dienstleister in den Leistungsfeldern dieser Aufgaben: Agenten & Chatbots (418), Data & ML (247), Dokumentenverarbeitung (168). Ein Betrieb kann in mehreren Feldern stehen. In den Listen stehen verifizierte Einträge vorn, die übrigen wechseln täglich; Bezahlung ändert daran nichts.

Gibt es Förderung?

Von den laufenden Programmen, die das Register führt, fördern 5 von Bund oder EU die Einführung mindestens einer dieser Aufgaben bei 25 Mitarbeitern: ERP-Förderkredit Digitalisierung (511/512); INQA-Coaching; Mittelstand-Digital Zentren und KI-Trainer; Zukunftszentren (ESF Plus); EDIH — Europäische Digitale Innovationszentren. Landesprogramme hängen am Standort; der Antrag geht immer vor der Auftragsvergabe.

Mit Ihren Zahlen rechnen

Geben Sie Ihre Website ein: Der Check liest Größe und Standort aus dem Impressum und zeigt die Förderung für Ihr Bundesland. Die Branche bleibt Beratung, Agentur & Dienstleistung.

Für Dienstleister

Betriebe, die Beratung, Agentur & Dienstleistung bei KI-Vorhaben begleiten, finden hier Anfragen mit Anlass. Eintrag beanspruchen, kostenlos.

So ist die Zahl entstanden

Stunden im Jahr = Mitarbeiter × Anteil der Belegschaft, der die Aufgabe trägt × gesparte Stunden je Person und Woche × 46 Wochen, je Aufgabe. Davon kommt je nach Einführung 25 bis 80 % an; das ist die Spanne. Euro = Stunden × 42 € Vollkosten je Stunde.

Annahmen und Grenzen des Modells

Anteile und Stunden sind Erfahrungswerte je Branche, keine Messung in einem Betrieb. Die Einrichtung ist eine Untergrenze aus Personentagen × Tagessatz plus Sachkosten je Art des Projekts, gerechnet für einen Standort. Die Dienstleisterzahlen sind gezählt, nicht geschätzt.

Zwei Grenzen des Modells: Der Stundensatz von 42 € gilt für alle Branchen; in Kanzleien und Systemhäusern liegt er höher, die Euro-Zahl ist dort eher zu niedrig. Die Einrichtung wächst in großen Betrieben mit, das Modell hält sie fest; die Amortisation ist dort zu kurz gerechnet. Die Seite zeigt deshalb keine Bruchteile eines Monats („unter 1 Monat“, „höchstens …“) und über fünf Jahren nur „über 60“.

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Zitieren KI Integration Register: KI in Beratung und Agentur: Protokolle und Kundenreports automatisieren. Schätzung, Modellstand 28.09.2026. https://kiintegration.com/potenzial/dienstleistung/