KI im Architektur- und Ingenieurbüro: Protokolle und Leistungsverzeichnisse automatisieren

In einem Architektur- oder Ingenieurbüro mit 25 Mitarbeitern kann Software ≈ 830–2.670 Stunden Routinearbeit im Jahr übernehmen, das sind ≈ 0,5–1,6 Vollzeitstellen (Schätzung des KI Integration Registers, Modellstand 28.09.2026). Den größten Anteil hat „Baubesprechungsprotokolle, Bautagebuch und Berichte“ mit ≈ 43 % der Stunden.

Im Planungsbüro gehen Stunden in Baubesprechungsprotokolle, Leistungsverzeichnisse, Preisspiegel und die Suche nach der passenden Vorschrift, und Entwurfsvarianten und Visualisierungen binden die Leute, die eigentlich planen sollen.

Rechnung für Ihre Betriebsgröße

Mitarbeiter

Gerechnet für 25 Mitarbeiter. Andere Größen: Tabelle unten.

ungefähr 35.000 – 112.100 €

Arbeitszeit im Jahr bei 25 Mitarbeitern: ≈830 – 2.670 h, ≈0,5 – 1,6 Vollzeitstellen. Die Einrichtung ist nach ≈ 4,1–13 Monaten bezahlt.

Protokolle≈ 360 – 1.150 h
Ausschreibung≈ 220 – 690 h
Vorschriften≈ 170 – 550 h
Auswertungen≈ 90 – 280 h

Schätzung Modell aus Branchenannahmen, nicht in Ihrem Betrieb gemessen. Rechenweg

Dienstleister anfragen

Branche und „Baubesprechungsprotokolle, Bautagebuch und Berichte“ sind eingetragen. Sie sehen sofort bis zu 3 passende Dienstleister; weitergegeben wird erst nach Ihrer Bestätigung per Mail. Kostenlos, ohne Konto.

Förderung: Für „Protokolle“ passen 5 Programme, darunter ERP-Förderkredit Digitalisierung; für alle vier Aufgaben 6 Programme von Bund und EU. Programme ansehen

Wo die Stunden liegen

Vier Aufgaben, die meisten Stunden zuerst. Stunden und Euro im Jahr für 25 Mitarbeiter, Schätzung

Aufgabe	Leistungsfeld	Annahme	Stunden im Jahr	Euro im Jahr	Einrichtung ab
Baubesprechungsprotokolle, Bautagebuch und Berichte≈ 43 % der Stunden	Agenten & Chatbots	≈ 50 % der Belegschaft × 2,5 h je Woche	≈ 360–1.150	≈ 15.100–48.300 €	≈ 3.000 €
Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (AVA)≈ 26 % der Stunden	Dokumentenverarbeitung	≈ 30 % der Belegschaft × 2,5 h je Woche	≈ 220–690	≈ 9.100–29.000 €	≈ 12.000 €
Normen, Bauordnung und Vorgaben nachschlagen≈ 21 % der Stunden	Agenten & Chatbots	≈ 40 % der Belegschaft × 1,5 h je Woche	≈ 170–550	≈ 7.200–23.200 €	≈ 15.000 €
Honorar- und Stundencontrolling≈ 10 % der Stunden	Data & ML	≈ 15 % der Belegschaft × 2 h je Woche	≈ 90–280	≈ 3.600–11.600 €	≈ 8.000 €

Was sich im Ablauf ändert

Baubesprechungsprotokolle, Bautagebuch und Berichte
Protokolle, Bautagebuch und Mängelberichte aus Aufnahme, Notizen und Fotos entwerfen.
Heute
Nach jeder Baubesprechung schreibt jemand das Protokoll, dazu Bautagebuch und Mängelberichte, oft abends.
Danach
Aus Aufnahme, Notizen und Fotos entsteht das Protokoll mit Aufgaben, Fristen und Verantwortlichen in Ihrer Vorlage. Die Bauleitung liest gegen und verschickt.
Was eingerichtet wird
Ein datenschutzkonformes Werkzeug auswählen, Vorlagen und Tonfall hinterlegen, das Team schulen, Regeln für vertrauliche Inhalte festlegen.
≈ 360–1.150 h im Jahr bei 25 MitarbeiternDafür Dienstleister anfragen
Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (AVA)
Leistungsverzeichnisse aus Plan und Textbausteinen vorbereiten, Bieterangebote in den Preisspiegel lesen, Rechnungen gegen LV und Aufmaß prüfen.
Heute
Leistungsverzeichnisse entstehen aus alten Projekten und Textbausteinen, Mengen werden aus dem Plan übertragen. Bieterangebote tippt jemand in den Preisspiegel, Rechnungen werden Position für Position gegen LV und Aufmaß geprüft.
Danach
Das LV liegt als Entwurf aus Plan, Mengen und Ihren Standardtexten vor. Angebote landen gelesen im Preisspiegel, Abweichungen bei Rechnungen sind markiert. Ihr Team prüft fachlich und entscheidet.
Was eingerichtet wird
AVA-Programm und Planungsdaten anbinden, Standardleistungstexte und alte Verzeichnisse aufbereiten, die Erkennung auf Bieter- und Rechnungsformate einstellen, Prüfregeln festlegen.
≈ 220–690 h im Jahr bei 25 MitarbeiternDafür Dienstleister anfragen
Normen, Bauordnung und Vorgaben nachschlagen
Fragen zu Landesbauordnung, Bebauungsplan und Normen mit Fundstelle beantworten, für Entwurf und Bauantrag.
Heute
Wer eine Frage zu Abstandsflächen, Brandschutz oder einer Norm hat, sucht in Bauordnung, Bebauungsplan und Normenportal oder fragt die Kollegin, die sich auskennt.
Danach
Ein Assistent beantwortet die Frage aus den Vorschriften, die für das Projekt gelten, mit Fundstelle. Die Planerin prüft die Stelle und entscheidet.
Was eingerichtet wird
Bauordnungen, Bebauungspläne und lizenzierte Normen als Wissensbasis aufbereiten, je Projekt Bundesland und Gemeinde hinterlegen, Quellenangabe erzwingen, mit echten Fragen aus dem Büro testen.
≈ 170–550 h im Jahr bei 25 MitarbeiternDafür Dienstleister anfragen
Honorar- und Stundencontrolling
Stunden und Honorar je Projekt und Leistungsphase ohne Excel-Handarbeit zusammenführen.
Heute
Stunden je Projekt und Leistungsphase werden aus Zeiterfassung und Excel zusammengetragen. Dass ein Projekt über dem Honorar liegt, fällt spät auf.
Danach
Stunden, Honorar und Leistungsstand je Projekt und Leistungsphase laufen in einer Übersicht zusammen. Abweichungen fallen auf, solange noch nachverhandelt werden kann.
Was eingerichtet wird
Datenquellen anbinden, die Kennzahlen mit Ihnen gemeinsam festlegen, die Übersicht bauen, Zugriffsrechte vergeben.
≈ 90–280 h im Jahr bei 25 MitarbeiternDafür Dienstleister anfragen

Was in dieser Branche dazukommt

Die HOAI gewichtet Vergabe und Objektüberwachung mit zusammen fast der Hälfte des Honorars; dort liegen auch die Stunden, die Software abnehmen kann. Leistungsverzeichnisse tauschen Sie im GAEB-Format mit Bietern aus, Modelle mit Fachplanern über IFC; ein Dienstleister sollte beides beherrschen. Planunterlagen und Bauherrendaten sind vertraulich: Wer sie einem Cloud-Modell gibt, braucht eine Auftragsverarbeitung, sonst läuft das Modell im eigenen Haus.

Fundstellen § 34 HOAI Art. 28 DSGVO

Weitere Aufgaben

Nicht in der Summe oben: Diese Fälle überschneiden sich mit den vier Aufgaben und stehen deshalb je für sich, für 25 Mitarbeiter. Schätzung

Entwurf, Modell und Visualisierung

Sehr individuell: Wie viele Stunden ein Entwurf, ein Bild oder ein Text für den Kunden kostet, hängt an Projekt und Kunde. Die Spanne reicht deshalb weiter nach unten. Der Nutzen liegt oft darin, dass Ihr Kunde früher etwas sieht und schneller entscheidet.

BIM-Modell pflegen und Kollisionen prüfenFachmodelle zusammenführen, Kollisionen zwischen Tragwerk, Technik und Architektur finden und als Aufgabenliste an die Planer geben.3D, Aufmaß & Visualisierung Dafür anfragen
≈ 70–460 h
CAD-Detailzeichnungen aus Modell und VorlagenDetails, Schnitte und Beschriftung aus dem Modell und Ihren Standarddetails ableiten; die Planerin prüft und ergänzt.3D, Aufmaß & Visualisierung Dafür anfragen
≈ 70–410 h
Entwurfsvarianten und StudienAus Grundstück, Raumprogramm und Vorgaben mehrere Varianten als Skizze oder Massenmodell erzeugen, bevor jemand eine davon ausarbeitet. Sehr individuell; der Nutzen liegt vor allem in früheren Entscheidungen des Bauherrn.3D, Aufmaß & Visualisierung Dafür anfragen
≈ 60–370 h
Visualisierungen und RenderingsAus Modell oder Skizze in Stunden statt Tagen ein Bild für Bauherr, Wettbewerb oder Vermarktung. Sehr individuell; der Nutzen liegt vor allem in schnelleren Abstimmungen.3D, Aufmaß & Visualisierung Dafür anfragen
≈ 50–280 h

Im Büro: 5 Aufgaben, die in vielen Branchen gleich anfallen

E-Mail-Posteingang sortieren, Spam abfangenMails nach Anliegen und Dringlichkeit sortieren, Spam und Phishing abfangen, Routinemails vorbeantworten.Prozessautomatisierung Dafür anfragen
≈ 170–550 h
Wissensassistent mit lokalem ModellDerselbe Assistent auf eigener Hardware, für Planunterlagen und Bauherrendaten, die das Büro nicht verlassen sollen.Agenten & Chatbots Dafür anfragen
≈ 130–410 h
Buchhaltung: Zahlungsabgleich und MahnwesenZahlungen zuordnen, offene Posten abgleichen, Mahnungen und Monatsabschluss vorbereiten.Prozessautomatisierung Dafür anfragen
≈ 70–220 h
IT entlasten: Tickets, Zugänge, StandardfragenPasswort, Zugang, Drucker: Standardanfragen löst ein Assistent, die IT bekommt nur, was sie selbst lösen muss.IT-Dienstleistungen Dafür anfragen
≈ 30–110 h
Bewerbungen und RecruitingStellenanzeigen schreiben, Bewerbungen vorsortieren, Termine vereinbaren, jede Bewerbung zeitnah beantworten.Prozessautomatisierung Dafür anfragen
≈ 30–110 h

Nach Betriebsgröße

Dieselbe Rechnung für jede Größenklasse des Potenzialchecks, Schätzung

Mitarbeiter	gerechnet mit	Stunden im Jahr	Vollzeitstellen	Euro im Jahr	bezahlt nach
1 bis 9	5	≈ 170–530	≈ 0,1–0,3	≈ 7.000–22.400 €	≈ 20 bis über 60 Monate
10 bis 49	25	≈ 830–2.670	≈ 0,5–1,6	≈ 35.000–112.100 €	≈ 4,1–13 Monate
50 bis 199	100	≈ 3.340–10.670	≈ 2,0–6,3	≈ 140.100–448.200 €	≈ 1,0–3,3 Monate
200 und mehr	300	≈ 10.010–32.020	≈ 5,9–18,8	≈ 420.200–1.344.700 €	höchstens ≈ 1,1 Monate

Mehr Umsatz

4 Fälle, Spanne am Jahresumsatz

Unsicherer als die Stunden: Ob aus gewonnener Zeit mehr Umsatz wird, entscheidet der Markt. Deshalb nur als Spanne am Jahresumsatz, Schätzung

Mehr Angebote je WocheMehr abgegebene Angebote bei gleicher Trefferquote.≈ 0,5–2 % vom Umsatz
Mehr Aufträge mit demselben TeamAufträge, die heute an fehlender Zeit scheitern, werden angenommen.≈ 1–3 % vom Umsatz
Offene Stellen schneller besetzenStellen sind früher besetzt; Aufträge müssen seltener abgelehnt werden.≈ 0,5–2 % vom Umsatz
Schneller zur Entscheidung des KundenWeniger Abstimmungsschleifen, Projekte kommen früher in die nächste Phase und zur Abrechnung.≈ 0,5–2 % vom Umsatz

Wer das im Register umsetzt

Betriebe je Leistungsfeld, gezählt am 30.09.2026. Die Listen dahinter stehen nach belegten Angaben (Nachweiswert), nicht nach Bezahlung. Welche davon schon für Ihre Branche gearbeitet haben, erhebt das Register noch nicht; deshalb stehen hier keine Namen.

Agenten & Chatbots418 Betriebe
für Baubesprechungsprotokolle, Bautagebuch und Berichte · Normen, Bauordnung und Vorgaben nachschlagen
Dokumentenverarbeitung168 Betriebe
für Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (AVA)
Data & ML247 Betriebe
für Honorar- und Stundencontrolling
3D, Aufmaß & Visualisierung103 Betriebe
für BIM-Modell pflegen und Kollisionen prüfen · CAD-Detailzeichnungen aus Modell und Vorlagen · Entwurfsvarianten und Studien · Visualisierungen und Renderings

Betriebe in diesen Feldern nach StadtBerlin 55 München 51 Wien 38 Hamburg 34 Zürich 22 Köln 18

Förderung für die Einführung

Laufende Programme von Bund und EU für 25 Mitarbeiter, je mit den Aufgaben, für die sie zahlen. Forschungsprogramme stehen nicht hier: Wer eine fertige Lösung einrichten lässt, bekommt aus ihnen nichts. Landesprogramme mit oft höheren Quoten hängen am Standort. Bei den meisten Programmen geht der Antrag vor der Auftragsvergabe.

ERP-Förderkredit Digitalisierung (511/512)Bund · Kredit; Tilgungszuschuss 3 % (Stufe 2) oder 5 % (Stufe 3), höchstens 200.000 €für Protokolle, Ausschreibung, Vorschriften, Auswertungen
INQA-CoachingBund · 80 % (Eigenanteil 20 %)für Protokolle, Vorschriften, Auswertungen
Mittelstand-Digital Zentren und KI-TrainerBund · kostenfrei — Sachleistung statt Zuschussfür Protokolle, Vorschriften, Auswertungen
Zukunftszentren (ESF Plus)Bund · kostenfrei — Sachleistung statt Zuschussfür Protokolle, Vorschriften, Auswertungen
EDIH — Europäische Digitale InnovationszentrenEU · kostenfrei — Sachleistung statt Zuschussfür Protokolle, Vorschriften, Auswertungen
Förderung von Unternehmensberatungen für KMU („Förderung unternehmerischen Know-hows“)Bund · 80 % (neue Länder inkl. Lüneburg und Trier), 50 % (alte Länder inkl. Berlin und Region Leipzig)für Vorschriften, Auswertungen

Alle Programme mit Landesförderung

Fragen und Antworten

Wie viele Stunden spart KI in einem Architektur- oder Ingenieurbüro?

Bei 25 Mitarbeitern ≈ 830–2.670 Stunden im Jahr, bei 5 Mitarbeitern ≈ 170–530, bei 100 ≈ 3.340–10.670. Schätzung aus Branchenannahmen: Anteil der Belegschaft je Aufgabe × gesparte Stunden je Woche × 46 Wochen, davon kommen je nach Einführung 25 bis 80 % an.

Mit welcher Aufgabe fängt man an?

Mit der, die die meisten Stunden bindet: „Baubesprechungsprotokolle, Bautagebuch und Berichte“ mit ≈ 43 % der gerechneten Stunden. Die Einrichtung kostet ab ≈ 3.000 € einmalig (Schätzung, Untergrenze).

Was kostet die Einführung, und wann hat sie sich bezahlt gemacht?

Alle vier Aufgaben zusammen ab ≈ 38.000 € einmalig, gerechnet aus Personentagen × Tagessatz plus Sachkosten je Art des Projekts. Bei 25 Mitarbeitern und 42 € Vollkosten je Stunde ist das nach ≈ 4,1–13 Monaten durch die gesparte Arbeitszeit bezahlt. Beides Schätzung.

Wer setzt das um?

Das Register führt am 30.09.2026 Dienstleister in den Leistungsfeldern dieser Aufgaben: Agenten & Chatbots (418), Dokumentenverarbeitung (168), Data & ML (247). Ein Betrieb kann in mehreren Feldern stehen. In den Listen stehen verifizierte Einträge vorn, die übrigen wechseln täglich; Bezahlung ändert daran nichts.

Gibt es Förderung?

Von den laufenden Programmen, die das Register führt, fördern 6 von Bund oder EU die Einführung mindestens einer dieser Aufgaben bei 25 Mitarbeitern: ERP-Förderkredit Digitalisierung (511/512); INQA-Coaching; Mittelstand-Digital Zentren und KI-Trainer; Zukunftszentren (ESF Plus); EDIH — Europäische Digitale Innovationszentren; Förderung von Unternehmensberatungen für KMU („Förderung unternehmerischen Know-hows“). Landesprogramme hängen am Standort; der Antrag geht immer vor der Auftragsvergabe.

Mit Ihren Zahlen rechnen

Geben Sie Ihre Website ein: Der Check liest Größe und Standort aus dem Impressum und zeigt die Förderung für Ihr Bundesland. Die Branche bleibt Architektur & Ingenieurbüros.

Für Dienstleister

Betriebe, die Architektur & Ingenieurbüros bei KI-Vorhaben begleiten, finden hier Anfragen mit Anlass. Eintrag beanspruchen, kostenlos.

So ist die Zahl entstanden

Stunden im Jahr = Mitarbeiter × Anteil der Belegschaft, der die Aufgabe trägt × gesparte Stunden je Person und Woche × 46 Wochen, je Aufgabe. Davon kommt je nach Einführung 25 bis 80 % an; das ist die Spanne. Euro = Stunden × 42 € Vollkosten je Stunde.

Annahmen und Grenzen des Modells

Anteile und Stunden sind Erfahrungswerte je Branche, keine Messung in einem Betrieb. Die Einrichtung ist eine Untergrenze aus Personentagen × Tagessatz plus Sachkosten je Art des Projekts, gerechnet für einen Standort. Die Dienstleisterzahlen sind gezählt, nicht geschätzt.

Zwei Grenzen des Modells: Der Stundensatz von 42 € gilt für alle Branchen; in Kanzleien und Systemhäusern liegt er höher, die Euro-Zahl ist dort eher zu niedrig. Die Einrichtung wächst in großen Betrieben mit, das Modell hält sie fest; die Amortisation ist dort zu kurz gerechnet. Die Seite zeigt deshalb keine Bruchteile eines Monats („unter 1 Monat“, „höchstens …“) und über fünf Jahren nur „über 60“.

Alle Annahmen Alle Anwendungsfälle je Branche Diese Seite als Markdown

Zitieren KI Integration Register: KI im Architektur- und Ingenieurbüro: Protokolle und Leistungsverzeichnisse automatisieren. Schätzung, Modellstand 28.09.2026. https://kiintegration.com/potenzial/planung/