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KI im Architektur- und Ingenieurbüro: Protokolle und Leistungsverzeichnisse automatisieren

In einem Architektur- oder Ingenieurbüro mit 25 Mitarbeitern kann Software ≈ 830–2.670 Stunden Routinearbeit im Jahr übernehmen, das sind ≈ 0,5–1,6 Vollzeitstellen (Schätzung des KI Integration Registers, Modellstand 12.10.2026). Den größten Anteil hat „Baubesprechungsprotokolle, Bautagebuch und Berichte“ mit ≈ 43 % der Stunden.

Im Planungsbüro gehen Stunden in Baubesprechungsprotokolle, Leistungsverzeichnisse, Preisspiegel und die Suche nach der passenden Vorschrift, und Entwurfsvarianten und Visualisierungen binden die Leute, die eigentlich planen sollen.

Rechnung für Ihre Betriebsgröße

Mitarbeiter

Gerechnet für 25 Mitarbeiter. Andere Größen: Tabelle unten.

ungefähr 35.000 – 112.100 €

Arbeitszeit im Jahr bei 25 Mitarbeitern: ≈830 – 2.670 h, ≈0,5 – 1,6 Vollzeitstellen. Die Einrichtung ist nach ≈ 4,1–13 Monaten bezahlt.

  • Protokolle≈ 360 – 1.150 h
  • Ausschreibung≈ 220 – 690 h
  • Vorschriften≈ 170 – 550 h
  • Auswertungen≈ 90 – 280 h

Schätzung Modell aus Branchenannahmen, nicht in Ihrem Betrieb gemessen. Rechenweg

Dienstleister anfragen

Branche und „Baubesprechungsprotokolle, Bautagebuch und Berichte“ sind eingetragen. Sie sehen sofort bis zu 3 passende Dienstleister; weitergegeben wird erst nach Ihrer Bestätigung per Mail. Kostenlos, ohne Konto.

Förderung: Für „Protokolle“ passen 6 Programme, darunter ERP-Förderkredit Digitalisierung; für alle vier Aufgaben 7 Programme von Bund und EU. Programme ansehen

Wo die Stunden liegen

Vier Aufgaben, die meisten Stunden zuerst. Stunden und Euro im Jahr für 25 Mitarbeiter, Schätzung

AufgabeLeistungsfeldAnnahmeStunden im JahrEuro im JahrEinrichtung ab
Baubesprechungsprotokolle, Bautagebuch und Berichte≈ 43 % der StundenAgenten & Chatbots≈ 50 % der Belegschaft × 2,5 h je Woche≈ 360–1.150≈ 15.100–48.300 €≈ 3.000 €
Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (AVA)≈ 26 % der StundenDokumentenverarbeitung≈ 30 % der Belegschaft × 2,5 h je Woche≈ 220–690≈ 9.100–29.000 €≈ 12.000 €
Normen, Bauordnung und Vorgaben nachschlagen≈ 21 % der StundenAgenten & Chatbots≈ 40 % der Belegschaft × 1,5 h je Woche≈ 170–550≈ 7.200–23.200 €≈ 15.000 €
Honorar- und Stundencontrolling≈ 10 % der StundenData & ML≈ 15 % der Belegschaft × 2 h je Woche≈ 90–280≈ 3.600–11.600 €≈ 8.000 €

Laut IAB könnten Computer im Beruf „Architekt/in“ 57 % der Tätigkeiten erledigen (Substituierbarkeitspotenzial, Stand 2022). Das misst, was technisch geht. Die Stunden oben schätzen, was davon in einem Betrieb ankommt. IAB-Job-Futuromat, IAB-Kurzbericht 5/2024

Was sich im Ablauf ändert

  1. Baubesprechungsprotokolle, Bautagebuch und Berichte

    Protokolle, Bautagebuch und Mängelberichte aus Aufnahme, Notizen und Fotos entwerfen.

    Heute, von Hand

    1. In der Baubesprechung mitschreiben
    2. Protokoll, Bautagebuch und Mängelbericht tippen
    3. Oft abends verschicken

    Mit Software

    1. Aufnahme, Notizen und Fotos übernehmen
    2. Protokoll mit Aufgaben, Fristen und Verantwortlichen entwerfen
    3. Mensch: Bauleitung liest gegen und verschickt
    Was eingerichtet wird

    Ein datenschutzkonformes Werkzeug auswählen, Vorlagen und Tonfall hinterlegen, das Team schulen, Regeln für vertrauliche Inhalte festlegen.

    ≈ 360–1.150 h im Jahr bei 25 Mitarbeitern SchätzungDafür Dienstleister anfragen

  2. Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (AVA)

    Leistungsverzeichnisse aus Plan und Textbausteinen vorbereiten, Bieterangebote in den Preisspiegel lesen, Rechnungen gegen LV und Aufmaß prüfen.

    Heute, von Hand

    1. LV aus alten Projekten zusammensetzen
    2. Mengen aus dem Plan übertragen
    3. Bieterangebote in den Preisspiegel tippen
    4. Rechnungen Position für Position prüfen

    Mit Software

    1. LV aus Plan, Mengen und Standardtexten entwerfen
    2. Angebote in den Preisspiegel lesen
    3. Abweichungen in Rechnungen markieren
    4. Mensch: Team prüft fachlich und entscheidet
    Was eingerichtet wird

    AVA-Programm und Planungsdaten anbinden, Standardleistungstexte und alte Verzeichnisse aufbereiten, die Erkennung auf Bieter- und Rechnungsformate einstellen, Prüfregeln festlegen.

    ≈ 220–690 h im Jahr bei 25 Mitarbeitern SchätzungDafür Dienstleister anfragen

  3. Normen, Bauordnung und Vorgaben nachschlagen

    Fragen zu Landesbauordnung, Bebauungsplan und Normen mit Fundstelle beantworten, für Entwurf und Bauantrag.

    Heute, von Hand

    1. In Bauordnung und Bebauungsplan suchen
    2. Im Normenportal nachschlagen
    3. Die Kollegin fragen, die sich auskennt

    Mit Software

    1. Mensch: Planerin stellt die Frage
    2. Antwort aus den Vorschriften des Projekts geben
    3. Fundstelle nennen
    4. Mensch: Planerin prüft die Stelle und entscheidet
    Was eingerichtet wird

    Bauordnungen, Bebauungspläne und lizenzierte Normen als Wissensbasis aufbereiten, je Projekt Bundesland und Gemeinde hinterlegen, Quellenangabe erzwingen, mit echten Fragen aus dem Büro testen.

    ≈ 170–550 h im Jahr bei 25 Mitarbeitern SchätzungDafür Dienstleister anfragen

  4. Honorar- und Stundencontrolling

    Stunden und Honorar je Projekt und Leistungsphase ohne Excel-Handarbeit zusammenführen.

    Heute, von Hand

    1. Stunden aus der Zeiterfassung holen
    2. Je Leistungsphase in Excel zusammentragen
    3. Überschreitung spät bemerken

    Mit Software

    1. Stunden, Honorar und Leistungsstand zusammenführen
    2. Abweichung je Leistungsphase melden
    3. Mensch: Projektleitung entscheidet, ob nachverhandelt wird
    Was eingerichtet wird

    Datenquellen anbinden, die Kennzahlen mit Ihnen gemeinsam festlegen, die Übersicht bauen, Zugriffsrechte vergeben.

    ≈ 90–280 h im Jahr bei 25 Mitarbeitern SchätzungDafür Dienstleister anfragen

Was in dieser Branche dazukommt

Die HOAI gewichtet Vergabe und Objektüberwachung mit zusammen fast der Hälfte des Honorars; dort liegen auch die Stunden, die Software abnehmen kann. Leistungsverzeichnisse tauschen Sie im GAEB-Format mit Bietern aus, Modelle mit Fachplanern über IFC; ein Dienstleister sollte beides beherrschen. Planunterlagen und Bauherrendaten sind vertraulich: Wer sie einem Cloud-Modell gibt, braucht eine Auftragsverarbeitung, sonst läuft das Modell im eigenen Haus.

Fundstellen § 34 HOAIArt. 28 DSGVO

Weitere Aufgaben

Nicht in der Summe oben: Diese Fälle überschneiden sich mit den vier Aufgaben und stehen deshalb je für sich, für 25 Mitarbeiter. Schätzung

Entwurf, Modell und Visualisierung

Sehr individuell: Wie viele Stunden ein Entwurf, ein Bild oder ein Text für den Kunden kostet, hängt an Projekt und Kunde. Die Spanne reicht deshalb weiter nach unten. Der Nutzen liegt oft darin, dass Ihr Kunde früher etwas sieht und schneller entscheidet.

Im Büro: 5 Aufgaben, die in vielen Branchen gleich anfallen
  • E-Mail-Posteingang sortieren, Spam abfangenMails nach Anliegen und Dringlichkeit sortieren, Spam und Phishing abfangen, Routinemails vorbeantworten.ProzessautomatisierungDafür anfragen
    ≈ 170–550 h
  • Wissensassistent mit lokalem ModellDerselbe Assistent auf eigener Hardware, für Planunterlagen und Bauherrendaten, die das Büro nicht verlassen sollen.Agenten & ChatbotsDafür anfragen
    ≈ 130–410 h
  • Buchhaltung: Zahlungsabgleich und MahnwesenZahlungen zuordnen, offene Posten abgleichen, Mahnungen und Monatsabschluss vorbereiten.ProzessautomatisierungDafür anfragen
    ≈ 70–220 h
  • IT entlasten: Tickets, Zugänge, StandardfragenPasswort, Zugang, Drucker: Standardanfragen löst ein Assistent, die IT bekommt nur, was sie selbst lösen muss.IT-DienstleistungenDafür anfragen
    ≈ 30–110 h
  • Bewerbungen und RecruitingStellenanzeigen schreiben, Bewerbungen vorsortieren, Termine vereinbaren, jede Bewerbung zeitnah beantworten.ProzessautomatisierungDafür anfragen
    ≈ 30–110 h

Nach Betriebsgröße

Dieselbe Rechnung für jede Größenklasse des Potenzialchecks, Schätzung

Mitarbeitergerechnet mitStunden im JahrVollzeitstellenEuro im Jahrbezahlt nach
1 bis 95≈ 170–530≈ 0,1–0,3≈ 7.000–22.400 €≈ 20 bis über 60 Monate
10 bis 4925≈ 830–2.670≈ 0,5–1,6≈ 35.000–112.100 €≈ 4,1–13 Monate
50 bis 199100≈ 3.340–10.670≈ 2,0–6,3≈ 140.100–448.200 €≈ 1,0–3,3 Monate
200 und mehr300≈ 10.010–32.020≈ 5,9–18,8≈ 420.200–1.344.700 €höchstens ≈ 1,1 Monate

Mehr Umsatz

4 Fälle, Spanne am Jahresumsatz

Unsicherer als die Stunden: Ob aus gewonnener Zeit mehr Umsatz wird, entscheidet der Markt. Deshalb nur als Spanne am Jahresumsatz, Schätzung

  • Mehr Angebote je WocheMehr abgegebene Angebote bei gleicher Trefferquote.≈ 0,5–2 % vom Umsatz
  • Mehr Aufträge mit demselben TeamAufträge, die heute an fehlender Zeit scheitern, werden angenommen.≈ 1–3 % vom Umsatz
  • Offene Stellen schneller besetzenStellen sind früher besetzt; Aufträge müssen seltener abgelehnt werden.≈ 0,5–2 % vom Umsatz
  • Schneller zur Entscheidung des KundenWeniger Abstimmungsschleifen, Projekte kommen früher in die nächste Phase und zur Abrechnung.≈ 0,5–2 % vom Umsatz

Wer das im Register umsetzt

Betriebe je Leistungsfeld, gezählt am 14.11.2026. Die Listen dahinter stehen nach belegten Angaben (Nachweiswert), nicht nach Bezahlung. Welche davon schon für Ihre Branche gearbeitet haben, erhebt das Register noch nicht; deshalb stehen hier keine Namen.

Betriebe in diesen Feldern nach StadtBerlin 170München 155Hamburg 126Köln 95Wien 94Zürich 81

Förderung für die Einführung

Laufende Programme von Bund und EU für 25 Mitarbeiter, je mit den Aufgaben, für die sie zahlen. Forschungsprogramme stehen nicht hier: Wer eine fertige Lösung einrichten lässt, bekommt aus ihnen nichts. Landesprogramme mit oft höheren Quoten hängen am Standort. Bei den meisten Programmen geht der Antrag vor der Auftragsvergabe.

Zuschuss mit Landesförderung im Förderrechner berechnen

Fragen und Antworten

Wie viele Stunden spart KI in einem Architektur- oder Ingenieurbüro?

Bei 25 Mitarbeitern ≈ 830–2.670 Stunden im Jahr, bei 5 Mitarbeitern ≈ 170–530, bei 100 ≈ 3.340–10.670. Schätzung aus Branchenannahmen: Anteil der Belegschaft je Aufgabe × gesparte Stunden je Woche × 46 Wochen, davon kommen je nach Einführung 25 bis 80 % an.

Mit welcher Aufgabe fängt man an?

Mit der, die die meisten Stunden bindet: „Baubesprechungsprotokolle, Bautagebuch und Berichte“ mit ≈ 43 % der gerechneten Stunden. Die Einrichtung kostet ab ≈ 3.000 € einmalig (Schätzung, Untergrenze).

Was kostet die Einführung, und wann hat sie sich bezahlt gemacht?

Alle vier Aufgaben zusammen ab ≈ 38.000 € einmalig, gerechnet aus Personentagen × Tagessatz plus Sachkosten je Art des Projekts. Bei 25 Mitarbeitern und 42 € Vollkosten je Stunde ist das nach ≈ 4,1–13 Monaten durch die gesparte Arbeitszeit bezahlt. Beides Schätzung.

Wer setzt das um?

Das Register führt am 14.11.2026 Dienstleister in den Leistungsfeldern dieser Aufgaben: Agenten & Chatbots (1.718), Dokumentenverarbeitung (639), Data & ML (903). Ein Betrieb kann in mehreren Feldern stehen. In den Listen stehen verifizierte Einträge vorn, die übrigen wechseln täglich; Bezahlung ändert daran nichts.

Gibt es Förderung?

Von den laufenden Programmen, die das Register führt, fördern 7 von Bund oder EU die Einführung mindestens einer dieser Aufgaben bei 25 Mitarbeitern: ERP-Förderkredit Digitalisierung (511/512); INQA-Coaching; Mittelstand-Digital Zentren und KI-Trainer; Förderung der Weiterbildung Beschäftigter nach § 82 SGB III („Qualifizierungschancengesetz“); Zukunftszentren (ESF Plus); EDIH — Europäische Digitale Innovationszentren; Förderung von Unternehmensberatungen für KMU („Förderung unternehmerischen Know-hows“). Landesprogramme hängen am Standort; der Antrag geht immer vor der Auftragsvergabe.

Mit Ihren Zahlen rechnen

Geben Sie Ihre Website ein: Der Check liest Größe und Standort aus dem Impressum und zeigt die Förderung für Ihr Bundesland. Die Branche bleibt Architektur & Ingenieurbüros.

Für Dienstleister

Betriebe, die Architektur & Ingenieurbüros bei KI-Vorhaben begleiten, finden hier Anfragen mit Anlass. Eintrag beanspruchen, kostenlos.

So ist die Zahl entstanden

Stunden im Jahr = Mitarbeiter × Anteil der Belegschaft, der die Aufgabe trägt × gesparte Stunden je Person und Woche × 46 Wochen, je Aufgabe. Davon kommt je nach Einführung 25 bis 80 % an; das ist die Spanne. Euro = Stunden × 42 € Vollkosten je Stunde.

Annahmen und Grenzen des Modells

Anteile und Stunden sind Erfahrungswerte je Branche, keine Messung in einem Betrieb. Die Einrichtung ist eine Untergrenze aus Personentagen × Tagessatz plus Sachkosten je Art des Projekts, gerechnet für einen Standort. Die Dienstleisterzahlen sind gezählt, nicht geschätzt.

Zwei Grenzen des Modells: Der Stundensatz von 42 € gilt für alle Branchen; in Kanzleien und Systemhäusern liegt er höher, die Euro-Zahl ist dort eher zu niedrig. Die Einrichtung wächst in großen Betrieben mit, das Modell hält sie fest; die Amortisation ist dort zu kurz gerechnet. Die Seite zeigt deshalb keine Bruchteile eines Monats („unter 1 Monat“, „höchstens …“) und über fünf Jahren nur „über 60“.

Alle AnnahmenAlle Anwendungsfälle je BrancheDiese Seite als Markdown

Zitieren KI Integration Register: KI im Architektur- und Ingenieurbüro: Protokolle und Leistungsverzeichnisse automatisieren. Schätzung, Modellstand 12.10.2026. https://kiintegration.com/potenzial/planung/