Seriösen KI-Dienstleister finden: was Sie vorab prüfen und im Gespräch klären

Was Sie vor dem ersten Gespräch selbst prüfen

• Impressum und Firma: Stehen dort Anschrift, Rechtsform und eine verantwortliche Person?
• Handelsregister: Jedes Profil im Register zeigt, soweit das Impressum sie nennt, Firma, Rechtsform, Registerart und Registergericht, dazu einen Link zum amtlichen Register (Handelsregister, in Österreich Firmenbuch, in der Schweiz Zefix). Die Registernummer erscheint nach einer kurzen Prüfung im Browser.
• Leistungsfeld: Passt, was der Betrieb laut eigener Website macht, zu Ihrer Aufgabe? Ein Chatbot für den Kundendienst ist eine andere Arbeit als die Auswertung von Maschinendaten. Das Register ordnet jeden Betrieb Leistungsfeldern zu.
• Sitz und Region: Für Workshops im Haus und Termine vor Ort zählt die Anfahrt, für reine Softwarearbeit weniger. Im Register wählen Sie Region und Stadt.

Die Registerangaben auf dem Profil stammen aus dem Impressum und sind nicht gegen das amtliche Register geprüft. Ob es den Betrieb gibt, sehen Sie dort.

Das Häkchen „verifiziert“ heißt: Der Betrieb hat im Konto bestätigt, dass die Domain ihm gehört. Es sagt, wer hinter dem Eintrag steht, nicht, wie gut er arbeitet. Referenzen und Qualifikation prüfen wir nicht (Verifizierung).

7 Punkte für das erste Gespräch

Das BAFA rät in seinem Merkblatt zur Beraterauswahl, mit mindestens zwei Anbietern zu sprechen und schriftliche Angebote zu vergleichen. Das Vorgespräch sollte nach demselben Merkblatt kostenfrei sein.

• Referenzen aus Ihrer Branche oder Betriebsgröße: Lassen Sie sich zwei bis drei nennen und sprechen Sie mit mindestens einer davon.
• Wer setzt um? Sprechen Sie mit der Person, die das Projekt später macht. Führt nur der Vertrieb das Gespräch, bitten Sie um einen Termin mit ihr.
• Datenort und Vertrag: Wo werden Ihre Daten verarbeitet, mit welchem Modell, und gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO? Was die großen Werkzeuge dazu zusagen: ChatGPT und Claude im Unternehmen.
• Betrieb nach der Abnahme: Wer überwacht, wartet und passt an, wenn sich Formulare oder Abläufe ändern, und was kostet das im Jahr?
• Eigene Produkte: Verkauft der Anbieter eine eigene Software oder Lizenzen? Das ist erlaubt, dann ist seine Empfehlung aber nicht neutral. Fragen Sie, welche Alternativen er geprüft hat.
• Tagessatz: Der Kostenrahmen nennt je Tag netto 700–1.200 € für eine Einzelperson, 1.400–2.200 € für eine mittelstandsnahe Beratung, große Beratungshäuser ab 2.000 €. Liegt ein Satz weit darüber, fragen Sie, wofür.
• Schriftliches Angebot mit Umfang und Abnahme: was geliefert wird, woran es gemessen wird, was nicht enthalten ist. Wie Sie es lesen: Angebot prüfen.

Wer am Ende welche Pflichten aus dem AI Act trägt, klären Sie im Angebot. Was für Betriebe gilt, die KI nur nutzen: AI-Act-Pflichten.

Warnzeichen aus dem BAFA-Merkblatt

Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle warnt Betriebe, die einen Berater suchen, vor drei Mustern. Sie gelten für KI-Projekte genauso:

• Eine günstige Pauschal-Analyse, nach der andere Personen eine teure Anschlussberatung verkaufen.
• Angebote per Telefon oder Werbeschreiben, um die Sie nicht gebeten haben, besonders mit dem Versprechen, Fördertöpfe für Sie zu erschließen.
• Analyse und eigentliche Beratung sollen verschiedene Personen übernehmen.

Zum Honorar schreibt das Merkblatt, Tageshonorare von Unternehmensberatern variierten „zwischen 600 Euro und 5.000 Euro pro Tag“. Das ist die Spanne für Unternehmensberatung insgesamt; für KI-Projekte stehen Erfahrungswerte im Kostenrahmen. Zeichen, die erst im Angebot auffallen, sammelt Angebot prüfen.

Wo Sie Kandidaten finden

Das Register führt aktuell über 7.200 KI-Dienstleister in Deutschland, Österreich und der Schweiz (Stand 23.10.2026), täglich kommen neue dazu. Sie wählen Leistungsfeld, Region und Stadt; verifizierte Einträge stehen vorn, und für den Platz in der Liste zahlt kein Betrieb.

Das BAFA-Merkblatt nennt außerdem Empfehlungen aus dem eigenen Netzwerk, Ihre Kammer und Ihren Berufs- oder Branchenverband. Die Mittelstand-Digital Zentren beraten kostenlos und anbieterneutral, laufen aber aus: Viele haben ihre Förderung 2026 schon beendet. Fragen Sie beim Zentrum Ihrer Region nach, ob es noch arbeitet.

Wenn die Beratung gefördert werden soll

Die BAFA-Beratungsförderung bezuschusst Beratungskosten bis 3.500 € netto. Zwei Bedingungen betreffen die Auswahl: Der Berater muss beim BAFA registriert sein, und den Vertrag schließen Sie erst nach dem Informationsschreiben der Leitstelle. Schon die Unterschrift gilt als Beginn der Beratung; was vorher begonnen hat, wird nicht gefördert.

Fragen Sie deshalb im ersten Gespräch, ob der Anbieter registriert ist. Gefördert wird Beratung, nicht die Umsetzung, und keine Beratung, die auf den Kauf der eigenen Produkte des Beraters zielt. Andere Programme nach Land und Betriebsgröße: Förderung.