KI in der Verwaltung und im Verein: Anträge, Niederschriften und Bürgeranfragen entlasten

In einer Verwaltung, einem Verband oder Verein mit 25 Mitarbeitern kann Software ≈ 620–1.980 Stunden Routinearbeit im Jahr übernehmen, das sind ≈ 0,4–1,2 Vollzeitstellen (Schätzung des KI Integration Registers, Modellstand 12.10.2026). Den größten Anteil hat „Anträge und Vorgänge vorprüfen“ mit ≈ 35 % der Stunden.

In Amt, Verband und Verein geht die Zeit in unvollständige Anträge, Niederschriften von Sitzungen, die immer gleichen Fragen am Telefon und Belege für den Verwendungsnachweis, während das Ehrenamt abends die Lücken füllt.

Rechnung für Ihre Betriebsgröße

Mitarbeiter

Gerechnet für 25 Mitarbeiter. Andere Größen: Tabelle unten.

ungefähr 26.000 – 83.100 €

Arbeitszeit im Jahr bei 25 Mitarbeitern: ≈620 – 1.980 h, ≈0,4 – 1,2 Vollzeitstellen. Die Einrichtung ist nach ≈ 4,9–16 Monaten bezahlt.

Anträge≈ 220 – 690 h
Niederschriften≈ 170 – 550 h
Bürgeranfragen≈ 140 – 460 h
Belege≈ 90 – 280 h

Schätzung Modell aus Branchenannahmen, nicht in Ihrem Betrieb gemessen. Rechenweg

Dienstleister anfragen

Branche und „Anträge und Vorgänge vorprüfen“ sind eingetragen. Sie sehen sofort bis zu 3 passende Dienstleister; weitergegeben wird erst nach Ihrer Bestätigung per Mail. Kostenlos, ohne Konto.

Förderung: Für „Anträge“ passt EDIH — Europäische Digitale Innovationszentren; für alle vier Aufgaben 1 Programm von Bund und EU. Programm ansehen

Wo die Stunden liegen

Vier Aufgaben, die meisten Stunden zuerst. Stunden und Euro im Jahr für 25 Mitarbeiter, Schätzung

Aufgabe	Leistungsfeld	Annahme	Stunden im Jahr	Euro im Jahr	Einrichtung ab
Anträge und Vorgänge vorprüfen≈ 35 % der Stunden	Dokumentenverarbeitung	≈ 30 % der Belegschaft × 2,5 h je Woche	≈ 220–690	≈ 9.100–29.000 €	≈ 8.000 €
Niederschriften, Sitzungsvorlagen und Rundschreiben≈ 28 % der Stunden	Agenten & Chatbots	≈ 40 % der Belegschaft × 1,5 h je Woche	≈ 170–550	≈ 7.200–23.200 €	≈ 3.000 €
Bürger- und Mitgliederanfragen≈ 23 % der Stunden	Agenten & Chatbots	≈ 25 % der Belegschaft × 2 h je Woche	≈ 140–460	≈ 6.000–19.300 €	≈ 15.000 €
Rechnungen, Spenden und Verwendungsnachweise≈ 14 % der Stunden	Dokumentenverarbeitung	≈ 10 % der Belegschaft × 3 h je Woche	≈ 90–280	≈ 3.600–11.600 €	≈ 8.000 €

Was sich im Ablauf ändert

Anträge und Vorgänge vorprüfen
Eingehende Anträge auf Vollständigkeit prüfen, fehlende Unterlagen anfordern, dem Sachgebiet zuordnen; entschieden wird im Amt.
Heute, von Hand
1. Anträge aus Post, Mail und Portal sichten
2. Unterlagen auf Vollständigkeit prüfen
3. Fehlendes per Brief nachfordern
Mit Software
1. Antrag lesen und dem Verfahren zuordnen
2. Gegen die Liste nötiger Unterlagen prüfen
3. Nachforderung vorschreiben
4. Mensch: Sachbearbeitung entscheidet über den Antrag
Was eingerichtet wird
Postfach, Antragsportal und Dokumentenverwaltung anbinden, Unterlagenlisten je Verfahren erfassen, Zuständigkeiten hinterlegen, Datenschutz und Personalrat einbeziehen.
≈ 220–690 h im Jahr bei 25 Mitarbeitern SchätzungDafür Dienstleister anfragen
Niederschriften, Sitzungsvorlagen und Rundschreiben
Niederschriften mit Beschlüssen, Vorlagen und Rundschreiben aus Notizen und Aufnahme entwerfen.
Heute, von Hand
1. In der Sitzung mitschreiben
2. Niederschrift und Beschlüsse tippen
3. Vorlagen und Rundschreiben neu aufsetzen
Mit Software
1. Notizen und Aufnahme übernehmen
2. Niederschrift mit Beschlüssen im Wortlaut entwerfen
3. Mensch: Schriftführung prüft und zeichnet
Was eingerichtet wird
Ein datenschutzkonformes Werkzeug auswählen, Vorlagen und Tonfall hinterlegen, das Team schulen, Regeln für vertrauliche Inhalte festlegen.
≈ 170–550 h im Jahr bei 25 Mitarbeitern SchätzungDafür Dienstleister anfragen
Bürger- und Mitgliederanfragen
Fragen zu Öffnungszeiten, Formularen und Beiträgen beantworten, Anliegen der zuständigen Stelle zuordnen.
Heute, von Hand
1. Fragen zu Öffnungszeiten, Formularen und Beiträgen beantworten
2. Rückrufe notieren
3. An die zuständige Stelle weiterleiten
Mit Software
1. Standardfragen aus Satzung und Formularen beantworten
2. Anliegen der zuständigen Stelle zuordnen
3. Mensch: Mitarbeiter übernehmen Einzelfälle
Was eingerichtet wird
Eine Wissensbasis aus Ihren Unterlagen aufbauen, Postfach, Website oder Telefonanlage anbinden, festlegen, wann ein Mensch übernimmt, mit echten Anfragen testen.
≈ 140–460 h im Jahr bei 25 Mitarbeitern SchätzungDafür Dienstleister anfragen
Rechnungen, Spenden und Verwendungsnachweise
Rechnungen der Kostenstelle zuordnen, Zuwendungsbestätigungen und Belege für Verwendungsnachweise vorbereiten.
Heute, von Hand
1. Rechnungen abtippen
2. Spendenbescheinigungen einzeln ausstellen
3. Belege für den Verwendungsnachweis sammeln
Mit Software
1. Rechnungen lesen und der Kostenstelle zuordnen
2. Spendenbescheinigung vorbereiten
3. Belege dem Förderprojekt zuordnen
4. Mensch: Kasse prüft und gibt frei
Was eingerichtet wird
Postfächer und Scanner anbinden, die Erkennung auf Ihre Lieferanten einstellen, die Übergabe an Buchhaltung oder DATEV einrichten, Freigaberegeln festlegen.
≈ 90–280 h im Jahr bei 25 Mitarbeitern SchätzungDafür Dienstleister anfragen

Was in dieser Branche dazukommt

Mit dem Onlinezugangsgesetz kommen Anträge zunehmend digital an; ob sie vollständig sind, prüft trotzdem oft ein Mensch Blatt für Blatt. Software darf vorprüfen und nachfordern. Entscheidet ein System darüber, wer eine öffentliche Leistung bekommt, gilt es nach der KI-Verordnung als Hochrisiko (Anhang III Nr. 5), und Behörden müssen vorher die Folgen für die Grundrechte abschätzen (Art. 27). Der Personalrat, wo es einen gibt, gehört von Anfang an dazu. Vereine stellen Zuwendungsbestätigungen nach amtlichem Muster aus (§ 50 EStDV); die lassen sich aus der Spendenliste vorbereiten.

Fundstellen KI-Verordnung (EU) 2024/1689, Art. 27 und Anhang III Nr. 5 Onlinezugangsgesetz § 50 EStDV

Weitere Aufgaben

Nicht in der Summe oben: Diese Fälle überschneiden sich mit den vier Aufgaben und stehen deshalb je für sich, für 25 Mitarbeiter. Schätzung

Typisch für Öffentliche Einrichtungen & Vereine

Mitgliederverwaltung und BeiträgeVerträge anlegen, Ruhezeiten und Kündigungen bearbeiten, Rücklastschriften nachhalten, Beiträge abgleichen.Prozessautomatisierung Dafür anfragen
≈ 40–140 h

Im Büro: 5 Aufgaben, die in vielen Branchen gleich anfallen

Onboarding und Wissen aus eigenen UnterlagenAnleitungen, Verträge und Erfahrungswissen per Frage finden statt per Suche und Nachfragen — neue Leute arbeiten schneller selbstständig.Agenten & Chatbots Dafür anfragen
≈ 170–550 h
E-Mail-Posteingang sortieren, Spam abfangenMails nach Anliegen und Dringlichkeit sortieren, Spam und Phishing abfangen, Routinemails vorbeantworten.Prozessautomatisierung Dafür anfragen
≈ 140–460 h
Wissensassistent mit lokalem ModellDerselbe Assistent auf eigener Hardware: Akten und Personendaten bleiben im eigenen Rechenzentrum.Agenten & Chatbots Dafür anfragen
≈ 90–280 h
IT entlasten: Tickets, Zugänge, StandardfragenPasswort, Zugang, Drucker: Standardanfragen löst ein Assistent, die IT bekommt nur, was sie selbst lösen muss.IT-Dienstleistungen Dafür anfragen
≈ 30–110 h
Bewerbungen und RecruitingStellenanzeigen schreiben, Bewerbungen vorsortieren, Termine vereinbaren, jede Bewerbung zeitnah beantworten.Prozessautomatisierung Dafür anfragen
≈ 30–80 h

Nach Betriebsgröße

Dieselbe Rechnung für jede Größenklasse des Potenzialchecks, Schätzung

Mitarbeiter	gerechnet mit	Stunden im Jahr	Vollzeitstellen	Euro im Jahr	bezahlt nach
1 bis 9	5	≈ 120–400	≈ 0,1–0,2	≈ 5.200–16.600 €	≈ 25 bis über 60 Monate
10 bis 49	25	≈ 620–1.980	≈ 0,4–1,2	≈ 26.000–83.100 €	≈ 4,9–16 Monate
50 bis 199	100	≈ 2.470–7.910	≈ 1,5–4,7	≈ 103.800–332.300 €	≈ 1,2–3,9 Monate
200 und mehr	300	≈ 7.420–23.740	≈ 4,4–14,0	≈ 311.500–996.900 €	höchstens ≈ 1,3 Monate

Wer das im Register umsetzt

Betriebe je Leistungsfeld, gezählt am 23.10.2026. Die Listen dahinter stehen nach belegten Angaben (Nachweiswert), nicht nach Bezahlung. Welche davon schon für Ihre Branche gearbeitet haben, erhebt das Register noch nicht; deshalb stehen hier keine Namen.

Dokumentenverarbeitung466 Betriebe
für Anträge und Vorgänge vorprüfen · Rechnungen, Spenden und Verwendungsnachweise
Agenten & Chatbots1.306 Betriebe
für Niederschriften, Sitzungsvorlagen und Rundschreiben · Bürger- und Mitgliederanfragen

Betriebe in diesen Feldern nach StadtBerlin 94 München 72 Wien 64 Hamburg 57 Zürich 47 Köln 46

Förderung

Die Förderprogramme im Register richten sich an Unternehmen und greifen hier nicht. Öffentliche Schulen gehen über ihren Schulträger und die Programme ihres Landes, Kommunen über die Kommunalförderung von Land und Bund; Vereine, private Schulen und gemeinnützige GmbHs prüfen die jeweilige Richtlinie.

EDIH — Europäische Digitale InnovationszentrenEU · kostenfrei — Sachleistung statt Zuschussfür Anträge, Niederschriften

Fragen und Antworten

Wie viele Stunden spart KI in einer Verwaltung, einem Verband oder Verein?

Bei 25 Mitarbeitern ≈ 620–1.980 Stunden im Jahr, bei 5 Mitarbeitern ≈ 120–400, bei 100 ≈ 2.470–7.910. Schätzung aus Branchenannahmen: Anteil der Belegschaft je Aufgabe × gesparte Stunden je Woche × 46 Wochen, davon kommen je nach Einführung 25 bis 80 % an.

Mit welcher Aufgabe fängt man an?

Mit der, die die meisten Stunden bindet: „Anträge und Vorgänge vorprüfen“ mit ≈ 35 % der gerechneten Stunden. Die Einrichtung kostet ab ≈ 8.000 € einmalig (Schätzung, Untergrenze).

Was kostet die Einführung, und wann hat sie sich bezahlt gemacht?

Alle vier Aufgaben zusammen ab ≈ 34.000 € einmalig, gerechnet aus Personentagen × Tagessatz plus Sachkosten je Art des Projekts. Bei 25 Mitarbeitern und 42 € Vollkosten je Stunde ist das nach ≈ 4,9–16 Monaten durch die gesparte Arbeitszeit bezahlt. Beides Schätzung.

Wer setzt das um?

Das Register führt am 23.10.2026 Dienstleister in den Leistungsfeldern dieser Aufgaben: Dokumentenverarbeitung (466), Agenten & Chatbots (1.306). Ein Betrieb kann in mehreren Feldern stehen. In den Listen stehen verifizierte Einträge vorn, die übrigen wechseln täglich; Bezahlung ändert daran nichts.

Gibt es Förderung?

Mit Ihren Zahlen rechnen

Geben Sie Ihre Website ein: Der Check liest Größe und Standort aus dem Impressum und zeigt die Förderung für Ihr Bundesland. Die Branche bleibt Öffentliche Einrichtungen & Vereine.

Für Dienstleister

Betriebe, die Öffentliche Einrichtungen & Vereine bei KI-Vorhaben begleiten, finden hier Anfragen mit Anlass. Eintrag beanspruchen, kostenlos.

So ist die Zahl entstanden

Stunden im Jahr = Mitarbeiter × Anteil der Belegschaft, der die Aufgabe trägt × gesparte Stunden je Person und Woche × 46 Wochen, je Aufgabe. Davon kommt je nach Einführung 25 bis 80 % an; das ist die Spanne. Euro = Stunden × 42 € Vollkosten je Stunde.

Annahmen und Grenzen des Modells

Anteile und Stunden sind Erfahrungswerte je Branche, keine Messung in einem Betrieb. Die Einrichtung ist eine Untergrenze aus Personentagen × Tagessatz plus Sachkosten je Art des Projekts, gerechnet für einen Standort. Die Dienstleisterzahlen sind gezählt, nicht geschätzt.

Zwei Grenzen des Modells: Der Stundensatz von 42 € gilt für alle Branchen; in Kanzleien und Systemhäusern liegt er höher, die Euro-Zahl ist dort eher zu niedrig. Die Einrichtung wächst in großen Betrieben mit, das Modell hält sie fest; die Amortisation ist dort zu kurz gerechnet. Die Seite zeigt deshalb keine Bruchteile eines Monats („unter 1 Monat“, „höchstens …“) und über fünf Jahren nur „über 60“.

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Zitieren KI Integration Register: KI in der Verwaltung und im Verein: Anträge, Niederschriften und Bürgeranfragen entlasten. Schätzung, Modellstand 12.10.2026. https://kiintegration.com/potenzial/oeffentlich/