Das Team fragen, welche Aufgaben Zeit kosten

Warum Sie nach Zeit fragen und nicht nach KI

Wer eine Aufgabe jede Woche macht, weiß, wie lange sie dauert und wo sie hakt. Die Geschäftsführung sieht davon meist nur das Ergebnis. Deshalb liefert eine kurze Umfrage im Team oft bessere Startpunkte als ein Workshop über Werkzeuge.

Fragen Sie nach Aufgaben, die Zeit kosten, nicht nach Ideen für KI. Wer gefragt wird, was automatisiert werden soll, denkt an die eigene Stelle und schreibt wenig. Wer gefragt wird, was nervt, schreibt viel.

Die 4 Fragen

Mehr braucht die Umfrage nicht. Jede weitere Frage kostet Antworten.

• Welche Aufgabe kostet Sie regelmäßig Zeit, ohne dass sie Ihnen oder Kunden etwas bringt? Ein Stichwort als Titel, dann zwei, drei Sätze dazu.
• Wie oft kommt sie vor, und wie lange dauert sie ungefähr: täglich, wöchentlich, monatlich, in Minuten?
• Mit welchen Programmen, Listen oder Papieren arbeiten Sie dabei?
• Was würden Sie mit der gewonnenen Zeit lieber tun?

Im Betrieb wird geduzt? Dann passen Sie die Anrede an. Eine Frage nach Abteilung hilft beim Auswerten, macht Antworten in kleinen Teams aber erkennbar. Lassen Sie sie unter zehn Personen je Abteilung weg.

Mustermail für die Einladung

Betreff: Welche Aufgabe kostet Sie Zeit, die Sie lieber anders nutzen würden?

Wir wollen herausfinden, wo uns Software Routinearbeit abnehmen kann. Diese Stellen kennt niemand so gut wie Sie. Die Umfrage hat vier Fragen, dauert etwa fünf Minuten und speichert keine Namen. Sie läuft bis [Datum].

Mit den Antworten machen wir Folgendes: Wir zählen sie aus, zeigen Ihnen das Ergebnis und wählen gemeinsam ein bis drei Aufgaben, die wir zuerst angehen. Ziel ist, Zeit frei zu machen für Arbeit, die heute liegen bleibt. [Hier nur hinschreiben, was gilt, etwa: Durch dieses Projekt fällt keine Stelle weg.]

Zur Umfrage: [Link]

Zwei Wochen Laufzeit reichen. Schicken Sie nach einer Woche eine kurze Erinnerung.

Typische Aufgaben zum Abhaken

Manche antworten leichter, wenn sie Beispiele sehen. Diese Liste können Sie als zusätzliche Frage mit Mehrfachauswahl einbauen. Hinter jeder Aufgabe steht das Leistungsfeld im Register, das sie umsetzt.

• Rechnungen, Lieferscheine oder Formulare abtippen: Dokumentenverarbeitung
• Daten von einem Programm ins andere übertragen: Prozessautomatisierung
• Angebote, Berichte oder Protokolle aus Vorlagen zusammenstellen: Prozessautomatisierung
• Dieselben Kundenfragen per Mail oder Telefon beantworten: Agenten & Chatbots
• Informationen in Ablagen, Handbüchern oder alten Mails suchen: Agenten & Chatbots
• Zahlen für Monatsberichte aus mehreren Tabellen zusammensuchen: Data & ML
• Texte für Website, Newsletter oder Produktbeschreibungen schreiben: Marketing & Content

Die Umfrage ohne Namen in Microsoft Forms

Die meisten Betriebe mit Microsoft 365 haben Forms schon. So bleibt die Umfrage anonym und trotzdem im Haus:

• Neue Umfrage anlegen, die Fragen von oben eintragen. Die erste und die vierte als langen Text, die zweite und dritte als kurzen.
• In den Einstellungen festlegen, dass nur Personen in Ihrer Organisation antworten können. Dann kann niemand von außen mitmachen.
• Die Einstellung ausschalten, die Namen mit den Antworten aufzeichnet. Laut Microsoft speichert Forms die Antworten dann ohne Namen.
• Den Link in die Mustermail setzen und an alle schicken, auch an Kolleginnen und Kollegen ohne eigenen Rechner, etwa über einen Aushang mit QR-Code.

Stellen Sie in Forms „jeder kann antworten“ ein, speichert Forms laut Microsoft ebenfalls keine Namen. Dann kann aber auch antworten, wer den Link weitergeleitet bekommt. Ohne Microsoft 365 geht dasselbe mit anderen Formularwerkzeugen; prüfen Sie dort, ob Namen oder Adressen gespeichert werden.

Abstimmen lassen Sie in einer zweiten Runde: Die zehn häufigsten Aufgaben kommen in eine neue Umfrage, und alle bringen sie in eine Reihenfolge.

Wenn es einen Betriebsrat gibt

Sprechen Sie ihn an, bevor die Mail rausgeht. Plant der Betrieb Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufe „einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz“, muss er den Betriebsrat rechtzeitig unterrichten und die Folgen für die Beschäftigten mit ihm beraten (§ 90 BetrVG). Die Umfrage ist ein früher Teil dieser Planung.

Bei technischen Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung überwachen können, bestimmt er mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Ob eine Umfrage ohne Namen darunter fällt, klären Sie mit ihm. Ist er früh dabei, kann er beim Einladen helfen.

Auswerten: Stunden pro Woche statt Stimmen

Fassen Sie gleiche Aufgaben zusammen und rechnen Sie für jede: wie oft mal wie lange mal wie viele Personen. Eine Aufgabe, die drei Personen zweimal pro Woche je 20 Minuten kostet, sind zwei Stunden pro Woche, bei 45 Arbeitswochen rund 90 Stunden im Jahr.

Oben auf die Liste kommen Aufgaben mit vielen Stunden, die nach festen Regeln ablaufen und mit Daten arbeiten, die schon digital vorliegen. Nehmen Sie eine bis drei davon. Den Ablauf jeder Aufgabe in fünf Sätzen aufzuschreiben, ist die halbe Anfrage an einen Dienstleister.

Zeigen Sie dem Team das Ergebnis, auch die Aufgaben, die Sie nicht angehen, mit Grund. Sonst antwortet bei der nächsten Umfrage niemand.

Wie viel Routinearbeit Software in Ihrer Branche übernehmen kann, schätzt der Potenzialcheck aus Ihrer Website. Was ein Projekt kostet, steht im Kostenrahmen.