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KI im Handwerk: Belege, Angebote und Einsatzplanung automatisieren

In einem Handwerks- oder Baubetrieb mit 25 Mitarbeitern kann Software ≈ 580–1.840 Stunden Routinearbeit im Jahr übernehmen, das sind ≈ 0,3–1,1 Vollzeitstellen (Schätzung des KI Integration Registers, Modellstand 12.10.2026). Den größten Anteil hat „Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Tankbelege“ mit ≈ 30 % der Stunden.

Im Handwerk bleibt das Büro liegen, weil die Leute auf der Baustelle gebraucht werden: Rechnungen abtippen, Angebote aus Aufmaß und Preisliste zusammensetzen, Einsätze nach jeder Krankmeldung neu planen.

Rechnung für Ihre Betriebsgröße

Mitarbeiter

Gerechnet für 25 Mitarbeiter. Andere Größen: Tabelle unten.

ungefähr 24.200 – 77.300 €

Arbeitszeit im Jahr bei 25 Mitarbeitern: ≈580 – 1.840 h, ≈0,3 – 1,1 Vollzeitstellen. Die Einrichtung ist nach ≈ 7,3–23 Monaten bezahlt.

  • Belege≈ 170 – 550 h
  • Angebote≈ 170 – 550 h
  • Planung≈ 140 – 460 h
  • Kundenanfragen≈ 90 – 280 h

Schätzung Modell aus Branchenannahmen, nicht in Ihrem Betrieb gemessen. Rechenweg

Dienstleister anfragen

Branche und „Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Tankbelege“ sind eingetragen. Sie sehen sofort bis zu 3 passende Dienstleister; weitergegeben wird erst nach Ihrer Bestätigung per Mail. Kostenlos, ohne Konto.

Förderung: Für „Belege“ passt ERP-Förderkredit Digitalisierung; für alle vier Aufgaben 6 Programme von Bund und EU. Programme ansehen

Wo die Stunden liegen

Vier Aufgaben, die meisten Stunden zuerst. Stunden und Euro im Jahr für 25 Mitarbeiter, Schätzung

AufgabeLeistungsfeldAnnahmeStunden im JahrEuro im JahrEinrichtung ab
Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Tankbelege≈ 30 % der StundenDokumentenverarbeitung≈ 15 % der Belegschaft × 4 h je Woche≈ 170–550≈ 7.200–23.200 €≈ 8.000 €
Angebote aus Aufmaß und Leistungskatalog≈ 30 % der StundenProzessautomatisierung≈ 20 % der Belegschaft × 3 h je Woche≈ 170–550≈ 7.200–23.200 €≈ 12.000 €
Einsatz- und Terminplanung≈ 25 % der StundenProzessautomatisierung≈ 10 % der Belegschaft × 5 h je Woche≈ 140–460≈ 6.000–19.300 €≈ 12.000 €
Kundenanfragen und Terminwünsche≈ 15 % der StundenAgenten & Chatbots≈ 15 % der Belegschaft × 2 h je Woche≈ 90–280≈ 3.600–11.600 €≈ 15.000 €

Laut IAB könnten Computer im Beruf „Anlagenmechaniker/in Sanitär, Heizung, Klima“ 70 % der Tätigkeiten erledigen (Substituierbarkeitspotenzial, Stand 2022). Das misst, was technisch geht. Die Stunden oben schätzen, was davon in einem Betrieb ankommt. IAB-Job-Futuromat, IAB-Kurzbericht 5/2024

Was sich im Ablauf ändert

  1. Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Tankbelege

    Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Post automatisch lesen, zuordnen und ablegen.

    Heute, von Hand

    1. Belege aus Fahrzeug, Postfach und Büro sammeln
    2. Freitags jeden Beleg abtippen
    3. Baustellen von Hand zuordnen

    Mit Software

    1. Belege per Foto oder Mail annehmen
    2. Lieferant, Betrag und Baustelle lesen
    3. Beleg am Auftrag ablegen
    4. Mensch: Büro prüft Abweichungen und gibt an den Steuerberater
    Was eingerichtet wird

    Postfächer und Scanner anbinden, die Erkennung auf Ihre Lieferanten einstellen, die Übergabe an Buchhaltung oder DATEV einrichten, Freigaberegeln festlegen.

    ≈ 170–550 h im Jahr bei 25 Mitarbeitern SchätzungDafür Dienstleister anfragen

  2. Angebote aus Aufmaß und Leistungskatalog

    Angebote aus Notizen, Fotos und Aufmaß mit Positionen aus dem Leistungskatalog vorbereiten, nachfassen automatisch.

    Heute, von Hand

    1. Beim Kunden Aufmaß und Notizen nehmen
    2. Abends Positionen und Großhandelspreise suchen
    3. Angebot tippen, oft Tage später

    Mit Software

    1. Notizen, Fotos und Aufmaß übernehmen
    2. Positionen aus dem Leistungskatalog setzen
    3. Mensch: Sie prüfen, ändern und schicken ab
    4. Beim Kunden nachfassen
    Was eingerichtet wird

    Preisliste und Leistungskatalog anbinden, Vorlagen hinterlegen, die Übergabe an ERP oder Branchensoftware bauen, Regeln fürs Nachfassen festlegen.

    ≈ 170–550 h im Jahr bei 25 Mitarbeitern SchätzungDafür Dienstleister anfragen

  3. Einsatz- und Terminplanung

    Einsätze nach Qualifikation, Material und Fahrweg vorschlagen, Änderungen sofort an die Monteure.

    Heute, von Hand

    1. Einsätze an der Plantafel planen
    2. Bei Krankmeldung oder Notdienst umplanen
    3. Monteure einzeln anrufen

    Mit Software

    1. Einsätze nach Qualifikation, Material und Fahrweg vorschlagen
    2. Mensch: Meister entscheidet
    3. Änderungen aufs Telefon der Monteure schicken
    Was eingerichtet wird

    Aufträge, Personal und Fahrzeuge als Daten erfassen, Planungsregeln festlegen, Kalender, Mitarbeiter-App oder Telematik anbinden.

    ≈ 140–460 h im Jahr bei 25 Mitarbeitern SchätzungDafür Dienstleister anfragen

  4. Kundenanfragen und Terminwünsche

    Wiederkehrende Fragen sofort beantworten, den Rest vorsortiert an die richtige Person.

    Heute, von Hand

    1. Anrufe annehmen, während alle auf der Baustelle sind
    2. Rückrufe abends nachholen
    3. Dieselben Fragen zu Termin und Preis beantworten

    Mit Software

    1. Anfragen per Telefon, Mail und Website annehmen
    2. Adresse, Anliegen und Fotos abfragen
    3. Standardfragen beantworten, Vorgang anlegen
    4. Mensch: Büro übernimmt den Vorgang
    Was eingerichtet wird

    Eine Wissensbasis aus Ihren Unterlagen aufbauen, Postfach, Website oder Telefonanlage anbinden, festlegen, wann ein Mensch übernimmt, mit echten Anfragen testen.

    ≈ 90–280 h im Jahr bei 25 Mitarbeitern SchätzungDafür Dienstleister anfragen

Was in dieser Branche dazukommt

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Betriebe in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, 2027 und 2028 folgt die Pflicht, sie auszustellen. Damit kommen Belege ohnehin maschinenlesbar an, und die Belegerfassung ist der naheliegende erste Schritt. Angebote und Einsatzplanung hängen an der Handwerkersoftware: Fragen Sie einen Dienstleister, ob er Ihre Software anbindet, statt ein zweites System daneben zu stellen. Fotos aus Wohnungen und Kundendaten brauchen eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit jedem Anbieter.

Fundstellen § 14 UStG (E-Rechnung)Art. 28 DSGVO

Weitere Aufgaben

Nicht in der Summe oben: Diese Fälle überschneiden sich mit den vier Aufgaben und stehen deshalb je für sich, für 25 Mitarbeiter. Schätzung

Typisch für Handwerk & Bau

Im Büro: 5 Aufgaben, die in vielen Branchen gleich anfallen
  • Onboarding und Wissen aus eigenen UnterlagenAnleitungen, Verträge und Erfahrungswissen per Frage finden statt per Suche und Nachfragen — neue Leute arbeiten schneller selbstständig.Agenten & ChatbotsDafür anfragen
    ≈ 90–280 h
  • E-Mail-Posteingang sortieren, Spam abfangenMails nach Anliegen und Dringlichkeit sortieren, Spam und Phishing abfangen, Routinemails vorbeantworten.ProzessautomatisierungDafür anfragen
    ≈ 70–230 h
  • Buchhaltung: Zahlungsabgleich und MahnwesenZahlungen zuordnen, offene Posten abgleichen, Mahnungen und Monatsabschluss vorbereiten.ProzessautomatisierungDafür anfragen
    ≈ 70–220 h
  • Marketing-Produktion: Anzeigen, Print, KampagnenAnzeigen, Flyer, Beiträge und Kampagnenvarianten im eigenen Stil in Stunden statt Tagen.Marketing & ContentDafür anfragen
    ≈ 30–80 h
  • Bewerbungen und RecruitingStellenanzeigen schreiben, Bewerbungen vorsortieren, Termine vereinbaren, jede Bewerbung zeitnah beantworten.ProzessautomatisierungDafür anfragen
    ≈ 20–70 h

Nach Betriebsgröße

Dieselbe Rechnung für jede Größenklasse des Potenzialchecks, Schätzung

Mitarbeitergerechnet mitStunden im JahrVollzeitstellenEuro im Jahrbezahlt nach
1 bis 95≈ 120–370≈ 0,1–0,2≈ 4.800–15.500 €≈ 37 bis über 60 Monate
10 bis 4925≈ 580–1.840≈ 0,3–1,1≈ 24.200–77.300 €≈ 7,3–23 Monate
50 bis 199100≈ 2.300–7.360≈ 1,4–4,3≈ 96.600–309.100 €≈ 1,8–5,8 Monate
200 und mehr300≈ 6.900–22.080≈ 4,1–13,0≈ 289.800–927.400 €höchstens ≈ 1,9 Monate

Mehr Umsatz

6 Fälle, Spanne am Jahresumsatz

Unsicherer als die Stunden: Ob aus gewonnener Zeit mehr Umsatz wird, entscheidet der Markt. Deshalb nur als Spanne am Jahresumsatz, Schätzung

  • Mehr Angebote je WocheMehr abgegebene Angebote bei gleicher Trefferquote.≈ 1–3 % vom Umsatz
  • Schneller antworten als der WettbewerbWeniger Anfragen, die unbeantwortet an den nächsten Anbieter gehen.≈ 0,5–2 % vom Umsatz
  • Mehr Aufträge mit demselben TeamAufträge, die heute an fehlender Zeit scheitern, werden angenommen.≈ 1–3 % vom Umsatz
  • Offene Stellen schneller besetzenStellen sind früher besetzt; Aufträge müssen seltener abgelehnt werden.≈ 0,5–2 % vom Umsatz
  • Bestandskunden gezielt ansprechenMehr Umsatz je Kunde ohne zusätzliche Werbekosten.≈ 0,5–2 % vom Umsatz
  • Performance-Marketing: weniger StreuverlustMehr passende Anfragen aus demselben Werbebudget.≈ 0,5–1,5 % vom Umsatz

Wer das im Register umsetzt

Betriebe je Leistungsfeld, gezählt am 14.11.2026. Die Listen dahinter stehen nach belegten Angaben (Nachweiswert), nicht nach Bezahlung. Welche davon schon für Ihre Branche gearbeitet haben, erhebt das Register noch nicht; deshalb stehen hier keine Namen.

Betriebe in diesen Feldern nach StadtBerlin 192München 182Hamburg 170Köln 114Wien 109Düsseldorf 94

Förderung für die Einführung

Laufende Programme von Bund und EU für 25 Mitarbeiter, je mit den Aufgaben, für die sie zahlen. Forschungsprogramme stehen nicht hier: Wer eine fertige Lösung einrichten lässt, bekommt aus ihnen nichts. Landesprogramme mit oft höheren Quoten hängen am Standort. Bei den meisten Programmen geht der Antrag vor der Auftragsvergabe.

Zuschuss mit Landesförderung im Förderrechner berechnen

Fragen und Antworten

Wie viele Stunden spart KI in einem Handwerks- oder Baubetrieb?

Bei 25 Mitarbeitern ≈ 580–1.840 Stunden im Jahr, bei 5 Mitarbeitern ≈ 120–370, bei 100 ≈ 2.300–7.360. Schätzung aus Branchenannahmen: Anteil der Belegschaft je Aufgabe × gesparte Stunden je Woche × 46 Wochen, davon kommen je nach Einführung 25 bis 80 % an.

Mit welcher Aufgabe fängt man an?

Mit der, die die meisten Stunden bindet: „Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Tankbelege“ mit ≈ 30 % der gerechneten Stunden. Die Einrichtung kostet ab ≈ 8.000 € einmalig (Schätzung, Untergrenze).

Was kostet die Einführung, und wann hat sie sich bezahlt gemacht?

Alle vier Aufgaben zusammen ab ≈ 47.000 € einmalig, gerechnet aus Personentagen × Tagessatz plus Sachkosten je Art des Projekts. Bei 25 Mitarbeitern und 42 € Vollkosten je Stunde ist das nach ≈ 7,3–23 Monaten durch die gesparte Arbeitszeit bezahlt. Beides Schätzung.

Wer setzt das um?

Das Register führt am 14.11.2026 Dienstleister in den Leistungsfeldern dieser Aufgaben: Dokumentenverarbeitung (639), Prozessautomatisierung (3.634), Agenten & Chatbots (1.718). Ein Betrieb kann in mehreren Feldern stehen. In den Listen stehen verifizierte Einträge vorn, die übrigen wechseln täglich; Bezahlung ändert daran nichts.

Gibt es Förderung?

Von den laufenden Programmen, die das Register führt, fördern 6 von Bund oder EU die Einführung mindestens einer dieser Aufgaben bei 25 Mitarbeitern: ERP-Förderkredit Digitalisierung (511/512); INQA-Coaching; Förderung von Unternehmensberatungen für KMU („Förderung unternehmerischen Know-hows“); Mittelstand-Digital Zentren und KI-Trainer; Zukunftszentren (ESF Plus); EDIH — Europäische Digitale Innovationszentren. Landesprogramme hängen am Standort; der Antrag geht immer vor der Auftragsvergabe.

Mit Ihren Zahlen rechnen

Geben Sie Ihre Website ein: Der Check liest Größe und Standort aus dem Impressum und zeigt die Förderung für Ihr Bundesland. Die Branche bleibt Handwerk & Bau.

Für Dienstleister

Betriebe, die Handwerk & Bau bei KI-Vorhaben begleiten, finden hier Anfragen mit Anlass. Eintrag beanspruchen, kostenlos.

So ist die Zahl entstanden

Stunden im Jahr = Mitarbeiter × Anteil der Belegschaft, der die Aufgabe trägt × gesparte Stunden je Person und Woche × 46 Wochen, je Aufgabe. Davon kommt je nach Einführung 25 bis 80 % an; das ist die Spanne. Euro = Stunden × 42 € Vollkosten je Stunde.

Annahmen und Grenzen des Modells

Anteile und Stunden sind Erfahrungswerte je Branche, keine Messung in einem Betrieb. Die Einrichtung ist eine Untergrenze aus Personentagen × Tagessatz plus Sachkosten je Art des Projekts, gerechnet für einen Standort. Die Dienstleisterzahlen sind gezählt, nicht geschätzt.

Zwei Grenzen des Modells: Der Stundensatz von 42 € gilt für alle Branchen; in Kanzleien und Systemhäusern liegt er höher, die Euro-Zahl ist dort eher zu niedrig. Die Einrichtung wächst in großen Betrieben mit, das Modell hält sie fest; die Amortisation ist dort zu kurz gerechnet. Die Seite zeigt deshalb keine Bruchteile eines Monats („unter 1 Monat“, „höchstens …“) und über fünf Jahren nur „über 60“.

Alle AnnahmenAlle Anwendungsfälle je BrancheDiese Seite als Markdown

Zitieren KI Integration Register: KI im Handwerk: Belege, Angebote und Einsatzplanung automatisieren. Schätzung, Modellstand 12.10.2026. https://kiintegration.com/potenzial/handwerk/