KI im Handwerk: Belege, Angebote und Einsatzplanung automatisieren

In einem Handwerks- oder Baubetrieb mit 25 Mitarbeitern kann Software ≈ 580–1.840 Stunden Routinearbeit im Jahr übernehmen, das sind ≈ 0,3–1,1 Vollzeitstellen (Schätzung des KI Integration Registers, Modellstand 28.09.2026). Den größten Anteil hat „Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Tankbelege“ mit ≈ 30 % der Stunden.

Im Handwerk bleibt das Büro liegen, weil die Leute auf der Baustelle gebraucht werden: Rechnungen abtippen, Angebote aus Aufmaß und Preisliste zusammensetzen, Einsätze nach jeder Krankmeldung neu planen.

Rechnung für Ihre Betriebsgröße

Mitarbeiter

Gerechnet für 25 Mitarbeiter. Andere Größen: Tabelle unten.

ungefähr 24.200 – 77.300 €

Arbeitszeit im Jahr bei 25 Mitarbeitern: ≈580 – 1.840 h, ≈0,3 – 1,1 Vollzeitstellen. Die Einrichtung ist nach ≈ 7,3–23 Monaten bezahlt.

Belege≈ 170 – 550 h
Angebote≈ 170 – 550 h
Planung≈ 140 – 460 h
Kundenanfragen≈ 90 – 280 h

Schätzung Modell aus Branchenannahmen, nicht in Ihrem Betrieb gemessen. Rechenweg

Dienstleister anfragen

Branche und „Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Tankbelege“ sind eingetragen. Sie sehen sofort bis zu 3 passende Dienstleister; weitergegeben wird erst nach Ihrer Bestätigung per Mail. Kostenlos, ohne Konto.

Förderung: Für „Belege“ passt ERP-Förderkredit Digitalisierung; für alle vier Aufgaben 6 Programme von Bund und EU. Programme ansehen

Wo die Stunden liegen

Vier Aufgaben, die meisten Stunden zuerst. Stunden und Euro im Jahr für 25 Mitarbeiter, Schätzung

Aufgabe	Leistungsfeld	Annahme	Stunden im Jahr	Euro im Jahr	Einrichtung ab
Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Tankbelege≈ 30 % der Stunden	Dokumentenverarbeitung	≈ 15 % der Belegschaft × 4 h je Woche	≈ 170–550	≈ 7.200–23.200 €	≈ 8.000 €
Angebote aus Aufmaß und Leistungskatalog≈ 30 % der Stunden	Prozessautomatisierung	≈ 20 % der Belegschaft × 3 h je Woche	≈ 170–550	≈ 7.200–23.200 €	≈ 12.000 €
Einsatz- und Terminplanung≈ 25 % der Stunden	Prozessautomatisierung	≈ 10 % der Belegschaft × 5 h je Woche	≈ 140–460	≈ 6.000–19.300 €	≈ 12.000 €
Kundenanfragen und Terminwünsche≈ 15 % der Stunden	Agenten & Chatbots	≈ 15 % der Belegschaft × 2 h je Woche	≈ 90–280	≈ 3.600–11.600 €	≈ 15.000 €

Was sich im Ablauf ändert

Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Tankbelege
Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Post automatisch lesen, zuordnen und ablegen.
Heute
Lieferscheine vom Großhandel, Tankbelege und Rechnungen liegen im Fahrzeug, im Postfach und im Büro. Freitags tippt jemand sie ab und ordnet sie den Baustellen zu.
Danach
Belege werden fotografiert oder kommen per Mail, das System liest Lieferant, Betrag und Baustelle und legt sie am Auftrag ab. Das Büro prüft nur Abweichungen und gibt an den Steuerberater weiter.
Was eingerichtet wird
Postfächer und Scanner anbinden, die Erkennung auf Ihre Lieferanten einstellen, die Übergabe an Buchhaltung oder DATEV einrichten, Freigaberegeln festlegen.
≈ 170–550 h im Jahr bei 25 MitarbeiternDafür Dienstleister anfragen
Angebote aus Aufmaß und Leistungskatalog
Angebote aus Notizen, Fotos und Aufmaß mit Positionen aus dem Leistungskatalog vorbereiten, nachfassen automatisch.
Heute
Nach dem Termin beim Kunden entsteht das Angebot abends aus Notizen, Aufmaß und Großhandelspreisen. Bis es rausgeht, vergehen oft Tage.
Danach
Aus Notizen, Fotos und Aufmaß liegt ein Angebotsentwurf mit Positionen aus Ihrem Leistungskatalog in der Handwerkersoftware. Sie prüfen, ändern und schicken ab, nachgefasst wird automatisch.
Was eingerichtet wird
Preisliste und Leistungskatalog anbinden, Vorlagen hinterlegen, die Übergabe an ERP oder Branchensoftware bauen, Regeln fürs Nachfassen festlegen.
≈ 170–550 h im Jahr bei 25 MitarbeiternDafür Dienstleister anfragen
Einsatz- und Terminplanung
Einsätze nach Qualifikation, Material und Fahrweg vorschlagen, Änderungen sofort an die Monteure.
Heute
Wer morgen auf welche Baustelle fährt, steht an der Plantafel oder im Kopf des Meisters. Jede Krankmeldung und jeder Notdienst heißt: neu telefonieren.
Danach
Die Planung schlägt Einsätze nach Qualifikation, Material und Fahrweg vor, Änderungen gehen sofort auf das Telefon der Monteure. Der Meister entscheidet.
Was eingerichtet wird
Aufträge, Personal und Fahrzeuge als Daten erfassen, Planungsregeln festlegen, Kalender, Mitarbeiter-App oder Telematik anbinden.
≈ 140–460 h im Jahr bei 25 MitarbeiternDafür Dienstleister anfragen
Kundenanfragen und Terminwünsche
Wiederkehrende Fragen sofort beantworten, den Rest vorsortiert an die richtige Person.
Heute
Anrufe kommen, während alle auf der Baustelle sind. Rückrufe bleiben liegen, und dieselben Fragen zu Terminen und Preisen kommen jeden Tag.
Danach
Ein Assistent nimmt Anfragen per Telefon, Mail und Website an, fragt Adresse, Anliegen und Fotos ab und legt sie als Vorgang an. Standardfragen beantwortet er selbst.
Was eingerichtet wird
Eine Wissensbasis aus Ihren Unterlagen aufbauen, Postfach, Website oder Telefonanlage anbinden, festlegen, wann ein Mensch übernimmt, mit echten Anfragen testen.
≈ 90–280 h im Jahr bei 25 MitarbeiternDafür Dienstleister anfragen

Was in dieser Branche dazukommt

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Betriebe in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, 2027 und 2028 folgt die Pflicht, sie auszustellen. Damit kommen Belege ohnehin maschinenlesbar an, und die Belegerfassung ist der naheliegende erste Schritt. Angebote und Einsatzplanung hängen an der Handwerkersoftware: Fragen Sie einen Dienstleister, ob er Ihre Software anbindet, statt ein zweites System daneben zu stellen. Fotos aus Wohnungen und Kundendaten brauchen eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit jedem Anbieter.

Fundstellen § 14 UStG (E-Rechnung)Art. 28 DSGVO

Weitere Aufgaben

Nicht in der Summe oben: Diese Fälle überschneiden sich mit den vier Aufgaben und stehen deshalb je für sich, für 25 Mitarbeiter. Schätzung

Typisch für Handwerk & Bau

Baustellendokumentation und RegieberichteFotos und Sprachnotizen von der Baustelle zu Bautagebuch, Regiebericht und Mängelliste zusammenfassen.Agenten & Chatbots Dafür anfragen
≈ 90–280 h
Aufmaß per Foto oder ScanRäume und Flächen mit Tablet oder Scanner erfassen, Maße und Mengen direkt ins Angebot übernehmen statt vom Zollstock abzuschreiben.3D, Aufmaß & Visualisierung Dafür anfragen
≈ 60–180 h

Im Büro: 5 Aufgaben, die in vielen Branchen gleich anfallen

Onboarding und Wissen aus eigenen UnterlagenAnleitungen, Verträge und Erfahrungswissen per Frage finden statt per Suche und Nachfragen — neue Leute arbeiten schneller selbstständig.Agenten & Chatbots Dafür anfragen
≈ 90–280 h
E-Mail-Posteingang sortieren, Spam abfangenMails nach Anliegen und Dringlichkeit sortieren, Spam und Phishing abfangen, Routinemails vorbeantworten.Prozessautomatisierung Dafür anfragen
≈ 70–230 h
Buchhaltung: Zahlungsabgleich und MahnwesenZahlungen zuordnen, offene Posten abgleichen, Mahnungen und Monatsabschluss vorbereiten.Prozessautomatisierung Dafür anfragen
≈ 70–220 h
Marketing-Produktion: Anzeigen, Print, KampagnenAnzeigen, Flyer, Beiträge und Kampagnenvarianten im eigenen Stil in Stunden statt Tagen.Marketing & Content Dafür anfragen
≈ 30–80 h
Bewerbungen und RecruitingStellenanzeigen schreiben, Bewerbungen vorsortieren, Termine vereinbaren, jede Bewerbung zeitnah beantworten.Prozessautomatisierung Dafür anfragen
≈ 20–70 h

Nach Betriebsgröße

Dieselbe Rechnung für jede Größenklasse des Potenzialchecks, Schätzung

Mitarbeiter	gerechnet mit	Stunden im Jahr	Vollzeitstellen	Euro im Jahr	bezahlt nach
1 bis 9	5	≈ 120–370	≈ 0,1–0,2	≈ 4.800–15.500 €	≈ 37 bis über 60 Monate
10 bis 49	25	≈ 580–1.840	≈ 0,3–1,1	≈ 24.200–77.300 €	≈ 7,3–23 Monate
50 bis 199	100	≈ 2.300–7.360	≈ 1,4–4,3	≈ 96.600–309.100 €	≈ 1,8–5,8 Monate
200 und mehr	300	≈ 6.900–22.080	≈ 4,1–13,0	≈ 289.800–927.400 €	höchstens ≈ 1,9 Monate

Mehr Umsatz

6 Fälle, Spanne am Jahresumsatz

Unsicherer als die Stunden: Ob aus gewonnener Zeit mehr Umsatz wird, entscheidet der Markt. Deshalb nur als Spanne am Jahresumsatz, Schätzung

Mehr Angebote je WocheMehr abgegebene Angebote bei gleicher Trefferquote.≈ 1–3 % vom Umsatz
Schneller antworten als der WettbewerbWeniger Anfragen, die unbeantwortet an den nächsten Anbieter gehen.≈ 0,5–2 % vom Umsatz
Mehr Aufträge mit demselben TeamAufträge, die heute an fehlender Zeit scheitern, werden angenommen.≈ 1–3 % vom Umsatz
Offene Stellen schneller besetzenStellen sind früher besetzt; Aufträge müssen seltener abgelehnt werden.≈ 0,5–2 % vom Umsatz
Bestandskunden gezielt ansprechenMehr Umsatz je Kunde ohne zusätzliche Werbekosten.≈ 0,5–2 % vom Umsatz
Performance-Marketing: weniger StreuverlustMehr passende Anfragen aus demselben Werbebudget.≈ 0,5–1,5 % vom Umsatz

Wer das im Register umsetzt

Betriebe je Leistungsfeld, gezählt am 30.09.2026. Die Listen dahinter stehen nach belegten Angaben (Nachweiswert), nicht nach Bezahlung. Welche davon schon für Ihre Branche gearbeitet haben, erhebt das Register noch nicht; deshalb stehen hier keine Namen.

Dokumentenverarbeitung168 Betriebe
für Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Tankbelege
Prozessautomatisierung996 Betriebe
für Angebote aus Aufmaß und Leistungskatalog · Einsatz- und Terminplanung
Agenten & Chatbots418 Betriebe
für Kundenanfragen und Terminwünsche

Betriebe in diesen Feldern nach StadtBerlin 62 München 58 Wien 46 Hamburg 35 Zürich 28 Köln 19

Förderung für die Einführung

Laufende Programme von Bund und EU für 25 Mitarbeiter, je mit den Aufgaben, für die sie zahlen. Forschungsprogramme stehen nicht hier: Wer eine fertige Lösung einrichten lässt, bekommt aus ihnen nichts. Landesprogramme mit oft höheren Quoten hängen am Standort. Bei den meisten Programmen geht der Antrag vor der Auftragsvergabe.

ERP-Förderkredit Digitalisierung (511/512)Bund · Kredit; Tilgungszuschuss 3 % (Stufe 2) oder 5 % (Stufe 3), höchstens 200.000 €für Belege, Angebote, Planung, Kundenanfragen
Förderung von Unternehmensberatungen für KMU („Förderung unternehmerischen Know-hows“)Bund · 80 % (neue Länder inkl. Lüneburg und Trier), 50 % (alte Länder inkl. Berlin und Region Leipzig)für Planung
INQA-CoachingBund · 80 % (Eigenanteil 20 %)für Planung
Mittelstand-Digital Zentren und KI-TrainerBund · kostenfrei — Sachleistung statt Zuschussfür Planung
Zukunftszentren (ESF Plus)Bund · kostenfrei — Sachleistung statt Zuschussfür Planung
EDIH — Europäische Digitale InnovationszentrenEU · kostenfrei — Sachleistung statt Zuschussfür Planung

Alle Programme mit Landesförderung

Fragen und Antworten

Wie viele Stunden spart KI in einem Handwerks- oder Baubetrieb?

Bei 25 Mitarbeitern ≈ 580–1.840 Stunden im Jahr, bei 5 Mitarbeitern ≈ 120–370, bei 100 ≈ 2.300–7.360. Schätzung aus Branchenannahmen: Anteil der Belegschaft je Aufgabe × gesparte Stunden je Woche × 46 Wochen, davon kommen je nach Einführung 25 bis 80 % an.

Mit welcher Aufgabe fängt man an?

Mit der, die die meisten Stunden bindet: „Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Tankbelege“ mit ≈ 30 % der gerechneten Stunden. Die Einrichtung kostet ab ≈ 8.000 € einmalig (Schätzung, Untergrenze).

Was kostet die Einführung, und wann hat sie sich bezahlt gemacht?

Alle vier Aufgaben zusammen ab ≈ 47.000 € einmalig, gerechnet aus Personentagen × Tagessatz plus Sachkosten je Art des Projekts. Bei 25 Mitarbeitern und 42 € Vollkosten je Stunde ist das nach ≈ 7,3–23 Monaten durch die gesparte Arbeitszeit bezahlt. Beides Schätzung.

Wer setzt das um?

Das Register führt am 30.09.2026 Dienstleister in den Leistungsfeldern dieser Aufgaben: Dokumentenverarbeitung (168), Prozessautomatisierung (996), Agenten & Chatbots (418). Ein Betrieb kann in mehreren Feldern stehen. In den Listen stehen verifizierte Einträge vorn, die übrigen wechseln täglich; Bezahlung ändert daran nichts.

Gibt es Förderung?

Von den laufenden Programmen, die das Register führt, fördern 6 von Bund oder EU die Einführung mindestens einer dieser Aufgaben bei 25 Mitarbeitern: ERP-Förderkredit Digitalisierung (511/512); Förderung von Unternehmensberatungen für KMU („Förderung unternehmerischen Know-hows“); INQA-Coaching; Mittelstand-Digital Zentren und KI-Trainer; Zukunftszentren (ESF Plus); EDIH — Europäische Digitale Innovationszentren. Landesprogramme hängen am Standort; der Antrag geht immer vor der Auftragsvergabe.

Mit Ihren Zahlen rechnen

Geben Sie Ihre Website ein: Der Check liest Größe und Standort aus dem Impressum und zeigt die Förderung für Ihr Bundesland. Die Branche bleibt Handwerk & Bau.

Für Dienstleister

Betriebe, die Handwerk & Bau bei KI-Vorhaben begleiten, finden hier Anfragen mit Anlass. Eintrag beanspruchen, kostenlos.

So ist die Zahl entstanden

Stunden im Jahr = Mitarbeiter × Anteil der Belegschaft, der die Aufgabe trägt × gesparte Stunden je Person und Woche × 46 Wochen, je Aufgabe. Davon kommt je nach Einführung 25 bis 80 % an; das ist die Spanne. Euro = Stunden × 42 € Vollkosten je Stunde.

Annahmen und Grenzen des Modells

Anteile und Stunden sind Erfahrungswerte je Branche, keine Messung in einem Betrieb. Die Einrichtung ist eine Untergrenze aus Personentagen × Tagessatz plus Sachkosten je Art des Projekts, gerechnet für einen Standort. Die Dienstleisterzahlen sind gezählt, nicht geschätzt.

Zwei Grenzen des Modells: Der Stundensatz von 42 € gilt für alle Branchen; in Kanzleien und Systemhäusern liegt er höher, die Euro-Zahl ist dort eher zu niedrig. Die Einrichtung wächst in großen Betrieben mit, das Modell hält sie fest; die Amortisation ist dort zu kurz gerechnet. Die Seite zeigt deshalb keine Bruchteile eines Monats („unter 1 Monat“, „höchstens …“) und über fünf Jahren nur „über 60“.

Alle Annahmen Alle Anwendungsfälle je Branche Diese Seite als Markdown

Zitieren KI Integration Register: KI im Handwerk: Belege, Angebote und Einsatzplanung automatisieren. Schätzung, Modellstand 28.09.2026. https://kiintegration.com/potenzial/handwerk/