--- titel: "KI in der Verwaltung und im Verein: Anträge, Niederschriften und Bürgeranfragen entlasten" url: https://kiintegration.com/potenzial/oeffentlich.md html: https://kiintegration.com/potenzial/oeffentlich/ stand: 2026-10-12 lizenz: "Einzelabruf erlaubt, auch durch Programme, mit Quellenangabe \"KI Integration Register, kiintegration.com\". Untersagt bleiben das systematische Auslesen des Bestands und die Vervielfältigung wesentlicher Teile der Datenbank (§§ 87a ff. UrhG); der Vorbehalt für Text- und Data-Mining nach § 44b Abs. 3 UrhG ist erklärt. Bedingungen und Weg für größere Vorhaben: https://kiintegration.com/nutzungsbedingungen/" hinweis: "Alle Angaben stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen, vor allem dem Impressum der Website, und sind nicht geprüft. Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Namen vertretungsberechtigter Personen werden nicht ausgeliefert." --- # KI in der Verwaltung und im Verein: Anträge, Niederschriften und Bürgeranfragen entlasten > KI in der Verwaltung und im Verein: ≈ 620–1.980 Stunden im Jahr bei 25 Mitarbeitern (Schätzung), je Aufgabe, mit Förderung und Dienstleistern. In einer Verwaltung, einem Verband oder Verein mit 25 Mitarbeitern kann Software ≈ 620–1.980 Stunden Routinearbeit im Jahr übernehmen, das sind ≈ 0,4–1,2 Vollzeitstellen (Schätzung des KI Integration Registers, Modellstand 12.10.2026). Den größten Anteil hat „Anträge und Vorgänge vorprüfen“ mit ≈ 35 % der Stunden. In Amt, Verband und Verein geht die Zeit in unvollständige Anträge, Niederschriften von Sitzungen, die immer gleichen Fragen am Telefon und Belege für den Verwendungsnachweis, während das Ehrenamt abends die Lücken füllt. ## Wo die Stunden liegen (25 Mitarbeiter, Schätzung) | Aufgabe | Leistungsfeld | Annahme | Stunden im Jahr | Euro im Jahr | Einrichtung ab | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | Anträge und Vorgänge vorprüfen | Dokumentenverarbeitung | ≈ 30 % der Belegschaft × 2,5 h je Woche | ≈ 220–690 | ≈ 9.100–29.000 € | ≈ 8.000 € | | Niederschriften, Sitzungsvorlagen und Rundschreiben | Agenten & Chatbots | ≈ 40 % der Belegschaft × 1,5 h je Woche | ≈ 170–550 | ≈ 7.200–23.200 € | ≈ 3.000 € | | Bürger- und Mitgliederanfragen | Agenten & Chatbots | ≈ 25 % der Belegschaft × 2 h je Woche | ≈ 140–460 | ≈ 6.000–19.300 € | ≈ 15.000 € | | Rechnungen, Spenden und Verwendungsnachweise | Dokumentenverarbeitung | ≈ 10 % der Belegschaft × 3 h je Woche | ≈ 90–280 | ≈ 3.600–11.600 € | ≈ 8.000 € | ## Nach Betriebsgröße (Schätzung) | Mitarbeiter | gerechnet mit | Stunden im Jahr | Vollzeitstellen | Euro im Jahr | bezahlt nach | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | 1 bis 9 | 5 | ≈ 120–400 | ≈ 0,1–0,2 | ≈ 5.200–16.600 € | ≈ 25 bis über 60 Monate | | 10 bis 49 | 25 | ≈ 620–1.980 | ≈ 0,4–1,2 | ≈ 26.000–83.100 € | ≈ 4,9–16 Monate | | 50 bis 199 | 100 | ≈ 2.470–7.910 | ≈ 1,5–4,7 | ≈ 103.800–332.300 € | ≈ 1,2–3,9 Monate | | 200 und mehr | 300 | ≈ 7.420–23.740 | ≈ 4,4–14,0 | ≈ 311.500–996.900 € | höchstens ≈ 1,3 Monate | ## Was sich im Ablauf ändert ### Anträge und Vorgänge vorprüfen Eingehende Anträge auf Vollständigkeit prüfen, fehlende Unterlagen anfordern, dem Sachgebiet zuordnen; entschieden wird im Amt. - Heute, von Hand: Anträge aus Post, Mail und Portal sichten → Unterlagen auf Vollständigkeit prüfen → Fehlendes per Brief nachfordern - Mit Software: Antrag lesen und dem Verfahren zuordnen → Gegen die Liste nötiger Unterlagen prüfen → Nachforderung vorschreiben → Mensch: Sachbearbeitung entscheidet über den Antrag - Einrichten: Postfach, Antragsportal und Dokumentenverwaltung anbinden, Unterlagenlisten je Verfahren erfassen, Zuständigkeiten hinterlegen, Datenschutz und Personalrat einbeziehen. ### Niederschriften, Sitzungsvorlagen und Rundschreiben Niederschriften mit Beschlüssen, Vorlagen und Rundschreiben aus Notizen und Aufnahme entwerfen. - Heute, von Hand: In der Sitzung mitschreiben → Niederschrift und Beschlüsse tippen → Vorlagen und Rundschreiben neu aufsetzen - Mit Software: Notizen und Aufnahme übernehmen → Niederschrift mit Beschlüssen im Wortlaut entwerfen → Mensch: Schriftführung prüft und zeichnet - Einrichten: Ein datenschutzkonformes Werkzeug auswählen, Vorlagen und Tonfall hinterlegen, das Team schulen, Regeln für vertrauliche Inhalte festlegen. ### Bürger- und Mitgliederanfragen Fragen zu Öffnungszeiten, Formularen und Beiträgen beantworten, Anliegen der zuständigen Stelle zuordnen. - Heute, von Hand: Fragen zu Öffnungszeiten, Formularen und Beiträgen beantworten → Rückrufe notieren → An die zuständige Stelle weiterleiten - Mit Software: Standardfragen aus Satzung und Formularen beantworten → Anliegen der zuständigen Stelle zuordnen → Mensch: Mitarbeiter übernehmen Einzelfälle - Einrichten: Eine Wissensbasis aus Ihren Unterlagen aufbauen, Postfach, Website oder Telefonanlage anbinden, festlegen, wann ein Mensch übernimmt, mit echten Anfragen testen. ### Rechnungen, Spenden und Verwendungsnachweise Rechnungen der Kostenstelle zuordnen, Zuwendungsbestätigungen und Belege für Verwendungsnachweise vorbereiten. - Heute, von Hand: Rechnungen abtippen → Spendenbescheinigungen einzeln ausstellen → Belege für den Verwendungsnachweis sammeln - Mit Software: Rechnungen lesen und der Kostenstelle zuordnen → Spendenbescheinigung vorbereiten → Belege dem Förderprojekt zuordnen → Mensch: Kasse prüft und gibt frei - Einrichten: Postfächer und Scanner anbinden, die Erkennung auf Ihre Lieferanten einstellen, die Übergabe an Buchhaltung oder DATEV einrichten, Freigaberegeln festlegen. ## Was in dieser Branche dazukommt Mit dem Onlinezugangsgesetz kommen Anträge zunehmend digital an; ob sie vollständig sind, prüft trotzdem oft ein Mensch Blatt für Blatt. Software darf vorprüfen und nachfordern. Entscheidet ein System darüber, wer eine öffentliche Leistung bekommt, gilt es nach der KI-Verordnung als Hochrisiko (Anhang III Nr. 5), und Behörden müssen vorher die Folgen für die Grundrechte abschätzen (Art. 27). Der Personalrat, wo es einen gibt, gehört von Anfang an dazu. Vereine stellen Zuwendungsbestätigungen nach amtlichem Muster aus (§ 50 EStDV); die lassen sich aus der Spendenliste vorbereiten. Fundstellen: KI-Verordnung (EU) 2024/1689, Art. 27 und Anhang III Nr. 5 (https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/oj); Onlinezugangsgesetz (https://www.gesetze-im-internet.de/ozg/); § 50 EStDV (https://www.gesetze-im-internet.de/estdv_1955/__50.html) ## Förderung Die Förderprogramme im Register richten sich an Unternehmen und greifen hier nicht. Öffentliche Schulen gehen über ihren Schulträger und die Programme ihres Landes, Kommunen über die Kommunalförderung von Land und Bund; Vereine, private Schulen und gemeinnützige GmbHs prüfen die jeweilige Richtlinie. - EDIH — Europäische Digitale Innovationszentren: für Anträge, Niederschriften ## Wer das im Register umsetzt (gezählt am 23.10.2026) | Leistungsfeld | für | Betriebe im Register | | --- | --- | --- | | Dokumentenverarbeitung | Anträge und Vorgänge vorprüfen; Rechnungen, Spenden und Verwendungsnachweise | 466 | | Agenten & Chatbots | Niederschriften, Sitzungsvorlagen und Rundschreiben; Bürger- und Mitgliederanfragen | 1.306 | Betriebe in diesen Feldern nach Stadt (gezählt am 23.10.2026): | Stadt | Betriebe | | --- | --- | | Berlin | 94 | | München | 72 | | Wien | 64 | | Hamburg | 57 | | Zürich | 47 | | Köln | 46 | ## Weitere Aufgaben (25 Mitarbeiter, je einzeln gerechnet, nicht addiert, Schätzung) | Aufgabe | Leistungsfeld | Stunden im Jahr | Hinweis | | --- | --- | --- | --- | | Onboarding und Wissen aus eigenen Unterlagen | Agenten & Chatbots | ≈ 170–550 | — | | E-Mail-Posteingang sortieren, Spam abfangen | Prozessautomatisierung | ≈ 140–460 | — | | Wissensassistent mit lokalem Modell | Agenten & Chatbots | ≈ 90–280 | — | | Mitgliederverwaltung und Beiträge | Prozessautomatisierung | ≈ 40–140 | — | | IT entlasten: Tickets, Zugänge, Standardfragen | IT-Dienstleistungen | ≈ 30–110 | — | | Bewerbungen und Recruiting | Prozessautomatisierung | ≈ 30–80 | — | ## Fragen und Antworten ### Wie viele Stunden spart KI in einer Verwaltung, einem Verband oder Verein? Bei 25 Mitarbeitern ≈ 620–1.980 Stunden im Jahr, bei 5 Mitarbeitern ≈ 120–400, bei 100 ≈ 2.470–7.910. Schätzung aus Branchenannahmen: Anteil der Belegschaft je Aufgabe × gesparte Stunden je Woche × 46 Wochen, davon kommen je nach Einführung 25 bis 80 % an. ### Mit welcher Aufgabe fängt man an? Mit der, die die meisten Stunden bindet: „Anträge und Vorgänge vorprüfen“ mit ≈ 35 % der gerechneten Stunden. Die Einrichtung kostet ab ≈ 8.000 € einmalig (Schätzung, Untergrenze). ### Was kostet die Einführung, und wann hat sie sich bezahlt gemacht? Alle vier Aufgaben zusammen ab ≈ 34.000 € einmalig, gerechnet aus Personentagen × Tagessatz plus Sachkosten je Art des Projekts. Bei 25 Mitarbeitern und 42 € Vollkosten je Stunde ist das nach ≈ 4,9–16 Monaten durch die gesparte Arbeitszeit bezahlt. Beides Schätzung. ### Wer setzt das um? Das Register führt am 23.10.2026 Dienstleister in den Leistungsfeldern dieser Aufgaben: Dokumentenverarbeitung (466), Agenten & Chatbots (1.306). Ein Betrieb kann in mehreren Feldern stehen. In den Listen stehen verifizierte Einträge vorn, die übrigen wechseln täglich; Bezahlung ändert daran nichts. ### Gibt es Förderung? Die Förderprogramme im Register richten sich an Unternehmen und greifen hier nicht. Öffentliche Schulen gehen über ihren Schulträger und die Programme ihres Landes, Kommunen über die Kommunalförderung von Land und Bund; Vereine, private Schulen und gemeinnützige GmbHs prüfen die jeweilige Richtlinie. Beraten lassen können Sie sich bei: EDIH — Europäische Digitale Innovationszentren. ## So ist die Zahl entstanden Stunden im Jahr = Mitarbeiter × Anteil der Belegschaft, der die Aufgabe trägt × gesparte Stunden je Person und Woche × 46 Wochen, je Aufgabe. Davon kommt je nach Einführung 25 bis 80 % an; das ist die Spanne. Euro = Stunden × 42 € Vollkosten je Stunde. Anteile und Stunden sind Erfahrungswerte je Branche, keine Messung in einem Betrieb. Die Einrichtung ist eine Untergrenze aus Personentagen × Tagessatz plus Sachkosten je Art des Projekts, gerechnet für einen Standort. Die Dienstleisterzahlen sind gezählt, nicht geschätzt. Zwei Grenzen des Modells: Der Stundensatz von 42 € gilt für alle Branchen; in Kanzleien und Systemhäusern liegt er höher, die Euro-Zahl ist dort eher zu niedrig. Die Einrichtung wächst in großen Betrieben mit, das Modell hält sie fest; die Amortisation ist dort zu kurz gerechnet. Die Seite zeigt deshalb keine Bruchteile eines Monats („unter 1 Monat“, „höchstens …“) und über fünf Jahren nur „über 60“. Ausführlich: https://kiintegration.com/methodik/#potenzial Eigene Zahlen mit Ihrer Website: https://kiintegration.com/potenzial/ · Dienstleister anfragen: https://kiintegration.com/anfrage/?h=potenzial&branche=oeffentlich Zitieren: KI Integration Register: KI in der Verwaltung und im Verein: Anträge, Niederschriften und Bürgeranfragen entlasten. Schätzung, Modellstand 12.10.2026. https://kiintegration.com/potenzial/oeffentlich/ ## Andere Branchen - KI für Steuerberater und Anwälte: ≈ 1.340–4.280 Stunden im Jahr, https://kiintegration.com/potenzial/kanzlei.md - KI für Immobilien und Hausverwaltung: ≈ 1.060–3.400 Stunden im Jahr, https://kiintegration.com/potenzial/immobilien.md - KI in Beratung und Agentur: ≈ 990–3.170 Stunden im Jahr, https://kiintegration.com/potenzial/dienstleistung.md - KI für Versicherungsmakler und Finanzberater: ≈ 980–3.130 Stunden im Jahr, https://kiintegration.com/potenzial/finanzen.md - KI im Architektur- und Ingenieurbüro: ≈ 830–2.670 Stunden im Jahr, https://kiintegration.com/potenzial/planung.md - KI in Pflege und Arztpraxis: ≈ 750–2.390 Stunden im Jahr, https://kiintegration.com/potenzial/gesundheit.md - KI im Handel und E-Commerce: ≈ 730–2.350 Stunden im Jahr, https://kiintegration.com/potenzial/handel.md - KI in Weiterbildung und Training: ≈ 700–2.250 Stunden im Jahr, https://kiintegration.com/potenzial/bildung.md - KI in der Logistik: ≈ 700–2.240 Stunden im Jahr, https://kiintegration.com/potenzial/logistik.md - KI für IT-Dienstleister und Systemhäuser: ≈ 630–2.020 Stunden im Jahr, https://kiintegration.com/potenzial/it.md - KI im Handwerk: ≈ 580–1.840 Stunden im Jahr, https://kiintegration.com/potenzial/handwerk.md - KI im Fitnessstudio und Freizeitbetrieb: ≈ 550–1.760 Stunden im Jahr, https://kiintegration.com/potenzial/freizeit.md - KI in Gastronomie und Hotellerie: ≈ 530–1.700 Stunden im Jahr, https://kiintegration.com/potenzial/gastro.md - KI für Lehrer und Schulen: ≈ 520–1.670 Stunden im Jahr, https://kiintegration.com/potenzial/schulen.md - KI in der Produktion: ≈ 450–1.440 Stunden im Jahr, https://kiintegration.com/potenzial/produktion.md - KI im Maschinenbau: ≈ 450–1.440 Stunden im Jahr, https://kiintegration.com/potenzial/maschinenbau.md - KI in der Gebäudereinigung: ≈ 110–350 Stunden im Jahr, https://kiintegration.com/potenzial/facility.md - KI für Personaldienstleister und Zeitarbeit: ≈ 80–260 Stunden im Jahr, https://kiintegration.com/potenzial/personal.md Vollständige Fassung dieser Seite: https://kiintegration.com/potenzial/oeffentlich/