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titel: "KI in Arztpraxis und Pflege: Dokumentation und Telefon entlasten"
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stand: 2026-09-28
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# KI in Arztpraxis und Pflege: Dokumentation und Telefon entlasten

> KI in Arztpraxis und Pflege: ≈ 750–2.390 Stunden im Jahr bei 25 Mitarbeitern (Schätzung), je Aufgabe, mit Förderung und Dienstleistern.

In einer Praxis oder einem Pflegedienst mit 25 Mitarbeitern kann Software ≈ 750–2.390 Stunden Routinearbeit im Jahr übernehmen, das sind ≈ 0,4–1,4 Vollzeitstellen (Schätzung des KI Integration Registers, Modellstand 28.09.2026). Den größten Anteil hat „Dokumentation, Arztbriefe und Pflegeberichte“ mit ≈ 38 % der Stunden.

In Praxis und Pflege geht die Zeit für Dokumentation, Telefon und Dienstplan von der Zeit für Patientinnen und Patienten ab.

## Wo die Stunden liegen (25 Mitarbeiter, Schätzung)

| Aufgabe | Leistungsfeld | Annahme | Stunden im Jahr | Euro im Jahr | Einrichtung ab |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Dokumentation, Arztbriefe und Pflegeberichte | Agenten & Chatbots | ≈ 50 % der Belegschaft × 2 h je Woche | ≈ 290–920 | ≈ 12.100–38.600 € | ≈ 3.000 € |
| Patientenanfragen und Terminvergabe am Telefon | Agenten & Chatbots | ≈ 30 % der Belegschaft × 3 h je Woche | ≈ 260–830 | ≈ 10.900–34.800 € | ≈ 15.000 € |
| Dienst- und Tourenplanung | Prozessautomatisierung | ≈ 20 % der Belegschaft × 2 h je Woche | ≈ 120–370 | ≈ 4.800–15.500 € | ≈ 12.000 € |
| Rechnungen, Laborpost und Lieferscheine | Dokumentenverarbeitung | ≈ 10 % der Belegschaft × 3 h je Woche | ≈ 90–280 | ≈ 3.600–11.600 € | ≈ 8.000 € |

## Nach Betriebsgröße (Schätzung)

| Mitarbeiter | gerechnet mit | Stunden im Jahr | Vollzeitstellen | Euro im Jahr | bezahlt nach |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| 1 bis 9 | 5 | ≈ 150–480 | ≈ 0,1–0,3 | ≈ 6.300–20.100 € | ≈ 23 bis über 60 Monate |
| 10 bis 49 | 25 | ≈ 750–2.390 | ≈ 0,4–1,4 | ≈ 31.400–100.500 € | ≈ 4,5–15 Monate |
| 50 bis 199 | 100 | ≈ 2.990–9.570 | ≈ 1,8–5,6 | ≈ 125.600–401.900 € | ≈ 1,1–3,6 Monate |
| 200 und mehr | 300 | ≈ 8.970–28.700 | ≈ 5,3–16,9 | ≈ 376.700–1.205.600 € | höchstens ≈ 1,2 Monate |

## Was sich im Ablauf ändert

### Dokumentation, Arztbriefe und Pflegeberichte

Arztbriefe, Befunde und Pflegeberichte aus Diktat oder Notiz entwerfen.

- Heute: Befunde, Arztbriefe und Pflegeberichte werden nach dem Termin getippt oder diktiert und später abgeschrieben.
- Danach: Aus Diktat oder Gesprächsnotiz entsteht ein Entwurf in der Praxis- oder Pflegesoftware. Ärztin oder Pflegekraft prüft und zeichnet.
- Einrichten: Ein datenschutzkonformes Werkzeug auswählen, Vorlagen und Tonfall hinterlegen, das Team schulen, Regeln für vertrauliche Inhalte festlegen.

### Patientenanfragen und Terminvergabe am Telefon

Termine, Rezept- und Überweisungswünsche annehmen und der Praxis zur Freigabe vorlegen.

- Heute: Das Telefon klingelt während der Sprechstunde: Termine, Rezepte, Überweisungen. Wer abnimmt, fehlt am Empfang.
- Danach: Ein Telefon- und Chatassistent vergibt Termine, nimmt Rezept- und Überweisungswünsche auf und legt sie der Praxis zur Freigabe vor. Notfälle gehen sofort an einen Menschen.
- Einrichten: Eine Wissensbasis aus Ihren Unterlagen aufbauen, Postfach, Website oder Telefonanlage anbinden, festlegen, wann ein Mensch übernimmt, mit echten Anfragen testen.

### Dienst- und Tourenplanung

Dienste und Pflegetouren aus Qualifikation, Wünschen und Einsatzorten vorschlagen.

- Heute: Dienstpläne und Pflegetouren werden jede Woche neu verhandelt, und jede Krankmeldung heißt: telefonieren.
- Danach: Das System schlägt Dienste und Touren aus Qualifikation, Wünschen und Einsatzorten vor und plant bei Ausfällen neu. Die Leitung entscheidet.
- Einrichten: Aufträge, Personal und Fahrzeuge als Daten erfassen, Planungsregeln festlegen, Kalender, Mitarbeiter-App oder Telematik anbinden.

### Rechnungen, Laborpost und Lieferscheine

Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Post automatisch lesen, zuordnen und ablegen.

- Heute: Rechnungen von Laboren und Lieferanten, Post und Lieferscheine werden abgetippt und abgelegt.
- Danach: Das System liest die Post, ordnet sie zu und legt sie ab; Rechnungen gehen geprüft an die Buchhaltung.
- Einrichten: Postfächer und Scanner anbinden, die Erkennung auf Ihre Lieferanten einstellen, die Übergabe an Buchhaltung oder DATEV einrichten, Freigaberegeln festlegen.

## Was in dieser Branche dazukommt

Gesundheitsdaten sind nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt, und Ärzte wie Pflegekräfte unterliegen der Schweigepflicht nach § 203 StGB. Ein Assistent, der Patientendaten sieht, braucht deshalb eine Auftragsverarbeitung, Server in der EU und klare Regeln, wer was sieht; manche Praxen lassen das Modell im eigenen Haus laufen. Ein Dienstleister sollte Ihre Praxis- oder Pflegesoftware kennen. Software, die Diagnosen stellt oder Behandlungen vorschlägt, ist ein Medizinprodukt; die Aufgaben auf dieser Seite sind Verwaltung und Dokumentation. Pflegedienste und Pflegeheime mit Versorgungsvertrag bekommen von der Pflegekasse bis 2030 einmalig einen Zuschuss von bis zu 40 % zu Software, Geräten und Schulungen für Dokumentation, Dienstplanung und Abrechnung, höchstens 12.000 € (§ 8 Abs. 8 SGB XI); Arztpraxen sind davon ausgeschlossen.

Fundstellen: Art. 9 DSGVO (https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj); § 203 StGB (https://www.gesetze-im-internet.de/stgb/__203.html); § 8 Abs. 8 SGB XI (https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_11/__8.html)

## Förderung (Bund und EU, 25 Mitarbeiter)

- ERP-Förderkredit Digitalisierung (511/512): für Dokumentation, Patientenanfragen, Planung, Belege
- Digitalisierungszuschuss für Pflegeeinrichtungen (§ 8 Abs. 8 SGB XI): für Dokumentation, Planung
- INQA-Coaching: für Dokumentation, Planung
- Mittelstand-Digital Zentren und KI-Trainer: für Dokumentation, Planung
- Zukunftszentren (ESF Plus): für Dokumentation, Planung
- EDIH — Europäische Digitale Innovationszentren: für Dokumentation, Planung
- Förderung von Unternehmensberatungen für KMU („Förderung unternehmerischen Know-hows“): für Planung

Alle Programme mit Landesförderung: https://kiintegration.com/foerderung/

## Mehr Umsatz (Spanne am Jahresumsatz, Schätzung)

| Fall | Wie | vom Jahresumsatz |
| --- | --- | --- |
| Termine und Touren besser auslasten | Weniger freie Termine und Leerfahrten bei gleichem Team. | ≈ 1–3 % |
| Am Telefon erreichbar | Weniger Patientinnen und Patienten, die aufgeben und eine andere Praxis anrufen. | ≈ 0,5–1,5 % |
| Mehr Termine mit demselben Team | Termine und Einsätze, die heute an fehlender Zeit scheitern, werden vergeben. | ≈ 0,5–1,5 % |
| Offene Stellen schneller besetzen | Stellen sind früher besetzt; Sprechstunden und Touren fallen seltener aus. | ≈ 0,5–2 % |
| Gezielter um Patienten und Fachkräfte werben | Mehr passende Anfragen aus demselben Werbebudget. | ≈ 0,5–1,5 % |

## Wer das im Register umsetzt (gezählt am 30.09.2026)

| Leistungsfeld | für | Betriebe im Register |
| --- | --- | --- |
| Agenten & Chatbots | Dokumentation, Arztbriefe und Pflegeberichte; Patientenanfragen und Terminvergabe am Telefon | 418 |
| Prozessautomatisierung | Dienst- und Tourenplanung | 996 |
| Dokumentenverarbeitung | Rechnungen, Laborpost und Lieferscheine | 168 |

Betriebe in diesen Feldern nach Stadt (gezählt am 30.09.2026):

| Stadt | Betriebe |
| --- | --- |
| Berlin | 62 |
| München | 58 |
| Wien | 46 |
| Hamburg | 35 |
| Zürich | 28 |
| Köln | 19 |

## Weitere Aufgaben (25 Mitarbeiter, je einzeln gerechnet, nicht addiert, Schätzung)

| Aufgabe | Leistungsfeld | Stunden im Jahr | Hinweis |
| --- | --- | --- | --- |
| Wissensassistent mit lokalem Modell | Agenten & Chatbots | ≈ 130–410 | — |
| E-Mail-Posteingang sortieren, Spam abfangen | Prozessautomatisierung | ≈ 120–370 | — |
| Abrechnung und Kodierung vorbereiten | Dokumentenverarbeitung | ≈ 90–280 | — |
| Buchhaltung: Zahlungsabgleich und Mahnwesen | Prozessautomatisierung | ≈ 70–220 | — |
| Bewerbungen und Recruiting | Prozessautomatisierung | ≈ 30–110 | — |
| IT entlasten: Tickets, Zugänge, Standardfragen | IT-Dienstleistungen | ≈ 20–70 | — |

## Fragen und Antworten

### Wie viele Stunden spart KI in einer Praxis oder einem Pflegedienst?

Bei 25 Mitarbeitern ≈ 750–2.390 Stunden im Jahr, bei 5 Mitarbeitern ≈ 150–480, bei 100 ≈ 2.990–9.570. Schätzung aus Branchenannahmen: Anteil der Belegschaft je Aufgabe × gesparte Stunden je Woche × 46 Wochen, davon kommen je nach Einführung 25 bis 80 % an.

### Mit welcher Aufgabe fängt man an?

Mit der, die die meisten Stunden bindet: „Dokumentation, Arztbriefe und Pflegeberichte“ mit ≈ 38 % der gerechneten Stunden. Die Einrichtung kostet ab ≈ 3.000 € einmalig (Schätzung, Untergrenze).

### Was kostet die Einführung, und wann hat sie sich bezahlt gemacht?

Alle vier Aufgaben zusammen ab ≈ 38.000 € einmalig, gerechnet aus Personentagen × Tagessatz plus Sachkosten je Art des Projekts. Bei 25 Mitarbeitern und 42 € Vollkosten je Stunde ist das nach ≈ 4,5–15 Monaten durch die gesparte Arbeitszeit bezahlt. Beides Schätzung.

### Wer setzt das um?

Das Register führt am 30.09.2026 Dienstleister in den Leistungsfeldern dieser Aufgaben: Agenten & Chatbots (418), Prozessautomatisierung (996), Dokumentenverarbeitung (168). Ein Betrieb kann in mehreren Feldern stehen. In den Listen stehen verifizierte Einträge vorn, die übrigen wechseln täglich; Bezahlung ändert daran nichts.

### Gibt es Förderung?

Von den laufenden Programmen, die das Register führt, fördern 7 von Bund oder EU die Einführung mindestens einer dieser Aufgaben bei 25 Mitarbeitern: ERP-Förderkredit Digitalisierung (511/512); Digitalisierungszuschuss für Pflegeeinrichtungen (§ 8 Abs. 8 SGB XI); INQA-Coaching; Mittelstand-Digital Zentren und KI-Trainer; Zukunftszentren (ESF Plus); EDIH — Europäische Digitale Innovationszentren; Förderung von Unternehmensberatungen für KMU („Förderung unternehmerischen Know-hows“). Landesprogramme hängen am Standort; der Antrag geht immer vor der Auftragsvergabe.

## So ist die Zahl entstanden

Stunden im Jahr = Mitarbeiter × Anteil der Belegschaft, der die Aufgabe trägt × gesparte Stunden je Person und Woche × 46 Wochen, je Aufgabe. Davon kommt je nach Einführung 25 bis 80 % an; das ist die Spanne. Euro = Stunden × 42 € Vollkosten je Stunde. Anteile und Stunden sind Erfahrungswerte je Branche, keine Messung in einem Betrieb. Die Einrichtung ist eine Untergrenze aus Personentagen × Tagessatz plus Sachkosten je Art des Projekts, gerechnet für einen Standort. Die Dienstleisterzahlen sind gezählt, nicht geschätzt. Zwei Grenzen des Modells: Der Stundensatz von 42 € gilt für alle Branchen; in Kanzleien und Systemhäusern liegt er höher, die Euro-Zahl ist dort eher zu niedrig. Die Einrichtung wächst in großen Betrieben mit, das Modell hält sie fest; die Amortisation ist dort zu kurz gerechnet. Die Seite zeigt deshalb keine Bruchteile eines Monats („unter 1 Monat“, „höchstens …“) und über fünf Jahren nur „über 60“. Ausführlich: https://kiintegration.com/methodik/#potenzial

Eigene Zahlen mit Ihrer Website: https://kiintegration.com/potenzial/ · Dienstleister anfragen: https://kiintegration.com/anfrage/?h=potenzial&branche=gesundheit

Zitieren: KI Integration Register: KI in Arztpraxis und Pflege: Dokumentation und Telefon entlasten. Schätzung, Modellstand 28.09.2026. https://kiintegration.com/potenzial/gesundheit/

## Andere Branchen

- KI für Steuerberater und Kanzleien: ≈ 1.340–4.280 Stunden im Jahr, https://kiintegration.com/potenzial/kanzlei.md
- KI in der Hausverwaltung: ≈ 1.060–3.400 Stunden im Jahr, https://kiintegration.com/potenzial/immobilien.md
- KI in Beratung und Agentur: ≈ 990–3.170 Stunden im Jahr, https://kiintegration.com/potenzial/dienstleistung.md
- KI im Architektur- und Ingenieurbüro: ≈ 830–2.670 Stunden im Jahr, https://kiintegration.com/potenzial/planung.md
- KI im Handel und E-Commerce: ≈ 730–2.350 Stunden im Jahr, https://kiintegration.com/potenzial/handel.md
- KI in der Logistik: ≈ 700–2.240 Stunden im Jahr, https://kiintegration.com/potenzial/logistik.md
- KI für IT-Dienstleister und Systemhäuser: ≈ 630–2.020 Stunden im Jahr, https://kiintegration.com/potenzial/it.md
- KI im Handwerk: ≈ 580–1.840 Stunden im Jahr, https://kiintegration.com/potenzial/handwerk.md
- KI in Gastronomie und Hotellerie: ≈ 530–1.700 Stunden im Jahr, https://kiintegration.com/potenzial/gastro.md
- KI in der Produktion: ≈ 450–1.440 Stunden im Jahr, https://kiintegration.com/potenzial/produktion.md
- KI im Maschinenbau: ≈ 450–1.440 Stunden im Jahr, https://kiintegration.com/potenzial/maschinenbau.md

Vollständige Fassung dieser Seite: https://kiintegration.com/potenzial/gesundheit/