--- titel: "KI in Beratung und Agentur: Protokolle und Kundenreports automatisieren" url: https://kiintegration.com/potenzial/dienstleistung.md html: https://kiintegration.com/potenzial/dienstleistung/ stand: 2026-09-28 lizenz: "Einzelabruf erlaubt, auch durch Programme, mit Quellenangabe \"KI Integration Register, kiintegration.com\". Untersagt bleiben das systematische Auslesen des Bestands und die Vervielfältigung wesentlicher Teile der Datenbank (§§ 87a ff. UrhG); der Vorbehalt für Text- und Data-Mining nach § 44b Abs. 3 UrhG ist erklärt. Bedingungen und Weg für größere Vorhaben: https://kiintegration.com/nutzungsbedingungen/" hinweis: "Alle Angaben stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen (Impressum, Handels- und Firmenbuch, Kammerverzeichnisse) und sind nicht geprüft. Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Namen vertretungsberechtigter Personen werden nicht ausgeliefert." --- # KI in Beratung und Agentur: Protokolle und Kundenreports automatisieren > KI in Beratung und Agentur: ≈ 990–3.170 Stunden im Jahr bei 25 Mitarbeitern (Schätzung), je Aufgabe, mit Förderung und Dienstleistern. In einer Beratung oder Agentur mit 25 Mitarbeitern kann Software ≈ 990–3.170 Stunden Routinearbeit im Jahr übernehmen, das sind ≈ 0,6–1,9 Vollzeitstellen (Schätzung des KI Integration Registers, Modellstand 28.09.2026). Den größten Anteil hat „Protokolle, Berichte und Angebote“ mit ≈ 52 % der Stunden. In Beratung und Agentur entstehen Protokolle, Konzepte und Angebote oft abends nach dem Kundentermin, jede Layoutrunde beginnt neu, und Kennzahlen werden für jeden Report neu zusammenkopiert. ## Wo die Stunden liegen (25 Mitarbeiter, Schätzung) | Aufgabe | Leistungsfeld | Annahme | Stunden im Jahr | Euro im Jahr | Einrichtung ab | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | Protokolle, Berichte und Angebote | Agenten & Chatbots | ≈ 60 % der Belegschaft × 3 h je Woche | ≈ 520–1.660 | ≈ 21.700–69.600 € | ≈ 3.000 € | | Neue Anfragen und Erstgespräche | Agenten & Chatbots | ≈ 30 % der Belegschaft × 2 h je Woche | ≈ 170–550 | ≈ 7.200–23.200 € | ≈ 15.000 € | | Projekt- und Kundenreports | Data & ML | ≈ 20 % der Belegschaft × 3 h je Woche | ≈ 170–550 | ≈ 7.200–23.200 € | ≈ 8.000 € | | Belege, Reisekosten und Eingangsrechnungen | Dokumentenverarbeitung | ≈ 15 % der Belegschaft × 3 h je Woche | ≈ 130–410 | ≈ 5.400–17.400 € | ≈ 8.000 € | ## Nach Betriebsgröße (Schätzung) | Mitarbeiter | gerechnet mit | Stunden im Jahr | Vollzeitstellen | Euro im Jahr | bezahlt nach | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | 1 bis 9 | 5 | ≈ 200–630 | ≈ 0,1–0,4 | ≈ 8.300–26.700 € | ≈ 15–49 Monate | | 10 bis 49 | 25 | ≈ 990–3.170 | ≈ 0,6–1,9 | ≈ 41.700–133.300 € | ≈ 3,1–9,8 Monate | | 50 bis 199 | 100 | ≈ 3.970–12.700 | ≈ 2,3–7,5 | ≈ 166.600–533.200 € | höchstens ≈ 2,4 Monate | | 200 und mehr | 300 | ≈ 11.900–38.090 | ≈ 7,0–22,4 | ≈ 499.900–1.599.700 € | unter 1 Monat | ## Was sich im Ablauf ändert ### Protokolle, Berichte und Angebote Protokoll, Aufgabenliste und Angebotsentwurf aus Aufnahme und Notizen. - Heute: Nach jedem Kundentermin entstehen Protokoll, Bericht und oft ein Angebot, meist abends. - Danach: Aus Aufnahme und Notizen liegen Protokoll, Aufgabenliste und Angebotsentwurf in Ihrer Vorlage bereit. Sie lesen gegen und verschicken. - Einrichten: Ein datenschutzkonformes Werkzeug auswählen, Vorlagen und Tonfall hinterlegen, das Team schulen, Regeln für vertrauliche Inhalte festlegen. ### Neue Anfragen und Erstgespräche Anlass, Umfang und Zeitrahmen abfragen und passende Anfragen zusammengefasst vorlegen. - Heute: Neue Anfragen kommen über Website, Mail und Empfehlung, und jede braucht Rückfragen, bevor klar ist, ob sie passt. - Danach: Ein Assistent fragt Anlass, Umfang und Zeitrahmen ab, beantwortet Standardfragen und legt passende Anfragen mit Zusammenfassung zum Erstgespräch vor. - Einrichten: Eine Wissensbasis aus Ihren Unterlagen aufbauen, Postfach, Website oder Telefonanlage anbinden, festlegen, wann ein Mensch übernimmt, mit echten Anfragen testen. ### Projekt- und Kundenreports Stunden und Kennzahlen je Kunde zu einem Berichtsentwurf zusammenführen. - Heute: Für jeden Monatsbericht werden Stunden, Kennzahlen aus Kampagnen und Werkzeugen und Ergebnisse von Hand zusammengestellt. - Danach: Die Zahlen je Kunde laufen automatisch zusammen, der Bericht liegt als Entwurf mit Kommentar bereit. - Einrichten: Datenquellen anbinden, die Kennzahlen mit Ihnen gemeinsam festlegen, die Übersicht bauen, Zugriffsrechte vergeben. ### Belege, Reisekosten und Eingangsrechnungen Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Post automatisch lesen, zuordnen und ablegen. - Heute: Reisekosten, Abos für Werkzeuge und Eingangsrechnungen werden gesammelt, abgetippt und Projekten zugeordnet. - Danach: Das System liest Belege, ordnet sie Projekt und Kunde zu und übergibt sie an die Buchhaltung; weiterberechenbare Kosten sind markiert. - Einrichten: Postfächer und Scanner anbinden, die Erkennung auf Ihre Lieferanten einstellen, die Übergabe an Buchhaltung oder DATEV einrichten, Freigaberegeln festlegen. ## Was in dieser Branche dazukommt In Beratung und Agentur gehört die Arbeit dem Kunden: Briefings, Entwürfe und Daten sind vertraulich, und viele Kunden regeln im Vertrag, ob KI-Werkzeuge verwendet werden dürfen. Klären Sie das vor der Einführung. Bei Bildern und Texten, die ein Modell erzeugt, sind Nutzungsrechte zu prüfen; seit August 2026 verlangt die KI-Verordnung, künstlich erzeugte Inhalte in bestimmten Fällen erkennbar zu machen (Art. 50). Ein Dienstleister sollte Ihre Projekt- und Zeiterfassung anbinden können. Fundstellen: KI-Verordnung (EU) 2024/1689 (https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/oj) ## Förderung (Bund und EU, 25 Mitarbeiter) - ERP-Förderkredit Digitalisierung (511/512): für Protokolle, Neue Anfragen, Auswertungen, Belege - INQA-Coaching: für Protokolle, Auswertungen - Mittelstand-Digital Zentren und KI-Trainer: für Protokolle, Auswertungen - Zukunftszentren (ESF Plus): für Protokolle, Auswertungen - EDIH — Europäische Digitale Innovationszentren: für Protokolle, Auswertungen Alle Programme mit Landesförderung: https://kiintegration.com/foerderung/ ## Mehr Umsatz (Spanne am Jahresumsatz, Schätzung) | Fall | Wie | vom Jahresumsatz | | --- | --- | --- | | Mehr Angebote je Woche | Mehr abgegebene Angebote nach dem Erstgespräch bei gleicher Trefferquote. | ≈ 1–4 % | | Performance-Marketing: weniger Streuverlust | Mehr passende Anfragen aus demselben Werbebudget. | ≈ 0,5–2 % | | Bestandskunden gezielt ansprechen | Mehr Umsatz je Kunde ohne zusätzliche Werbekosten. | ≈ 0,5–2 % | | Schneller zur Entscheidung des Kunden | Weniger Abstimmungsschleifen, Projekte kommen früher in die nächste Phase und zur Abrechnung. | ≈ 0,5–2 % | ## Wer das im Register umsetzt (gezählt am 30.09.2026) | Leistungsfeld | für | Betriebe im Register | | --- | --- | --- | | Agenten & Chatbots | Protokolle, Berichte und Angebote; Neue Anfragen und Erstgespräche | 418 | | Data & ML | Projekt- und Kundenreports | 247 | | Dokumentenverarbeitung | Belege, Reisekosten und Eingangsrechnungen | 168 | Betriebe in diesen Feldern nach Stadt (gezählt am 30.09.2026): | Stadt | Betriebe | | --- | --- | | Berlin | 85 | | München | 77 | | Wien | 72 | | Hamburg | 48 | | Zürich | 38 | | Köln | 26 | ## Weitere Aufgaben (25 Mitarbeiter, je einzeln gerechnet, nicht addiert, Schätzung) | Aufgabe | Leistungsfeld | Stunden im Jahr | Hinweis | | --- | --- | --- | --- | | E-Mail-Posteingang sortieren, Spam abfangen | Prozessautomatisierung | ≈ 230–740 | — | | Konzeptentwürfe und Präsentationen | Marketing & Content | ≈ 120–740 | sehr individuell, Spanne breiter | | Onboarding und Wissen aus eigenen Unterlagen | Agenten & Chatbots | ≈ 220–690 | — | | Moodboards, Layout- und Designvarianten | UX/UI & Produkt | ≈ 70–410 | sehr individuell, Spanne breiter | | Abstimmungsschleifen mit Kunden | Prozessautomatisierung | ≈ 70–410 | sehr individuell, Spanne breiter | | Marketing-Produktion: Anzeigen, Print, Kampagnen | Marketing & Content | ≈ 120–370 | — | | Buchhaltung: Zahlungsabgleich und Mahnwesen | Prozessautomatisierung | ≈ 90–280 | — | | IT entlasten: Tickets, Zugänge, Standardfragen | IT-Dienstleistungen | ≈ 30–110 | — | | Bewerbungen und Recruiting | Prozessautomatisierung | ≈ 30–80 | — | ## Fragen und Antworten ### Wie viele Stunden spart KI in einer Beratung oder Agentur? Bei 25 Mitarbeitern ≈ 990–3.170 Stunden im Jahr, bei 5 Mitarbeitern ≈ 200–630, bei 100 ≈ 3.970–12.700. Schätzung aus Branchenannahmen: Anteil der Belegschaft je Aufgabe × gesparte Stunden je Woche × 46 Wochen, davon kommen je nach Einführung 25 bis 80 % an. ### Mit welcher Aufgabe fängt man an? Mit der, die die meisten Stunden bindet: „Protokolle, Berichte und Angebote“ mit ≈ 52 % der gerechneten Stunden. Die Einrichtung kostet ab ≈ 3.000 € einmalig (Schätzung, Untergrenze). ### Was kostet die Einführung, und wann hat sie sich bezahlt gemacht? Alle vier Aufgaben zusammen ab ≈ 34.000 € einmalig, gerechnet aus Personentagen × Tagessatz plus Sachkosten je Art des Projekts. Bei 25 Mitarbeitern und 42 € Vollkosten je Stunde ist das nach ≈ 3,1–9,8 Monaten durch die gesparte Arbeitszeit bezahlt. Beides Schätzung. ### Wer setzt das um? Das Register führt am 30.09.2026 Dienstleister in den Leistungsfeldern dieser Aufgaben: Agenten & Chatbots (418), Data & ML (247), Dokumentenverarbeitung (168). Ein Betrieb kann in mehreren Feldern stehen. In den Listen stehen verifizierte Einträge vorn, die übrigen wechseln täglich; Bezahlung ändert daran nichts. ### Gibt es Förderung? Von den laufenden Programmen, die das Register führt, fördern 5 von Bund oder EU die Einführung mindestens einer dieser Aufgaben bei 25 Mitarbeitern: ERP-Förderkredit Digitalisierung (511/512); INQA-Coaching; Mittelstand-Digital Zentren und KI-Trainer; Zukunftszentren (ESF Plus); EDIH — Europäische Digitale Innovationszentren. Landesprogramme hängen am Standort; der Antrag geht immer vor der Auftragsvergabe. ## So ist die Zahl entstanden Stunden im Jahr = Mitarbeiter × Anteil der Belegschaft, der die Aufgabe trägt × gesparte Stunden je Person und Woche × 46 Wochen, je Aufgabe. Davon kommt je nach Einführung 25 bis 80 % an; das ist die Spanne. Euro = Stunden × 42 € Vollkosten je Stunde. Anteile und Stunden sind Erfahrungswerte je Branche, keine Messung in einem Betrieb. Die Einrichtung ist eine Untergrenze aus Personentagen × Tagessatz plus Sachkosten je Art des Projekts, gerechnet für einen Standort. Die Dienstleisterzahlen sind gezählt, nicht geschätzt. Zwei Grenzen des Modells: Der Stundensatz von 42 € gilt für alle Branchen; in Kanzleien und Systemhäusern liegt er höher, die Euro-Zahl ist dort eher zu niedrig. Die Einrichtung wächst in großen Betrieben mit, das Modell hält sie fest; die Amortisation ist dort zu kurz gerechnet. Die Seite zeigt deshalb keine Bruchteile eines Monats („unter 1 Monat“, „höchstens …“) und über fünf Jahren nur „über 60“. Ausführlich: https://kiintegration.com/methodik/#potenzial Eigene Zahlen mit Ihrer Website: https://kiintegration.com/potenzial/ · Dienstleister anfragen: https://kiintegration.com/anfrage/?h=potenzial&branche=dienstleistung Zitieren: KI Integration Register: KI in Beratung und Agentur: Protokolle und Kundenreports automatisieren. Schätzung, Modellstand 28.09.2026. https://kiintegration.com/potenzial/dienstleistung/ ## Andere Branchen - KI für Steuerberater und Kanzleien: ≈ 1.340–4.280 Stunden im Jahr, https://kiintegration.com/potenzial/kanzlei.md - KI in der Hausverwaltung: ≈ 1.060–3.400 Stunden im Jahr, https://kiintegration.com/potenzial/immobilien.md - KI im Architektur- und Ingenieurbüro: ≈ 830–2.670 Stunden im Jahr, https://kiintegration.com/potenzial/planung.md - KI in Arztpraxis und Pflege: ≈ 750–2.390 Stunden im Jahr, https://kiintegration.com/potenzial/gesundheit.md - KI im Handel und E-Commerce: ≈ 730–2.350 Stunden im Jahr, https://kiintegration.com/potenzial/handel.md - KI in der Logistik: ≈ 700–2.240 Stunden im Jahr, https://kiintegration.com/potenzial/logistik.md - KI für IT-Dienstleister und Systemhäuser: ≈ 630–2.020 Stunden im Jahr, https://kiintegration.com/potenzial/it.md - KI im Handwerk: ≈ 580–1.840 Stunden im Jahr, https://kiintegration.com/potenzial/handwerk.md - KI in Gastronomie und Hotellerie: ≈ 530–1.700 Stunden im Jahr, https://kiintegration.com/potenzial/gastro.md - KI in der Produktion: ≈ 450–1.440 Stunden im Jahr, https://kiintegration.com/potenzial/produktion.md - KI im Maschinenbau: ≈ 450–1.440 Stunden im Jahr, https://kiintegration.com/potenzial/maschinenbau.md Vollständige Fassung dieser Seite: https://kiintegration.com/potenzial/dienstleistung/